Différences entre les numéros d’identification fiscale fédéraux et étatiques et le processus de demande

Faits saillants

• Un numéro d’identification fiscale aide les entreprises à se conformer aux lois fiscales fédérales et étatiques, garantissant ainsi le bon déroulement des opérations et la reconnaissance légale.
• Un EIN, également connu sous le nom d’identification fiscale fédérale, est requis pour les entreprises qui embauchent des employés, ouvrent des comptes bancaires ou déclarent des impôts.
• Les numéros d’identification fiscale d’État sont distincts des EIN et sont nécessaires pour les entreprises qui perçoivent des taxes de vente ou qui ont des obligations fiscales au niveau de l’État.
• De nombreux propriétaires d’entreprise se demandent si l’EIN est la même chose que le numéro d’identification fiscale ? La réponse dépend du type de numéro d’identification fiscale auquel vous faites référence.
• La demande d’un EIN est gratuite par l’intermédiaire de l’IRS, tandis que les demandes d’identification fiscale varient selon les exigences et les frais de l’État.
• Comprendre l’EIN par rapport à l’identification fiscale aide les propriétaires d’entreprise à choisir la bonne identification pour leurs besoins en matière de déclaration fiscale, de banque et de conformité.

Introduction

Les impôts ne sont peut-être pas la partie la plus excitante de la gestion d’une entreprise, mais il est impossible de les ignorer. Que vous lanciez une startup, que vous travailliez en freelance ou que vous développiez votre entreprise, l’une des premières choses dont vous aurez besoin est un numéro d’identification fiscale. Mais c’est là que les choses deviennent confuses : certaines personnes l’appellent un EIN, d’autres disent l’identifiant fiscal, puis il y a l’identifiant fiscal de l’État. Alors, EIN est-il la même chose que le numéro d’identification fiscale ?

Si vous vous êtes déjà senti perdu dans ce labyrinthe de jargon fiscal, vous n’êtes pas seul. De nombreux propriétaires d’entreprise ont du mal à comprendre la différence entre l’EIN et l’identification fiscale et à savoir quand ils ont besoin de l’un (ou des deux). La bonne nouvelle ? C’est plus simple qu’il n’y paraît. Dans ce guide, nous allons tout expliquer : ce qu’est un numéro d’identification fiscale, les différences entre les numéros d’identification fiscale fédéral et étatique et comment demander le bon numéro d’identification fiscale pour votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un numéro d’identification fiscale ?

Un numéro d’identification fiscale est un numéro unique attribué aux entreprises et aux particuliers à des fins fiscales, y compris le dépôt d’une déclaration de revenus de numéro de sécurité sociale personnelle. Il aide les organismes gouvernementaux à suivre les obligations fiscales et veille à ce que les entreprises exercent leurs activités en toute légalité. Sans le bon numéro d’identification fiscale, vous risquez de rencontrer des problèmes avec les banques, l’embauche d’employés ou la déclaration d’impôts.

De nombreux propriétaires d’entreprise supposent qu’il n’y a qu’un seul numéro d’identification fiscale, mais ce n’est pas le cas. Il en existe différents types et leur compréhension est essentielle pour rester en conformité avec les lois fiscales fédérales et étatiques. Cela soulève une question courante : l’EIN est-il la même chose que l’identification fiscale ? Connaître la différence entre un EIN et un numéro d’identification fiscale aide les entreprises à répondre aux exigences légales et à éviter les pénalités.

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Comprendre les différents types de numéros d’identification fiscale

Les numéros d’identification fiscale se présentent sous différentes formes, en fonction de qui vous êtes et de ce que font vos entités commerciales, en particulier en ce qui concerne les exigences en matière de formulaires fiscaux.

Voici les types les plus courants :

• Numéro d’identification de l’employeur (EIN) – Délivré par l’IRS, un EIN est requis pour les entreprises ayant des employés, les partenariats, les sociétés et certaines LLC. Beaucoup s’y réfèrent comme à un numéro d’identification fiscale fédéral.
• Numéro de sécurité sociale (SSN) – Les propriétaires uniques et les indépendants utilisent souvent leur SSN à des fins fiscales au lieu d’un numéro d’identification fiscale d’entreprise distinct.
• Numéro d’identification fiscale individuel (ITIN) – Attribué aux personnes qui ont besoin d’un numéro d’identification fiscale mais qui ne sont pas éligibles à un SSN, comme les étrangers non-résidents.
• Numéro d’identification fiscale de l’État – Requis pour les entreprises qui perçoivent la taxe de vente ou qui ont des employés, cet identifiant est délivré par les agences fiscales de l’État et varie selon l’emplacement.

Chacun de ces numéros d’identification fiscale a un objectif différent. Bien qu’un EIN soit souvent appelé numéro d’identification fiscale, ce n’est pas toujours le seul dont une entreprise peut avoir besoin.

Numéro d’identification fiscale fédéral et numéro d’identification fiscale de l’État : principales différences

De nombreux propriétaires d’entreprise s’interrogent sur la différence entre un numéro d’identification fiscale fédéral et un numéro d’identification fiscale d’État. Bien que les deux servent d’identificateurs à des fins fiscales, ils sont utilisés dans des situations différentes et délivrés par des autorités différentes.

Un numéro d’identification fiscale fédéral, communément appelé EIN, est délivré par l’IRS. Il est principalement utilisé pour les déclarations de revenus fédérales, l’embauche d’employés et l’ouverture de comptes bancaires d’entreprise.

Un numéro d’identification fiscale d’État, en revanche, est délivré par les agences fiscales de l’État. Il est requis pour les entreprises qui perçoivent la taxe de vente, paient les charges sociales de l’État ou ont d’autres obligations fiscales spécifiques à l’État.

Voici une comparaison rapide pour clarifier les différences :

Caractéristique	Numéro d’identification fiscale fédéral (EIN)	Numéro d’identification fiscale de l’État
Publié par	IRS (Internal Revenue Service)	Agence fiscale de l’État
But	Déclaration fiscale fédérale, embauche d’employés, services bancaires aux entreprises	Perception de la taxe de vente, taxe sur les salaires de l’État, impôts sur les entreprises de l’État
Qui en a besoin ?	La plupart des entreprises, y compris les LLC, les sociétés et les partenariats	Entreprises ayant des obligations fiscales d’État (varie selon l’État)
Processus de demande	Gratuit, fait via le site Web de l’IRS	Varie selon l’État, peut impliquer des frais
Validité	N’expire pas	Peut nécessiter un renouvellement selon l’état

Bien qu’un EIN soit indispensable pour la plupart des entreprises, un numéro d’identification fiscale d’État dépend des exigences spécifiques à l’État. Certaines entreprises peuvent avoir besoin des deux pour rester en conformité.

L’EIN est-il la même chose que l’identification fiscale ?

C’est l’une des questions les plus fréquemment posées par les propriétaires d’entreprise. La réponse courte ? Oui et non.

Un EIN (Employer Identification Number) est un type d’identification fiscale, mais ce n’est pas le seul. Considérez un numéro d’identification fiscale comme un terme générique qui comprend différents types de numéros d’identification, comme un numéro TIN, utilisés à des fins fiscales. Un EIN est spécifiquement délivré par l’IRS pour les entreprises, tandis que d’autres numéros d’identification fiscale, comme un numéro d’identification fiscale d’État, sont délivrés par les gouvernements des États.

Alors, quand quelqu’un demande, est-ce que EIN est la même chose que le numéro d’identification fiscale ? Cela dépend du contexte. S’ils veulent dire un numéro d’identification fiscale fédéral, alors oui, un EIN est un numéro d’identification fiscale. Mais s’ils font référence à des numéros d’identification fiscale d’État ou à d’autres numéros fiscaux, alors un EIN n’est qu’un type parmi plusieurs.

Pour les entreprises, l’obtention d’un EIN est souvent la première étape de la conformité fiscale. Cependant, en fonction de votre emplacement et de vos activités commerciales, vous pouvez également avoir besoin d’un numéro d’identification fiscale d’État pour gérer les impôts au niveau de l’État.

Comment demander un numéro d’identification fiscale fédéral et étatique

L’obtention d’un numéro d’identification fiscale pour votre entité juridique est une étape cruciale dans la création de votre entreprise, surtout si vous avez besoin d’une entité fiscale distincte. Mais n’oubliez pas qu’avant de postuler, vous devez connaître la différence entre l’EIN et le numéro d’identification fiscale, car certaines entreprises peuvent avoir besoin à la fois d’un EIN et d’un numéro d’identification fiscale d’État. Que vous ayez besoin d’un EIN fédéral, d’un numéro d’identification fiscale d’État ou des deux, le processus comporte quelques étapes simples. Voici comment vous pouvez postuler.

Comment demander un numéro d’identification fiscale fédéral (EIN)

Un EIN (Employer Identification Number) est délivré par l’IRS et est requis pour les entreprises qui ont des employés, qui opèrent en tant que société ou partenariat ou qui ont besoin d’ouvrir un compte bancaire professionnel auprès d’institutions financières. S’il y a des changements dans le nom de votre entreprise ou d’autres détails, vous devrez peut-être demander un nouvel EIN. Suivez ces étapes pour postuler :

1. Déterminez votre éligibilité – Votre entreprise doit être située aux États-Unis ou dans ses territoires et le demandeur doit disposer d’un numéro de sécurité sociale (SSN) valide délivré par l’Administration de la sécurité sociale (SSA) ou d’un numéro d’identification fiscale individuel (ITIN).
2. Postulez en ligne sur le site Web de l’IRS – Le moyen le plus rapide d’obtenir un EIN est de passer par le portail de demande en ligne de l’IRS. Une fois soumis, vous recevez immédiatement votre EIN.

1. Postulez par la poste ou par télécopieur – Si vous préférez, vous pouvez remplir le formulaire SS-4 et l’envoyer à l’IRS par la poste ou par télécopieur. Le traitement de cette méthode prend généralement quelques semaines, nécessitant souvent environ 4 jours ouvrables pour le traitement des télécopies.
2. Postuler par téléphone (pour les candidats internationaux) – Les entreprises en dehors des États-Unis peuvent demander un EIN en appelant l’IRS.

Comment demander un numéro d’identification fiscale d’État

Un numéro d’identification fiscale d’État est nécessaire si votre entreprise perçoit des taxes de vente, a des employés ou est soumise à des impôts sur les entreprises au niveau de l’État. Le processus varie d’un État à l’autre, mais implique généralement :

1. Vérification des exigences de l’État – Visitez le site Web de l’agence fiscale de votre État pour déterminer si votre entreprise a besoin d’un numéro d’identification fiscale de l’État.
2. Enregistrement de votre entreprise – Avant de demander un numéro d’identification fiscale d’État, vous devrez peut-être enregistrer votre entreprise auprès de l’État, ce qui pourrait impliquer l’obtention d’une licence commerciale.
3. Dépôt d’une demande – La plupart des États autorisent les demandes en ligne, tandis que certains peuvent exiger des formulaires envoyés par la poste. Les délais de traitement et les frais varient.
4. Réception de votre numéro d’identification fiscale d’État – Une fois approuvé, vous obtiendrez un numéro d’identification fiscale unique à des fins fiscales de l’État.

Pourquoi un site web professionnel est important pour votre entreprise

La demande d’un numéro d’identification fiscale n’est qu’une partie de la création d’une entreprise. Pour renforcer votre crédibilité et attirer des clients, vous avez besoin d’une présence en ligne tout en veillant à ce que les informations sensibles soient protégées. Un site Web professionnel donne l’impression que votre entreprise est légitime et aide les clients potentiels à vous trouver facilement.

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Idées fausses courantes sur l’EIN et les numéros d’identification fiscale de l’État

De nombreux propriétaires d’entreprise croient à tort que la réponse « EIN est-il la même chose que le numéro d’identification fiscale ? », mais la réalité dépend du type d’obligations fiscales. Capgemini rapporte qu’environ 40 % des petites entreprises connaissent des retards dans leur mise en conformité en raison de malentendus sur l’identification fiscale fédérale et étatique. La confusion entre l’EIN et l’identification fiscale conduit souvent les entreprises à demander le mauvais numéro d’identification, ce qui entraîne des retards. Une mauvaise compréhension de ces chiffres peut entraîner des erreurs de déclaration de revenus ou des problèmes de conformité. Dissipons certains mythes courants.

• Un EIN et un numéro d’identification fiscale d’État sont les mêmes

Beaucoup supposent qu’une fois qu’ils ont un EIN, ils n’ont pas besoin d’un enregistrement fiscal ou d’un numéro d’identification fiscale d’État. Cependant, il s’agit de deux numéros distincts. Un EIN est délivré par l’IRS à des fins fiscales fédérales, tandis qu’un numéro d’identification fiscale d’État est délivré par des agences d’État pour des taxes spécifiques à l’État comme la taxe de vente ou la taxe sur les salaires. Selon vos activités commerciales, vous pourriez avoir besoin des deux.

• Seules les grandes entreprises ont besoin d’un EIN

Même si vous êtes un propriétaire unique ou un indépendant, vous aurez peut-être besoin d’un EIN. Si vous embauchez des employés, envisagez d’ouvrir un compte bancaire professionnel ou souhaitez établir un crédit commercial, avoir un EIN sera bénéfique.

• Vous devez payer pour obtenir un EIN

Certains services tiers facturent des frais pour demander un EIN, ce qui laisse croire aux gens qu’il s’agit d’un service payant. En réalité, la demande d’un EIN par l’intermédiaire de l’IRS est 100 % gratuite. Méfiez-vous des sites Web qui tentent de vous faire payer.

• Un numéro d’identification fiscale d’État est requis dans chaque État

Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’un numéro d’identification fiscale de l’État. Si votre entreprise ne perçoit pas la taxe de vente ou n’a pas d’employés, vous n’en avez peut-être pas besoin. Les exigences varient selon l’État, alors vérifiez toujours auprès de votre agence fiscale locale.

• Les EIN et les numéros d’identification fiscale de l’État expirent

Un EIN n’expire pas et reste dans votre entreprise de manière permanente. Cependant, un numéro d’identification fiscale d’État peut devoir être renouvelé en fonction des réglementations de l’État, en particulier si la structure de votre entreprise ou vos obligations fiscales changent.

Comprendre ces idées fausses vous permet de rester en conformité et d’éviter toute confusion inutile lors de la création de votre entreprise.

Réflexions finales

L’obtention des bons numéros d’identification fiscale permet à votre entreprise d’être conforme et de fonctionner sans heurts. Un EIN gère les impôts fédéraux, tandis qu’un numéro d’identification fiscale d’État couvre les obligations au niveau de l’État. Le fait d’avoir les deux, si nécessaire, vous permet d’éviter les problèmes juridiques.

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