30+ règles d’étiquette pour les courriels d’affaires que tout professionnel devrait connaître

Lorsque vous envoyez un courriel à un client potentiel, à un partenaire commercial ou même à un collègue, votre message ne se limite pas à des mots : il reflète votre image et celle de votre entreprise. C’est là que l’étiquette des courriels professionnels entre en jeu. En suivant ces conseils, vous éviterez les malentendus et les petites maladresses qui pourraient donner de vous ou de votre entreprise une image peu flatteuse.

Pour que vos courriels soient encore plus professionnels, envisagez d’utiliser un service de messagerie fiable comme les plans de messagerie professionnelle de Bluehost, qui offrent une adresse de messagerie basée sur un domaine bien défini qui s’aligne sur l’identité de votre marque.

Qu’est-ce que l’étiquette du courrier électronique professionnel ?

L’étiquette des courriels professionnels fait référence aux normes sociales qui déterminent la manière dont nous interagissons les uns avec les autres par le biais des courriels. Si les « règles » spécifiques peuvent varier légèrement en fonction de votre secteur d’activité, de la culture de votre entreprise ou même de la génération à laquelle vous appartenez, le principe de base reste le même : une communication claire et respectueuse.

Dans le monde des affaires, les courriels sont généralement professionnels et directs. Cependant, au fur et à mesure que votre relation avec les destinataires des courriels se développe – qu’il s’agisse d’un client ou d’un collègue – vous pouvez injecter plus de personnalité dans vos courriels.

N’oubliez pas de trouver le bon équilibre : décontracté, mais toujours soigné. Cela permet aux gens de vous voir comme quelqu’un d’accessible, ce qui facilite la prise de contact et le travail avec vous.

Pourquoi l’étiquette du courrier électronique professionnel est-elle importante ?

La façon dont vous communiquez reflète non seulement votre professionnalisme, mais aussi votre éthique de travail et votre souci du détail. Dans un contexte professionnel, vos courriels peuvent être la première impression que l’on a de vous et de votre entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de bien faire les choses. Les entreprises ont tout intérêt à définir des normes en matière d’étiquette pour les courriels, et ce pour plusieurs raisons :

• Professionnalisme : Le respect de l’étiquette du courrier électronique vous permet, ainsi qu’à votre entreprise, de présenter une image soignée et compétente.
• Efficacité : Les courriels bien rédigés sont généralement clairs, concis et vont droit au but, ce qui fait gagner du temps à tout le monde.

Conseils pour une bonne étiquette dans les courriels

1. Gardez un ton professionnel

Même après un appel de découverte productif, il est préférable de conserver un ton professionnel lors du suivi des prospects. Une ligne d’objet claire et descriptive et une salutation formelle contribueront grandement à faire bonne impression.

Par exemple, un rappel amical de votre conversation précédente, une confirmation claire de la réunion et une mention soignée des pièces jointes permettent de rester professionnel tout en restant accessible. À ce stade du processus de vente, l’approbation formelle reste la solution la plus sûre.

Ce niveau d’étiquette dans les courriels d’affaires est apprécié de tous, prospects ou collègues.

2. Utiliser une ponctuation correcte

La ponctuation des courriels est comme l’assaisonnement d’un plat – la bonne quantité suffit à le rendre délicieux, mais trop ou pas assez peut laisser un mauvais goût.

Ponctuation terminale

Chaque phrase doit être complète. Ne laissez pas votre lecteur en suspens, qu’il s’agisse d’un point, d’un point d’interrogation ou d’un point d’exclamation.

Exemple :

Incorrect : « J’ai parlé aux Finances et ils ont approuvé l’accord ».

Correct : « J’ai parlé aux Finances et ils ont approuvé l’accord ».

Utilisez les points d’interrogation de manière réfléchie ; si vous en abusez, vous risquez de donner l’impression de mener un interrogatoire.

Incorrect : « Où en êtes-vous ? Avez-vous déjà parlé à votre équipe ? Êtes-vous libre pour un appel demain à midi ? »

Correct : « Je vérifie l’état de votre équipe. Êtes-vous libre pour un appel demain midi afin de discuter d’éventuels changements ? »

Point-virgule ( 😉

Le point-virgule est un pont entre deux idées liées. C’est comme une poignée de main qui relie deux idées indépendantes. Utilisez-le pour améliorer la fluidité de vos courriels.

Incorrect : « Elle peut m’appeler demain, elle me donnera une réponse à ce moment-là ».

Correct : « Elle peut m’appeler demain ; elle me donnera une réponse à ce moment-là ».

Virgule (,)

Les virgules sont souvent source de confusion, mais quelques règles simples peuvent vous sauver la mise. Utilisez une virgule avant les conjonctions telles que « et » ou « mais » pour relier deux phrases complètes.

Exemple : « J’ai travaillé avec un client similaire l’année dernière, et son taux d’ouverture s’est amélioré de 20 % ».

Pour éviter toute confusion, placez également une virgule après les phrases introductives.

Exemple : « Après avoir amélioré leurs lignes d’objet, les taux d’ouverture ont grimpé en flèche ».

Ponctuation de la salutation

Votre message d’accueil donne le ton. Pour les courriels formels, utilisez les deux points après le nom du destinataire.

Exemple : « Chère Mme Frost : »

Une virgule ou même un tiret fonctionne bien pour un ton un peu plus décontracté.

Exemple : « Bonjour Aja -« 

Points d’exclamation

Utilisez les points d’exclamation avec parcimonie ! Bien qu’ils soient parfaits pour susciter l’enthousiasme, un excès de points d’exclamation peut donner l’impression d’être un peu trop enthousiaste, à la limite de l’hyperactivité.

Incorrect : « Merci encore pour hier ! J’ai parlé aux Finances et nous sommes prêts à partir ! J’ai hâte de travailler avec vous ! »

Correct : « Merci encore pour notre conversation. J’ai parlé au service financier et tout est en ordre. J’ai hâte de travailler avec vous. »

3. Pratiquer une bonne grammaire

La grammaire n’est peut-être pas le sujet favori de tout le monde, mais il est indispensable de maîtriser les bases de la grammaire pour pouvoir envoyer un courrier électronique professionnel. Quelques erreurs courantes, comme « there » au lieu de « their » ou « its » au lieu de « it’s », peuvent laisser une impression durable (et pas la bonne).

Conseil de pro : si la grammaire n’est pas votre point fort, envisagez d’utiliser des outils tels que Grammarly pour éviter les erreurs dans vos écrits. C’est comme si vous aviez un rédacteur dans votre poche arrière, qui repère les erreurs et vous donne même des indications utiles sur vos habitudes d’écriture.

4. Résister aux emojis dans les courriels

Les émojis peuvent être amusants et, dans certains secteurs, ils peuvent même augmenter votre taux d’ouverture. Mais à moins que votre destinataire ne les utilise en premier ou que vous ne soyez certain qu’ils correspondent au ton de votre marque, il est préférable de laisser les smileys et les pouces levés pour les conversations informelles.

Après tout, vous voulez faire preuve d’une étiquette amicale et accessible en matière d’e-mails professionnels. Mais pas au détriment de votre image professionnelle.

5. Les lignes d’objet doivent être courtes et descriptives

Les lignes d’objet sont la première chose que voit votre destinataire, alors faites en sorte qu’elles comptent ! Il doit être court, direct et donner au destinataire une idée claire de ce qui l’attend dans le courrier électronique. Considérez-le comme le titre qui invite le destinataire à « cliquer ici » au lieu de l’ignorer.

Mauvaise ligne d’objet : « Bonjour »

Le destinataire se demande alors : « Bonjour… quoi ? ». C’est vague et ne fournit aucune information utile.

Bon sujet : « Résumé de notre appel du 2 décembre »

Les lignes d’objet de ce type sont claires et précises. Ainsi, le destinataire sait exactement de quoi il s’agit avant même d’ouvrir l’e-mail.

6. Choisissez avec soin la formule de salutation de votre courrier électronique

Le choix d’une formule de politesse appropriée donne le ton à votre courrier électronique. Doit-il être décontracté ou formel ? Cela dépend de la personne à qui vous envoyez le courriel et de la nature de votre relation. Dans la plupart des situations, une formule de salutation décontractée fonctionne bien et vous permet de vous montrer accessible et confiant.

Les salutations occasionnelles sont les suivantes :

• Bonjour
• Hé
• Bonjour
• Bonjour [matin, après-midi], [Nom]

Si vous envoyez un courriel à quelqu’un pour la première fois ou si cette personne travaille dans un secteur plus conservateur, il est préférable de rester formel jusqu’à ce que vous vous soyez familiarisés.

Les salutations officielles sont les suivantes :

• Cher [Prénom]
• Cher Monsieur/Madame [Nom de famille]

Salutations à éviter dans un cadre professionnel :

• Yo : C’est beaucoup trop décontracté et informel.
• Hé ! Il est trop enthousiaste.
• [Nom] ! C’est trop brusque, comme si vous leur aboyiez dessus.
• A qui de droit : Il est trop impersonnel pour la plupart des courriers électroniques.
• Cher monsieur ou chère madame : un peu trop rigide pour le lieu de travail moderne.
• Salut l’ami : Si vous êtes vraiment un ami du destinataire, vous pouvez vous sentir plus à l’aise.
• Messieurs : Ce texte est dépassé, vous pouvez donc l’exclure.
• Tous : C’est froid et impersonnel.

7. Laissez la bonne impression avec votre courriel de clôture

La dernière chose que l’on lit dans votre courriel est votre conclusion, alors assurez-vous qu’elle correspond au ton de votre message. Qu’il s’agisse d’un message décontracté ou formel, votre conclusion doit renforcer l’atmosphère générale de la conversation.

Les signatures décontractées fonctionnent bien si le ton de votre e-mail est léger ou amical :

• Remerciements
• Merci encore
• Le meilleur
• Santé
• Joyeux [jour de la semaine] !
• Nous nous réjouissons de travailler ensemble
• Parlez-en bientôt

Si le ton de votre courriel est plus formel, veillez à ce que la signature soit également professionnelle :

• Merci de votre attention.
• Merci pour votre temps
• Salutations
• Passez une merveilleuse [journée/week-end]

Signatures à éviter :

• Sincèrement : Semble désuet et trop formel.
• Bien à vous : Sensation de rigidité et de manque de naturel.
• Chaleureusement : Trop décontracté, il peut donner l’impression d’être trop personnel.
• Respectueusement : Il semble trop formel, presque rigide.
• Xoxo : À réserver aux messages personnels, et non au lieu de travail.
• Cordialement : A un aspect démodé et guindé.
• – [Votre nom] : Sentiment trop abrupt, comme si vous n’aviez plus rien à dire.

8. Vérifier trois fois le nom et l’adresse du destinataire

C’est un petit détail qui peut faire une énorme différence. Vérifiez à deux reprises que vous avez épelé correctement le nom de votre destinataire, en particulier dans les courriels professionnels.

Prendre le temps de vérifier leur nom (et leur adresse) est une preuve de respect et d’attention aux détails. Il suffit de consulter son profil LinkedIn ou de vérifier sa signature électronique.

N’oubliez pas non plus que vous ne pouvez pas raccourcir des noms comme « Michael » en « Mike », sauf si la personne vous a donné le feu vert en signant avec le surnom. Si leur courriel indique « Michael », tenez-vous-en à ce nom.

9. Utiliser le cas de la phrase

Vous avez peut-être l’habitude de taper en minuscules sur Slack ou dans vos messages, mais l’étiquette des courriels professionnels exige que les phrases soient écrites en majuscules. Cela signifie qu’il faut mettre une majuscule à la première lettre du premier mot de chaque phrase et à tous les noms propres.

Exemple :

Correct : « J’ai examiné les derniers services de référencement de Bluehost, et ils sont impressionnants ».

Incorrect : « J’ai examiné les derniers services de référencement de Bluehost, et ils sont impressionnants ».

10. Tenez compte du ton de votre courriel

Il n’est pas toujours facile de trouver le ton juste dans un courrier électronique. Des études montrent que les gens surestiment souvent la façon dont le ton de leur courriel sera compris. Alors que beaucoup pensent que leurs destinataires comprendront leur ton dans 80 % des cas, la précision réelle est plus proche de 56 %.

Cela signifie-t-il que la moitié de vos courriels professionnels seront mal compris ? Pas vraiment. Mais cela souligne l’importance de choisir soigneusement ses mots et de réfléchir à la façon dont le destinataire pourrait les interpréter.

Voici quelques conseils d’étiquette pour les courriels d’affaires afin de vous assurer que vous vous exprimez clairement :

Évitez le langage négatif : Des mots tels que « problème », « question », « malheureux » et « échec » peuvent donner l’impression que votre message est trop dur ou anxieux. Même si vous annoncez de mauvaises nouvelles, adoucissez le langage pour conserver un ton positif et professionnel.

Oubliez les sarcasmes : Les sarcasmes se traduisent rarement bien dans les courriels et peuvent facilement être mal compris.

Mauvais exemple : « Bien sûr, je suis sûr que l’équipe va s’en occuper immédiatement – après tout, qui travaille vraiment le vendredi ? ».

Bon exemple : « Essayons de faire le point d’ici lundi pour que tout se passe bien ».

Supprimez les adjectifs excessifs : Des mots descriptifs tels que « très », « vraiment » ou « extrêmement » peuvent vous faire paraître trop émotif ou dramatique. Gardez un ton calme et posé.

Mauvais exemple : « Je suis vraiment, vraiment excité à ce sujet ! »

Bon exemple : « J’ai hâte de voir comment cela va se passer ».

Adoptez le même ton que votre destinataire : S’il est décontracté, vous pouvez le faire, mais s’il est formel, restez professionnel. Cela permet de s’assurer que vous êtes en phase avec ses attentes.

En cas de doute, prenez le téléphone : Pour toute conversation susceptible d’être délicate ou mal interprétée, un appel rapide ou un chat vidéo est souvent la meilleure solution.

11. Utilisez toujours des polices de caractères et un formatage standard

Si vous voulez que vos courriels soient faciles à lire (et qu’ils aient l’air professionnels), tenez-vous en à l’essentiel. L’utilisation de polices de caractères fantaisistes, de couleurs vives ou d’un formatage exagéré ne vous permettra pas de vous démarquer, mais rendra votre message plus difficile à lire. Restez simple avec des polices standard comme Arial ou Times New Roman, et utilisez toujours du texte noir dans une taille lisible.

Si vous copiez et collez du texte provenant d’une autre source, effacez d’abord la mise en forme pour vous assurer que tout est cohérent. Sur un Mac, vous pouvez le faire avec Commande + , et sur un PC, avec Ctrl + Shift + N.

12. Raccourcissez vos URL

Les URL longues et difficiles à manipuler peuvent encombrer votre courrier électronique et compliquer la tâche de votre destinataire. Au lieu de coller une longue URL, utilisez un lien hypertexte ou une version abrégée pour garder les choses en ordre.

Ce n’est pas le cas : Consultez cet article : https://www.bluehost.com/blog/business-fundamentals-how-to-create-a-professional-looking-email/

Correct : Consultez cet article sur la création d’un courriel professionnel.

13. Appeler les pièces jointes

Faites toujours savoir à votre destinataire que vous avez joint un fichier, afin qu’il ne le manque pas. Une simple mention telle que « J’ai joint le document pour que vous l’examiniez » permet de s’assurer qu’il est au courant. Si vous transférez une longue chaîne d’e-mails, pensez à joindre à nouveau les fichiers importants ou transférez simplement le fil de discussion d’origine qui contient la pièce jointe.

Lorsque vous envoyez des fichiers volumineux tels que des vidéos ou des images haute résolution, il est préférable de les télécharger sur un service en nuage tel que Google Drive ou Dropbox, puis de partager un lien. Cela permet d’éviter les problèmes d’acheminement des courriels dus à la taille des fichiers et de mieux organiser le tout.

14. Perfectionnez votre signature de courriel

La signature d’un courriel est un autre élément important de l’étiquette des courriels d’affaires qu’il faut garder à l’esprit. La signature de votre courriel peut sembler secondaire, mais elle est essentielle pour laisser une impression durable. Une signature bien rédigée est synonyme de professionnalisme et permet aux destinataires d’accéder facilement à vos coordonnées ou à votre site web.

Votre signature doit être claire, simple et directe. Incluez des détails clés tels que :

• Votre nom
• Titre du poste
• Profil LinkedIn ou site web de l’entreprise
• Numéro de téléphone

Envisagez d’utiliser des outils professionnels de génération de signature de courriel pour créer rapidement une signature professionnelle et soignée. Une belle signature renforce votre image de marque et offre aux internautes un moyen pratique d’en savoir plus sur vous ou sur votre travail. Et n’oubliez pas de placer votre signature automatiquement à la fin de chaque courriel : il est beaucoup plus facile de la supprimer si nécessaire que de l’ajouter manuellement à chaque fois !

15. Remplissez correctement les champs de votre courriel

À : C’est ici que vous indiquez l’adresse électronique de la personne que vous contactez directement.

Cc : Utilisez ce champ lorsque vous souhaitez que quelqu’un voie le message, mais qu’il n’est pas nécessaire qu’il réponde aux courriels. Il est utile lorsque vous partagez des informations importantes ou que vous mettez des personnes en relation.

Cci : ce champ vous permet de mettre quelqu’un en copie du courriel sans que le destinataire principal ne le sache. Par exemple, si vous envoyez un courriel à « Jean Dupont » et que vous mettez en Cci « Jeanne Dupont », Jean ne saura pas que Jeanne l’a reçu.

16. Utiliser le Cci de manière appropriée

Le Cci est un outil utile pour préserver la confidentialité des adresses électroniques, en particulier dans les messages de groupe. Par exemple, lorsque vous envoyez un courriel à un grand nombre de personnes au sujet d’une nouvelle fonctionnalité, mettez tous les destinataires en copie cachée afin de protéger leurs coordonnées.

Remarque générale : vous pouvez mettre quelqu’un en Cci lorsque vous voulez qu’il voie un message mais que vous n’avez pas besoin qu’il prenne part à une conversation en cours.

Courtoisie : Utilisez Cci pour retirer poliment quelqu’un d’un fil de discussion. Par exemple, si votre supérieur vous présente à un contact, répondez par « Déplacer [nom] en Cci pour éviter d’encombrer sa boîte de réception ».

17. Utiliser avec parcimonie la fonction « répondre à tous ».

Répondre : En cliquant sur « Répondre », vous ne répondez qu’à la dernière personne qui vous a envoyé un courriel ou à l’expéditeur initial si vous répondez au premier message.

Répondre à tous : Lorsque vous sélectionnez « Répondre à tous », votre message est envoyé à toutes les personnes figurant dans les champs « À » et « Cc ». Cette fonction est utile lorsque vous abordez un problème dont tous les participants au fil de discussion devraient être informés ou lorsque plusieurs personnes ont besoin de la même information.

Il est préférable d’utiliser la fonction « Répondre », sauf si vous êtes certain que l’ensemble du groupe doit voir votre réponse. L’utilisation excessive de la fonction « Répondre à tous » peut encombrer les boîtes de réception et ennuyer les destinataires.

18. Réfléchir avant de transmettre

Lorsque vous transférez des courriels professionnels, gardez à l’esprit les conseils suivants sur l’étiquette des courriels professionnels :

• Certains courriels sont privés ou sensibles, il convient donc d’être prudent avant de les transférer. Vérifiez toujours si l’information doit rester confidentielle.
• Lorsque vous transmettez un long fil de discussion, incluez un résumé de ce qui est discuté afin de faire gagner du temps au destinataire. Il n’y a rien de pire que de recevoir une longue chaîne de courriels avec seulement un vague « FYI » en tête.

Si vous souhaitez démarrer un nouveau fil de conversation, mettez à jour les lignes d’objet pour le refléter :

• Même sujet de discussion : FW : Mise à jour du plugin Bluehost
• Nouvel objet du fil de discussion : Mise à jour importante ! FW : Détails du plugin Bluehost

19. Répondre rapidement

Le moment approprié pour répondre à un courriel varie en fonction de la relation :

Équipes immédiates : Répondez dans les 12 heures. Une communication rapide garantit une collaboration harmonieuse, en particulier lorsqu’il s’agit de projets ou de délais.

Collègues généraux : Pour tous les autres membres de votre entreprise, essayez de répondre dans les 24 heures. Si vous ne pouvez pas répondre immédiatement à leur demande, accusez réception du courriel et indiquez le délai dans lequel vous y donnerez suite.

Contacts externes : Les clients externes, tels que ceux qui se renseignent sur les services, attendent généralement une réponse avant la fin de la semaine au cours de laquelle ils ont été contactés. Pour les contacts plus importants, essayez de répondre aux courriels dans les 24 heures.

Pour ceux qui travaillent en contact avec la clientèle, il est important de se rappeler que 88 % des clients attendent une réponse appropriée dans un délai d’une heure. L’établissement de calendriers de réponse aux courriels est l’un des meilleurs moyens de maîtriser la communication et de garantir un flux de travail fluide.

20. Définir des réponses informatives en dehors du bureau

Si vous vous absentez de votre messagerie électronique pendant une période prolongée, une réponse automatique en dehors du bureau (OOO) permet aux destinataires de savoir quand ils peuvent s’attendre à recevoir de vos nouvelles. Voici ce qu’il faut faire et ne pas faire pour rédiger une réponse OOO efficace, en tenant compte de l’étiquette des courriels d’affaires :

À FAIRE : Mentionnez la durée de votre indisponibilité. Par exemple, « Je serai absent du bureau de [date] à [date] et je répondrai aux courriels à mon retour ».

A NE PAS FAIRE : Définir une réponse OOO si vous n’êtes absent qu’un seul jour. Les absences de courte durée ne nécessitent généralement pas ce type de réponse.

À FAIRE : Inclure une autre personne à contacter pour les questions urgentes. Par exemple, « Pour les questions urgentes concernant Bluehost, veuillez contacter [nom] à l’adresse [email]. »

À NE PAS FAIRE : Nommer un collègue dans votre message d’intérêt public sans l’informer au préalable qu’il figurera sur la liste des autres personnes à contacter.

À FAIRE : Inclure « Out of Office » ou « OOO » dans votre ligne d’objet afin que les gens reconnaissent immédiatement qu’il s’agit d’une réponse automatisée.

NE : Partager trop d’informations. Vous n’avez pas besoin d’expliquer où vous allez ni pourquoi vous êtes parti.

Si vous prenez des vacances plus longues, envisagez de mettre en place un système pour les situations vraiment urgentes, comme vérifier vos messages une fois par jour.

21. Suivre les taux d’ouverture et de clics des courriels

Plutôt que d’envoyer un message de suivi du type « Avez-vous vu mon courriel ? », utilisez des outils de suivi des courriels. Cette fonction vous permet de savoir quand votre courriel a été ouvert et quand des liens ont été cliqués, ce qui vous permet de savoir s’il est temps de faire un suivi.

Si votre contact n’a pas répondu dans un délai raisonnable, trouvez une raison non intrusive de le relancer. Par exemple, « Je suis tombé sur un article sur l’optimisation des sites web que j’ai pensé que vous trouveriez intéressant – voici le lien ».

22. N’ajoutez pas d’avertissements du type « Envoyé depuis mon téléphone ».

L’une des règles importantes de l’étiquette des courriels professionnels est d’éviter d’inclure la mention « Envoyé depuis mon iPhone » ou « Envoyé depuis mon téléphone – veuillez excuser les fautes de frappe ». Ce message peut parfois servir d’excuse pour envoyer des courriels mal relus. Au lieu de cela, essayez de relire vos courriels même lorsque vous êtes en déplacement, afin d’adopter un ton professionnel et de minimiser les fautes d’orthographe.

23. Se présenter

Ne partez jamais du principe que le destinataire sait qui vous êtes, surtout s’il s’agit d’une première communication. Commencez votre courriel par une brève présentation : « Je m’appelle [Votre nom] et je suis spécialiste produit chez Bluehost.

Si vous vous êtes déjà rencontrés mais que vous n’êtes pas sûrs qu’ils s’en souviennent, rappelez-leur gentiment votre dernière interaction : « Nous avons discuté le mois dernier à l’adresse des nouvelles fonctionnalités de l’e-mail professionnel de Bluehost ».

24. Structurer correctement le courrier électronique

L’étiquette d’un courrier électronique professionnel doit toujours inclure ces éléments :

• Objet du message : Soyez précis et concis. Par exemple, « Suivi de la proposition de partenariat avec Bluehost ».
• Saluer : Adressez-vous au destinataire de manière polie et appropriée (par exemple, « Bonjour [Nom] »).
• Le corps : Veillez à ce que votre message soit clair et précis. Commencez par les informations les plus importantes et, si nécessaire, organisez le corps de votre message en puces ou en listes numérotées pour une meilleure lisibilité.
• Signature : choisissez une formule de clôture appropriée (par exemple, « Meilleures salutations », « Merci », etc.).
• Signature : Indiquez votre nom, votre fonction, votre entreprise et vos coordonnées.

En séparant ces éléments par des paragraphes ou des espaces, vous vous assurez que votre message est facile à lire et à assimiler.

25. Attention à l’humour

L’humour est délicat dans les courriels, car il n’y a pas d’expressions faciales ni de ton de voix, ce qui facilite les erreurs d’interprétation. Il est préférable d’éviter l’humour dans les courriels professionnels, sauf si vous avez une relation étroite avec le destinataire.

Ce que vous trouvez drôle peut ne pas l’être pour d’autres, et dans certains cas, cela peut paraître insensible ou inapproprié. En cas de doute, ne faites pas d’humour dans vos courriels.

26. Répondre à tous vos courriels

Compte tenu du volume important de courriers électroniques que vous recevez chaque jour, il est compréhensible que vous en manquiez quelques-uns. Pour y remédier, organisez votre boîte de réception et essayez de répondre à autant de courriels que possible.

Même si vous avez reçu un courriel par erreur, il est de bon ton d’y répondre. Une réponse brève comme :

« Je crois que vous vouliez envoyer cet e-mail à quelqu’un d’autre. Je voulais juste vous le faire savoir pour que vous puissiez le transmettre à la bonne personne. »

Ce petit geste de courtoisie reflète un haut niveau de professionnalisme dans l’envoi de courriels.

27. Utiliser une adresse électronique professionnelle

L’utilisation d’une adresse électronique professionnelle est une autre règle importante de l’étiquette des courriels à respecter dans le cadre d’une communication écrite professionnelle. Si vous travaillez à votre compte ou si vous utilisez une adresse électronique personnelle pour votre correspondance professionnelle, veillez à ce que l’adresse soit professionnelle et appropriée.

Par exemple, un courriel comme [email protected] est de loin préférable à [email protected]. Il est essentiel de faire preuve de professionnalisme, en particulier dans les relations avec les clients ou les partenaires.

A lire également : Comment créer un courriel professionnel

28. Toujours se relire avant d’appuyer sur le bouton « envoyer ».

Une grammaire et une orthographe correctes sont essentielles dans la communication professionnelle. Prenez toujours le temps de relire votre courriel avant de l’envoyer. Vérifiez notamment le nom et l’adresse électronique du destinataire. Une lecture rapide vous permet de vous assurer que vous n’enverrez pas une faute de frappe embarrassante ou que vous ne vous adresserez pas à quelqu’un de manière incorrecte.

Pensez à utiliser des outils comme Grammarly ou des correcteurs orthographiques intégrés pour repérer les erreurs grammaticales et améliorer la qualité de votre écriture.

29. Ajouter l’adresse électronique à la fin

Pour éviter d’envoyer accidentellement un courriel incomplet, n’ajoutez l’adresse électronique du destinataire qu’une fois que vous avez fini de rédiger votre message. Cette simple étape permet d’éviter la situation malheureuse de l’envoi de pensées à moitié écrites ou d’informations incomplètes, garantissant ainsi une communication soignée et professionnelle.

30. Toujours tenir compte des différences culturelles

Le marketing par courrier électronique est l’un des moyens les plus efficaces d’atteindre un large public. Cependant, les différences culturelles peuvent facilement être à l’origine d’une mauvaise communication, en particulier lorsque votre destinataire ne peut pas voir vos expressions faciales ou votre langage corporel.

L’une des règles importantes de l’étiquette des courriers électroniques professionnels est d’adapter votre message aux normes culturelles de la région de votre destinataire (dans la mesure du possible). Tenez compte de ses coutumes, de son style de communication et de ses préférences locales.

Il est également important de tenir compte des différences de fuseaux horaires. Par exemple, si vous envoyez une campagne de courrier électronique pour un produit ou un service, programmez son envoi pendant les heures de travail correspondant à l’endroit où se trouve votre destinataire.

31. Segmentez vos communications d’entreprise

La segmentation de votre liste d’adresses électroniques vous permet de cibler des groupes spécifiques, améliorant ainsi la pertinence et l’efficacité de votre marketing par courriel. Si vous utilisez un service de messagerie électronique, assurez-vous qu’il dispose d’une fonction de segmentation.

Par exemple, si vous faites la promotion de services, segmentez votre liste en fonction des propriétaires d’entreprises, des blogueurs et des développeurs. Ainsi, chaque groupe reçoit un contenu qui répond directement à ses besoins.

32. Protéger la vie privée du destinataire

Le courrier électronique n’est pas aussi privé qu’il n’y paraît. Même si vous supprimez un courriel, il peut encore exister sur des serveurs ou des sauvegardes. Réfléchissez à la façon dont votre message pourrait être perçu s’il était partagé avec un public non ciblé, tel qu’un collègue, un concurrent ou un employeur.

Pour protéger le courrier électronique d’une personne, évitez de partager des informations sensibles telles que des identifiants de connexion, des données personnelles ou des informations confidentielles. Envisagez d’utiliser des services de messagerie cryptée ou des plateformes qui mettent l’accent sur la confidentialité lorsque vous abordez des sujets sensibles.

33. Éviter les majuscules

Écrire en majuscules dans un courriel peut donner l’impression que vous criez et peut donner une mauvaise impression. Dans le cadre de l’étiquette des courriels, il convient de s’en tenir à des phrases majuscules, comme dans toute communication formelle.

Exemple : Au lieu d’écrire « VEUILLEZ EXAMINER CE DOCUMENT IMMÉDIATEMENT », dites « VEUILLEZ EXAMINER CE DOCUMENT LE PLUS TÔT POSSIBLE ».

34. Faire preuve de discrétion

Soyez prudent lorsque vous partagez des informations par courrier électronique, car les messages peuvent être transférés ou consultés ultérieurement. Évitez d’envoyer des informations très sensibles, telles que des mots de passe ou des données financières, par courrier électronique.

Par exemple, si vous devez envoyer un document sécurisé lié à un compte d’utilisateur, envisagez d’utiliser un service de partage de fichiers avec protection par mot de passe ou cryptage.

35. Inclure un appel à l’action

Un appel à l’action (CTA) est essentiel pour respecter l’étiquette des courriels, car il indique au destinataire ce qu’il doit faire ensuite. Qu’il s’agisse de demander un retour d’information, d’organiser une réunion ou de partager un nouvel article de blog, un appel à l’action clair augmente l’engagement.

Pour plus de clarté, placez votre CTA à la fin de votre e-mail, par exemple : « Veuillez examiner la proposition ci-jointe et me faire part de vos commentaires d’ici vendredi. »

36. Veillez à ce que votre message soit adapté aux mobiles

De nombreux destinataires liront votre courriel sur un appareil mobile. Veillez à ce que le format de votre courriel soit facile à lire sur un téléphone ou une tablette en gardant le message concis et en évitant les mises en page trop complexes.

Par exemple, Bluehost utilise des paragraphes courts et des en-têtes clairs et évite d’utiliser de grandes images lorsqu’il envoie aux utilisateurs du contenu promotionnel sur ses services.

Conclusion : L’étiquette des courriels professionnels

Alors que de nombreuses entreprises s’appuient sur diverses formes de communication pour collaborer, le courrier électronique reste l’une des méthodes les plus efficaces et les plus populaires pour la correspondance professionnelle. Le passage au travail hybride n’a fait qu’accroître la dépendance à l’égard du courrier électronique pour le partage, l’organisation et le stockage des informations.

Le volume de courriels envoyés et reçus quotidiennement augmente la probabilité de commettre des erreurs évitables, dont certaines peuvent avoir de graves conséquences professionnelles, y compris des problèmes de conformité. C’est là que l’étiquette des courriels professionnels entre en jeu.

Envisagez de passer à un plan de messagerie professionnelle Bluehost pour vous assurer que votre communication reste professionnelle et efficace. Avec un domaine d’email personnalisé, vous augmenterez la crédibilité de votre entreprise et profiterez d’une suite de fonctionnalités conçues pour améliorer votre expérience de communication par email. Commencez dès aujourd’hui et faites passer votre professionnalisme en matière d’email à un niveau supérieur !