30+ Reglas de Etiqueta de Correo Electrónico Empresarial que Todo Profesional Debe Conocer

Al enviar un correo electrónico a un cliente potencial, socio comercial o incluso a un colega, su mensaje es más que solo palabras: es un reflejo de usted y su organización. Aquí es donde entra en juego la etiqueta adecuada del correo electrónico empresarial. Siguiendo estas pautas, puedes evitar malentendidos y prevenir esos pequeños deslices que podrían proyectarte a ti o a tu empresa bajo una luz poco favorecedora.

Para asegurarse aún más de que sus correos electrónicos transmitan profesionalismo, considere usar un servicio de correo electrónico confiable como los planes de correo electrónico profesional de Bluehost, que ofrecen una dirección de correo electrónico pulida basada en dominio que se alinea con la identidad de su marca.

¿Qué es la etiqueta del correo electrónico empresarial?

La etiqueta adecuada del correo electrónico empresarial se refiere a las normas sociales que dan forma a la forma en que interactuamos entre nosotros a través del correo electrónico. Si bien las «reglas» específicas pueden cambiar ligeramente según la industria, la cultura de la empresa o incluso la generación a la que pertenezca, el principio básico sigue siendo el mismo: comunicación clara y respetuosa.

En el mundo de los negocios, los correos electrónicos suelen ser profesionales y directos. Sin embargo, a medida que crece su relación con los destinatarios de correo electrónico, ya sea un cliente o un colega, puede inyectar más personalidad en sus correos electrónicos.

Solo recuerda encontrar el equilibrio adecuado: informal, pero pulido. Esto ayuda a que las personas te vean como accesible, lo que les facilita conectarse y trabajar contigo.

¿Por qué es importante la etiqueta del correo electrónico empresarial?

La forma en que te comunicas refleja no solo tu profesionalismo, sino también tu ética de trabajo y atención al detalle. En un entorno empresarial, sus correos electrónicos pueden ser la primera impresión que alguien tenga de usted y de su empresa. Por eso es crucial hacerlo bien. Las empresas se benefician enormemente de establecer estándares de etiqueta de correo electrónico por algunas razones clave:

• Profesionalismo: Seguir la etiqueta de correo electrónico adecuada garantiza que usted y su empresa presenten una imagen pulida y competente.
• Eficacia: Los correos electrónicos bien redactados suelen ser claros, concisos y van directo al grano, lo que ahorra tiempo a todos.

Los mejores consejos para una etiqueta adecuada en el correo electrónico

1. Mantén un tono profesional

Incluso después de una llamada de descubrimiento productiva, es mejor mantener un tono profesional al hacer un seguimiento de los prospectos. Una línea de asunto clara y descriptiva y un saludo formal contribuirán en gran medida a causar la impresión correcta.

Por ejemplo, un recordatorio amistoso sobre su conversación anterior, una confirmación clara de la reunión y una mención ordenada de cualquier archivo adjunto mantiene las cosas profesionales pero accesibles. Una aprobación formal sigue siendo la apuesta más segura en esta etapa del proceso de venta.

Este nivel de etiqueta de correo electrónico empresarial es uno que cualquiera, prospecto o colega, seguramente apreciará.

2. Utiliza la puntuación adecuada

La puntuación del correo electrónico es como condimentar la comida: la cantidad justa la hace excelente, pero muy poco o demasiado puede dejar un mal sabor de boca.

Puntuación final

Cada frase tiene que sentirse completa. No dejes a tu lector colgado, ya sea un punto, un signo de interrogación o un signo de exclamación.

Ejemplo:

Incorrecto: «Hablé con Finanzas y aprobaron el acuerdo».

Correcto: «Hablé con Finanzas y aprobaron el acuerdo».

Use los signos de interrogación reflexivamente; Si te excedes, podrías sonar como si estuvieras dirigiendo un interrogatorio.

Incorrecto: «¿Cuál es tu estado? ¿Ya has hablado con tu equipo? ¿Está libre para una llamada mañana al mediodía?

Correcto: «Estoy revisando el estado de su equipo. ¿Está libre para una llamada mañana al mediodía para discutir cualquier cambio potencial?»

Punto y coma (;)

Piensa en el punto y coma como un puente entre dos pensamientos relacionados. Es como un apretón de manos que conecta dos ideas independientes: úsalo para que tus correos electrónicos fluyan mejor.

Incorrecto: «Ella puede llamarme mañana, puede darme una respuesta entonces».

Correcto: «Ella puede llamarme mañana; Entonces ella puede darme una respuesta.

Coma (,)

Las comas a menudo hacen tropezar a las personas, pero algunas reglas simples pueden salvar el día. Usa una coma antes de las conjunciones como «y» o «pero» para conectar dos oraciones completas.

Ejemplo: «Trabajé con un cliente similar el año pasado y sus tasas de apertura mejoraron en un 20%».

Además, coloque una coma después de las cláusulas introductorias para evitar confusiones.

Ejemplo: «Después de mejorar sus líneas de asunto, las tasas de apertura se dispararon».

Puntuación de saludo

Tu saludo marca la pauta. En el caso de los correos electrónicos formales, utiliza dos puntos después del nombre del destinatario.

Ejemplo: «Querida Sra. Frost:»

Una coma o incluso un guión largo funciona bien para un tono un poco más informal.

Ejemplo: «Hola Aja…»

Signos de exclamación

¡Usa los signos de exclamación con moderación! Si bien son excelentes para la emoción, demasiados pueden parecer demasiado entusiastas, casi hiperactivos.

Incorrecto: «¡Gracias de nuevo por lo de ayer! Hablé con Finanzas y ¡listo! ¡No puedo esperar para trabajar juntos!»

Correcto: «Gracias de nuevo por nuestra conversación. Hablé con Finanzas y estamos listos para comenzar. Esperamos trabajar juntos».

3. Practica una buena gramática

Puede que la gramática no sea el tema favorito de todos, pero dominar los conceptos básicos es imprescindible para cualquier correo electrónico profesional. Algunas confusiones comunes, como «allí» frente a «su» o «su» frente a «es», pueden dejar una impresión duradera (y no del tipo bueno).

Consejo profesional: Si la gramática no es tu fuerte, considera usar herramientas como Grammarly para mantener tu escritura libre de errores. Es como tener un editor en el bolsillo trasero, detectar errores e incluso darte información útil sobre tus hábitos de escritura.

4. Resiste los emojis en los correos electrónicos

Los emojis pueden ser divertidos y, en algunas industrias, incluso pueden aumentar sus tasas de apertura. Pero a menos que su destinatario los use primero o esté seguro de que se alinea con el tono de su marca, es mejor dejar las caras sonrientes y los pulgares hacia arriba para charlas informales.

Después de todo, quieres mostrar una etiqueta de correo electrónico empresarial amigable y accesible. Pero no a expensas de la imagen profesional.

5. Mantén las líneas de asunto descriptivas y cortas

Las líneas de asunto son lo primero que ve tu destinatario, ¡así que haz que cuente! Debe ser corto, ir al grano y dar al destinatario una idea clara de lo que puede esperar en el correo electrónico. Piensa en ello como el titular que invita a alguien a «hacer clic aquí» en lugar de ignorarlo.

Mal asunto: «Hola»

Esto deja al destinatario preguntándose: «Hola… ¿qué?» Es vago y no proporciona ninguna información útil.

Buen asunto: «Resumen de nuestra convocatoria del 2 de diciembre»

Las líneas de asunto como estas son claras y directas. Por lo tanto, el destinatario sabe exactamente de qué se trata el correo electrónico incluso antes de abrirlo.

6. Elige bien el saludo de tu correo electrónico

Elegir el saludo adecuado establece el tono de tu correo electrónico. ¿Debe ser casual o formal? Eso depende de a quién envíes un correo electrónico y de la naturaleza de tu relación. Para la mayoría de las situaciones, un saludo informal funciona bien y te ayuda a parecer accesible y seguro.

Los saludos informales incluyen:

• Hola
• Eh
• Hola
• Bueno [mañana, tarde], [Name]

Si envías un correo electrónico a alguien por primera vez, o si pertenece a una industria más conservadora, es mejor mantener las cosas formales hasta que estés familiarizado.

Los saludos formales incluyen:

• Caro [First name]
• Estimado Sr./Sra. [Last name]

Saludos que hay que evitar en un entorno profesional:

• Yo: Esto es demasiado casual e informal.
• ¡Eh!: Da la impresión de ser demasiado entusiasta.
• [Name]!: Es demasiado brusco como si les estuvieras ladrando.
• A quien corresponda: Es demasiado impersonal para la mayoría de los correos electrónicos.
• Estimado señor o señora: Un poco demasiado rígido para el lugar de trabajo moderno.
• Hola: Si realmente eres un amigo del destinatario, esto puede resultar más cómodo.
• Señores: Esto está desactualizado, por lo que puede excluirlo.
• Todo: Se siente frío e impersonal.

7. Deja una buena impresión con la firma de tu correo electrónico

Lo último que alguien lee en tu correo electrónico es tu despedida, así que asegúrate de que coincida con el tono de tu mensaje. Ya sea que tu correo electrónico sea informal o formal, tu línea de cierre debe reforzar el estado de ánimo general de la conversación.

Las despedidas informales funcionan bien si tu correo electrónico tiene un tono ligero o amigable:

• Gracias
• ¡Gracias de nuevo
• Mejor
• Bien
• ¡Feliz [day of the week]!
• Esperamos trabajar juntos
• Hablaremos pronto

Si tu correo electrónico tenía un tono más formal, mantén la firma profesional también:

• Gracias
• ¡Gracias por su tiempo
• Saludos
• Que tengas una maravillosa [day/weekend]

Firmas que se deben evitar:

• Sinceramente: Suena anticuado y demasiado formal.
• Atentamente: Se siente rígido y antinatural.
• Calurosamente: Demasiado casual y puede parecer demasiado personal.
• Respetuosamente: Da la impresión de ser demasiado formal, casi rígido.
• Xoxo: Es mejor dejarlo para los mensajes personales, no para el lugar de trabajo.
• Cordialmente: Tiene un ambiente anticuado y forzado.
• – [Your name]: Se siente demasiado brusco, como si te hubieras quedado sin cosas que decir.

8. Verifica tres veces el nombre y la dirección de tu destinatario

Este es un pequeño detalle que puede marcar una gran diferencia. Comprueba que has escrito correctamente el nombre de tu destinatario, especialmente en los correos electrónicos profesionales.

Tomarse el momento adicional para verificar su nombre (y dirección) muestra respeto y atención a los detalles. Es tan sencillo como abrir su perfil de LinkedIn o comprobar su firma de correo electrónico.

Y recuerda, no asumas que puedes acortar nombres como «Michael» a «Mike» a menos que te hayan dado luz verde al firmar con el apodo. Si su correo electrónico dice «Michael», quédate con eso.

9. Usar mayúsculas y minúsculas

Si bien es posible que esté acostumbrado a escribir en minúsculas en Slack o en mensajes de texto, la etiqueta profesional del correo electrónico exige que las oraciones estén en mayúsculas y minúsculas. Esto significa poner en mayúscula la primera letra de la primera palabra en cada oración y cualquier nombre propio.

Ejemplo:

Correcto: «Revisé los últimos servicios de SEO de Bluehost y son impresionantes».

Incorrecto: «Revisé los últimos servicios de SEO de Bluehost y son impresionantes».

10. Ten en cuenta el tono de tu correo electrónico

Transmitir el tono correcto en un correo electrónico puede ser complicado. Los estudios muestran que las personas a menudo sobreestiman qué tan bien se entenderá el tono de su correo electrónico. Si bien muchos piensan que sus destinatarios captarán su tono el 80% de las veces, la precisión real está más cerca del 56%.

¿Significa esto que la mitad de los correos electrónicos de tu empresa serán malinterpretados? No exactamente. Pero sí destaca la importancia de elegir cuidadosamente las palabras y considerar cómo el destinatario podría interpretarlas.

Aquí tienes algunos consejos de etiqueta para el correo electrónico empresarial que te aseguras de que te encuentras con claridad:

Evite el lenguaje negativo: Palabras como «problema», «problema», «lamentable» y «fracaso» pueden hacer que tu mensaje parezca demasiado duro o ansioso. Incluso si estás dando malas noticias, suaviza el lenguaje para mantener un tono positivo y profesional.

Sáltate el sarcasmo: El sarcasmo rara vez se traduce bien en los correos electrónicos y podría malinterpretarse fácilmente.

Mal ejemplo: «Claro, estoy seguro de que el equipo se pondrá manos a la obra de inmediato, después de todo, ¿quién trabaja realmente los viernes?»

Buen ejemplo: «Intentemos revisar esto para el lunes para que las cosas sigan funcionando sin problemas».

Elimina los adjetivos excesivos: Las palabras descriptivas como «muy», «realmente» o «extremadamente» pueden hacer que parezcas demasiado emocional o dramático. Mantén un tono tranquilo y sereno.

Mal ejemplo: «¡Estoy muy, muy emocionado por esto!»

Buen ejemplo: «Estoy ansioso por ver cómo resulta esto».

Refleja el tono de tu destinatario: Si son informales, puedes igualar eso, pero si son formales, mantente profesional. Esto ayuda a garantizar que esté alineado con sus expectativas.

En caso de duda, levante el teléfono: Para cualquier conversación que pueda ser delicada o malinterpretarla fácilmente, una llamada rápida o un chat de video suele ser la mejor ruta.

11. Utiliza siempre fuentes y formatos estándar

Si quieres que tus correos electrónicos sean fáciles de leer (y que tengan un aspecto profesional), quédate con lo básico. El uso de fuentes elegantes, colores llamativos o formatos exagerados no te hace destacar, solo hace que tu correo electrónico sea más difícil de leer. Manténgalo simple con fuentes estándar como Arial o Times New Roman, y siempre use texto negro en un tamaño legible.

Si vas a copiar y pegar texto de otra fuente, borra primero el formato para asegurarte de que todo parezca coherente. En una Mac, puede hacer esto con Comando + , y en una PC, use Ctrl + Shift + N.

12. Acorta tus URLs

Las URL largas y difíciles de manejar pueden saturar tu correo electrónico y dificultar que tu destinatario lo siga. En lugar de pegar una URL larga, use un hipervínculo o una versión abreviada para mantener las cosas ordenadas.

Incorrecto: Echa un vistazo a este artículo: https://www.bluehost.com/blog/business-fundamentals-how-to-create-a-professional-looking-email/

Correcto: Echa un vistazo a este artículo sobre cómo crear un correo electrónico de aspecto profesional.

13. Llama a los archivos adjuntos

Avisa siempre a tu destinatario cuando hayas adjuntado un archivo, para que no se lo pierda. Una simple mención como: «He adjuntado el documento para su revisión», garantiza que estén al tanto. Si está reenviando una cadena de correo electrónico larga, recuerde volver a adjuntar cualquier archivo importante o simplemente reenviar el hilo original que incluye el archivo adjunto.

Al enviar archivos grandes, como videos o imágenes de alta resolución, es mejor subirlos a un servicio en la nube como Google Drive o Dropbox, y luego compartir un enlace. Esto evita problemas de entrega de correo electrónico debido al gran tamaño de los archivos y mantiene todo más organizado.

14. Perfecciona tu firma de correo electrónico

La firma de correo electrónico es otra etiqueta importante del correo electrónico empresarial que hay que tener en cuenta. Su firma de correo electrónico puede parecer una ocurrencia tardía, pero es crucial para dejar una impresión duradera. Una firma bien elaborada transmite profesionalismo y proporciona a los destinatarios un fácil acceso a su información de contacto o sitio web.

Tu firma debe ser limpia, simple y directa. Incluye detalles clave como:

• Te llamas
• Puesto de trabajo
• Perfil de LinkedIn o sitio web de la empresa
• Número de teléfono

Considera la posibilidad de utilizar herramientas profesionales de generación de firmas de correo electrónico para crear rápidamente una firma pulida y profesional. Una gran firma refuerza tu marca y ofrece una forma cómoda para que la gente aprenda más sobre ti o tu trabajo. Y no olvide configurar su firma automáticamente al final de cada correo electrónico: ¡es mucho más fácil eliminarla si es necesario que agregarla manualmente cada vez!

15. Rellena correctamente los campos de tu correo electrónico

Para: Aquí es donde pones la dirección de correo electrónico de la persona con la que estás contactando directamente.

Cc: Use este campo cuando desee que alguien vea el mensaje, pero no necesite que responda a los correos electrónicos. Es útil cuando compartes información importante o conectas a personas.

Cco: Este campo le permite copiar a alguien en el correo electrónico sin que el destinatario principal lo sepa. Por ejemplo, si envías un correo electrónico a «John Doe» y a «Jane Smith», John no sabrá que Jane lo recibió.

16. Utilice Bcc de manera adecuada

CCO es una herramienta útil para mantener la privacidad de las direcciones de correo electrónico, especialmente en los mensajes grupales. Por ejemplo, al enviar un correo electrónico a una lista grande sobre una nueva actualización de funciones, CCO a todos los destinatarios para proteger sus datos de contacto.

Para su información general: Puede enviar una copia en copia a alguien cuando desee que vea un mensaje, pero no necesita que participe en conversaciones continuas.

Cortesía común: Use CCO para eliminar a alguien de un hilo de correo electrónico de manera cortés. Por ejemplo, si tu supervisor te presenta a un contacto, responde con: «Cambiarme [name] a CCO para evitar saturar su bandeja de entrada».

17. Use ‘responder a todos’ con moderación

Respuesta: Hacer clic en «Responder» significa que responde solo a la última persona que le envió un correo electrónico o al remitente original si está respondiendo al primer mensaje.

Responder a todos: Cuando seleccionas «Responder a todos», tu mensaje se envía a todas las personas que figuran en los campos «Para» y «Cc». Esto es útil cuando se aborda un problema que todos los participantes en el hilo deben conocer o cuando varias personas necesitan la misma información.

Es mejor usar «Responder» a menos que estés seguro de que todo el grupo necesita ver tu respuesta. El uso excesivo de «Responder a todos» puede saturar las bandejas de entrada y molestar a los destinatarios.

18. Piensa antes de reenviar

Al reenviar correos electrónicos comerciales, tenga en cuenta los siguientes consejos de etiqueta para correos electrónicos comerciales:

• Algunos correos electrónicos son privados o confidenciales, así que tenga cuidado al reenviarlos. Compruebe siempre si la información debe permanecer confidencial.
• Al reenviar un hilo largo, incluya un resumen de lo que se está discutiendo para ahorrar tiempo al destinatario. No hay nada peor que recibir una larga cadena de correos electrónicos con solo un vago «FYI» en la parte superior.

Si quieres iniciar un nuevo hilo de conversación, actualiza las líneas de asunto para que reflejen lo siguiente:

• Mismo asunto del hilo: FW: Actualización del plugin Bluehost
• Nueva línea de asunto del hilo: ¡Actualización importante! FW: Detalles del plugin Bluehost

19. Responda con prontitud

El momento adecuado para responder a un correo electrónico varía en función de la relación:

Compañeros de equipo inmediatos: Responda en un plazo de 12 horas. La comunicación rápida garantiza una colaboración fluida, especialmente cuando se trata de proyectos o plazos.

Colegas generales: Para todos los demás en su empresa, trate de responder dentro de las 24 horas. Si no puede atender su solicitud de inmediato, confirme el correo electrónico y proporcione un plazo para el seguimiento.

Contactos externos: Los clientes externos, como los que preguntan sobre los servicios, suelen esperar una respuesta al final de la semana en la que se pusieron en contacto. Para contactos más valiosos, intente responder a los correos electrónicos dentro de las 24 horas.

Para aquellos que trabajan en roles de cara al cliente, es importante recordar que el 88% de los clientes esperan que una ventana de respuesta adecuada sea de una hora. Establecer horarios de respuesta por correo electrónico es una de las mejores maneras de estar al tanto de la comunicación y garantizar un flujo de trabajo fluido.

20. Establecer respuestas informativas fuera de la oficina

Si vas a estar lejos de tu correo electrónico durante un período prolongado, una respuesta automática de fuera de la oficina (OOO) permite a las personas saber cuándo pueden esperar recibir una respuesta tuya. Aquí hay algunas cosas que se deben y no se deben hacer para elaborar una respuesta OOO efectiva teniendo en cuenta la etiqueta del correo electrónico comercial:

HACER: Menciona cuánto tiempo no estarás disponible. Por ejemplo: «Estaré fuera de la oficina [date] de a [date] y responderé a los correos electrónicos a mi regreso».

NO: Establece una respuesta OOO si solo te vas a ir un día. Las ausencias cortas generalmente no requieren esto.

HACER: Incluya a otra persona con quien ponerse en contacto para asuntos urgentes. Por ejemplo, «Para consultas urgentes sobre Bluehost, póngase en contacto con [name] nosotros en [email].»

NO: Nombra a un colega en tu mensaje de OOO sin antes informarle que aparecerá como contacto alternativo.

HACER: Incluye «Fuera de la oficina» o «OOO» en tu línea de asunto para que las personas reconozcan de inmediato que es una respuesta automática.

NO: Compartir en exceso. No es necesario que expliques a dónde vas o por qué estás fuera.

Si te vas a tomar unas vacaciones más largas, considera la posibilidad de establecer un sistema para situaciones realmente urgentes, como revisar tus mensajes una vez al día.

21. Seguimiento de las aperturas de correo electrónico y las tasas de clics

En lugar de enviar un seguimiento como «¿Viste mi correo electrónico?», utiliza herramientas de seguimiento de correo electrónico. Esta función le permite saber cuándo se abrió su correo electrónico y cuándo se hizo clic en los enlaces, lo que le da una idea de si es hora de hacer un seguimiento.

Si tu contacto no ha respondido en un plazo razonable, busca una razón no intrusiva para hacer un seguimiento. Por ejemplo, «Me encontré con un artículo sobre optimización de sitios web que pensé que te resultaría interesante, aquí está el enlace».

22. No agregues advertencias de ‘Enviado desde mi teléfono’

Una de las reglas importantes de etiqueta del correo electrónico empresarial es evitar incluir «Enviado desde mi iPhone» o «Enviado desde mi teléfono, disculpe cualquier error tipográfico». Este mensaje a veces puede parecer una excusa para enviar correos electrónicos mal revisados. En su lugar, trata de revisar tu correo electrónico incluso cuando estés en movimiento, asegurando un tono profesional y minimizando los errores ortográficos.

23. Preséntate

Nunca asumas que el destinatario sabe quién eres, especialmente si se trata de una comunicación por primera vez. Comience su correo electrónico con una breve introducción: «Mi nombre es [Your Name], y soy especialista en productos en Bluehost».

Si se han conocido antes pero no están seguros de si lo recuerdan, recuérdeles amablemente su última interacción: «Hablamos el mes pasado sobre las nuevas funciones del correo electrónico profesional de Bluehost».

24. Estructura bien el correo electrónico

Una etiqueta de correo electrónico profesional siempre debe incluir estos elementos:

• Línea de asunto: Sé específico y conciso. Por ejemplo, «Seguimiento de la propuesta de asociación con Bluehost».
• Saludo: Diríjase al destinatario de manera cortés y apropiada (por ejemplo, «Hola [Name]»).
• Cuerpo: Mantén tu mensaje claro y directo. Comience con la información más importante y, si es necesario, organice el contenido del cuerpo de su correo electrónico en viñetas o listas numeradas para una mejor legibilidad.
• Despedida: Elija un cierre apropiado (por ejemplo, «Saludos cordiales», «Gracias», etc.).
• Firma: Incluya su nombre, cargo, empresa y datos de contacto.

Separar estos elementos con párrafos o espaciados garantiza que su mensaje sea fácil de leer y digerir.

25. Cuidado con el humor

El humor es complicado en los correos electrónicos porque carece de expresiones faciales y tono de voz, lo que hace que sea fácil malinterpretarlo. Es mejor evitar el humor en los correos electrónicos profesionales a menos que tengas una relación cercana con el destinatario.

Lo que te parece gracioso puede no ser divertido para los demás y, en algunos casos, puede parecer insensible o inapropiado. En caso de duda, deja el humor fuera de tu comunicación por correo electrónico.

26. Responde a todos tus correos electrónicos

Con el gran volumen de correos electrónicos que recibe a diario, es comprensible que se pierda algunos. Para manejar esto, mantenga su bandeja de entrada organizada e intente responder a tantos correos electrónicos como sea posible.

Incluso si has recibido un correo electrónico por error, es de buena educación responder. Una breve respuesta como:

«Creo que querías enviar este correo electrónico a otra persona. Solo quería hacértelo saber para que puedas reenviarlo a la persona correcta».

Esta pequeña cortesía refleja un alto nivel de profesionalismo en el correo electrónico.

27. Utiliza una dirección de correo electrónico profesional

El uso de una dirección de correo electrónico profesional es otra regla importante de etiqueta de correo electrónico que se debe seguir al realizar una comunicación comercial escrita. Si trabajas por cuenta propia o utilizas un correo electrónico personal para la correspondencia relacionada con el trabajo, asegúrate de que la dirección sea profesional y adecuada.

Por ejemplo, un correo electrónico como [email protected] es mucho mejor que [email protected]. Es esencial mantener el profesionalismo, especialmente cuando se interactúa con clientes o socios.

Lea también: Cómo crear un correo electrónico de aspecto profesional

28. Revisa siempre antes de pulsar enviar

La gramática y la ortografía adecuadas son cruciales en la comunicación empresarial. Tómate siempre un momento para revisar tu correo electrónico antes de enviarlo. Esto incluye verificar el nombre y la dirección de correo electrónico del destinatario. Un escaneo rápido garantiza que no enviará un error tipográfico vergonzoso ni se dirigirá a alguien incorrectamente.

Considere usar herramientas como Grammarly o correctores ortográficos incorporados para detectar errores gramaticales y mejorar la calidad de su escritura.

29. Agregue la dirección de correo electrónico al final

Para evitar enviar accidentalmente un correo electrónico incompleto, agregue la dirección de correo electrónico del destinatario solo después de que haya terminado de escribir su mensaje. Este simple paso puede evitar la desafortunada situación de enviar pensamientos a medio escribir o información incompleta, asegurando una comunicación pulida y profesional.

30. Ten siempre en cuenta las diferencias culturales

El marketing por correo electrónico es una de las formas más efectivas de llegar a una amplia audiencia. Sin embargo, las diferencias culturales pueden causar fácilmente problemas de comunicación, especialmente cuando su destinatario no puede ver sus expresiones faciales o lenguaje corporal.

Una de las reglas importantes de etiqueta del correo electrónico empresarial es personalizar su mensaje para que se adapte a las normas culturales de la región de su destinatario (siempre que sea posible). Ten en cuenta sus costumbres, estilo de comunicación y preferencias locales.

También es importante tener en cuenta las diferencias de zona horaria. Por ejemplo, si está enviando una campaña de correo electrónico para un producto o servicio, prográmela para que se envíe durante el horario laboral adecuado para la ubicación de su destinatario.

31. Segmenta las comunicaciones de tu empresa

Segmentar su lista de correo electrónico le permite dirigirse a grupos específicos, mejorando la relevancia y la eficacia de su marketing por correo electrónico. Si utilizas un servicio de correo electrónico, asegúrate de que tenga una función de segmentación.

Por ejemplo, si estás promocionando servicios, segmenta tu lista en propietarios de negocios, blogueros y desarrolladores. Por lo tanto, cada grupo recibe contenido que habla directamente de sus necesidades.

32. Proteger la privacidad del destinatario

El correo electrónico no es tan privado como parece. Incluso si eliminas un correo electrónico, es posible que siga existiendo en servidores o copias de seguridad. Considere cómo se vería su mensaje si se compartiera con una audiencia no deseada, como un colega, un competidor o un empleador.

Para proteger el correo electrónico de alguien, evite compartir información confidencial como detalles de inicio de sesión, datos personales o información de propiedad. Considere la posibilidad de utilizar servicios o plataformas de correo electrónico encriptados que hagan hincapié en la privacidad cuando se hable de temas delicados.

33. Evite usar mayúsculas

Escribir en mayúsculas en un correo electrónico puede hacer que parezca que estás gritando y puede dar una impresión equivocada. Como regla de etiqueta de correo electrónico adecuada, apégate a las mayúsculas y minúsculas de las oraciones como lo harías en cualquier comunicación formal.

Ejemplo: En lugar de escribir: «¡POR FAVOR, REVISE ESTE DOCUMENTO INMEDIATAMENTE!», diga: «Por favor, revise este documento lo antes posible».

34. Discreción de uso

Tenga cuidado al compartir información por correo electrónico, ya que los mensajes se pueden reenviar o acceder a ellos más tarde. Evite enviar información altamente confidencial, como contraseñas o detalles financieros, a través del correo electrónico regular.

Por ejemplo, si necesita enviar un documento seguro relacionado con una cuenta de usuario, considere la posibilidad de utilizar un servicio de intercambio de archivos con protección por contraseña o cifrado.

35. Incluye una llamada a la acción

Una llamada a la acción (CTA) es esencial para una etiqueta adecuada en el correo electrónico porque dirige al destinatario sobre qué hacer a continuación. Ya sea que estés solicitando comentarios, solicitando una reunión o compartiendo una nueva publicación de blog, un CTA claro aumenta la participación.

Coloca tu CTA al final de tu correo electrónico para mayor claridad, como: «Por favor, revisa la propuesta adjunta y hazme saber tus comentarios antes del viernes».

36. Asegúrate de que tu mensaje sea compatible con dispositivos móviles

Muchos destinatarios leerán su correo electrónico en un dispositivo móvil. Asegúrese de que el formato de su correo electrónico sea fácil de leer en un teléfono o tableta manteniendo el mensaje conciso y evitando diseños demasiado complejos.

Por ejemplo, Bluehost utiliza párrafos cortos y encabezados claros y evita el uso de imágenes grandes cuando envía a los usuarios contenido promocional sobre sus servicios.

Terminando: Etiqueta profesional de correo electrónico empresarial

Si bien muchas empresas dependen de diversas formas de comunicación para colaborar, el correo electrónico sigue siendo uno de los métodos más efectivos y populares para la correspondencia profesional. El cambio al trabajo híbrido no ha hecho más que aumentar la dependencia del correo electrónico para compartir, organizar y almacenar información.

Con el gran volumen de correos electrónicos enviados y recibidos a diario, existe una mayor probabilidad de cometer errores evitables, algunos de los cuales pueden tener graves consecuencias profesionales, incluidos problemas relacionados con el cumplimiento. Aquí es donde entra en juego la etiqueta del correo electrónico empresarial.

Considere actualizar a un plan de correo electrónico profesional de Bluehost para garantizar que su comunicación se mantenga profesional y eficiente. Con un correo electrónico de dominio personalizado, elevará la credibilidad de su negocio y disfrutará de un conjunto de funciones diseñadas para mejorar su experiencia de comunicación por correo electrónico. ¡Comience hoy y lleve el profesionalismo de su correo electrónico al siguiente nivel!