Les fondamentaux de l’entreprise : Comment créer un courriel professionnel

Vous utilisez toujours une adresse électronique personnelle obsolète pour vos communications professionnelles ? Si c’est le cas, il est temps de changer. L’établissement d’une adresse électronique professionnelle est essentiel pour améliorer l’image et l’efficacité de votre entreprise.

Une étude récente de Forbes souligne que 81 % des entreprises intègrent le courrier électronique dans leurs stratégies de marketing, et que le chiffre d’affaires mondial du marketing par courrier électronique devrait atteindre 12,33 milliards de dollars en 2024. Rédiger des courriels clairs, bien organisés et visuellement attrayants permet non seulement de faire bonne impression, mais aussi de respecter le temps du destinataire. Un courriel d’apparence professionnelle ne sert pas seulement à transmettre des informations, il reflète votre image et celle de votre organisation.

Dans ce blog, nous examinerons l’importance d’avoir une adresse électronique professionnelle et nous donnerons des conseils pratiques sur la manière d’en créer une.

L’importance de la communication professionnelle par courrier électronique

Le courrier électronique professionnel est un outil essentiel pour les entreprises. Il offre plusieurs avantages qui peuvent avoir un impact important sur leurs performances. Tout d’abord, il vous aide à mettre un pied dans la porte en suscitant l’intérêt pour vos produits et services. Le fait de tenir les consommateurs informés par le biais d’un courrier électronique professionnel favorise la confiance et les relations, tout en permettant d’atteindre efficacement les utilisateurs mobiles. Ce mode de communication attire davantage de visiteurs sur le site web, tout en permettant de gagner du temps et d’assurer un flux d’informations régulier.

En outre, en maintenant l’engagement des clients, l’e-mail professionnel crée des pistes, développe un retour d’information perspicace et favorise la récurrence des affaires. Il offre le cadre idéal pour raconter des histoires, ce qui renforce les relations avec les fournisseurs et accroît la reconnaissance de la marque. En définitive, l’envoi d’e-mails professionnels améliore la communication avec les clients et aide les entreprises à se développer et à renforcer leur présence en ligne.

En revanche, les courriels désinvoltes ou mal rédigés risquent d’être perçus comme non professionnels ou de se retrouver dans les dossiers de spam, ce qui compromet la crédibilité et l’efficacité de l’entreprise.

Ce qui donne à vos courriels un aspect professionnel

Lorsque vous parcourez votre boîte de réception, il est facile de distinguer les courriels professionnels des spams ou des messages personnels. Mais quels sont les éléments spécifiques qui permettent aux courriels professionnels de se démarquer ?

Adresse électronique professionnelle

Une adresse électronique professionnelle se distingue des autres noms d’utilisateur de votre boîte de réception. Elle est facile à identifier parce qu’elle utilise un domaine personnalisé (au lieu d’un compte Gmail personnel) et qu’elle suit des formats familiers.

Des exemples de courriels d’apparence professionnelle sont [email protected] et [email protected].

Une signature de courriel

Le contenu d’un courriel professionnel est également important. La plupart des professionnels ont une signature au bas de leur message, qui comprend le nom de leur entreprise, leur fonction et leurs coordonnées. De nombreuses entreprises intègrent une marque dans leur signature, par exemple un logo.

Utiliser des polices familières

Vous pouvez deviner si un courriel est professionnel ou non avant même d’en lire le contenu. Les courriels professionnels utilisent des polices de caractères standard (et des tailles de police) faciles à lire. Arial, Helvetica, Times New Roman et Trebuchet sont des polices couramment utilisées par les entreprises réputées.

La plupart des entreprises s’en tiennent au texte noir pour le contenu de leurs courriels. Les polices de caractères difficiles à lire et les couleurs vives sont souvent le signe d’un spam ou d’un phishing.

Une conception adaptée aux mobiles

De plus en plus de personnes utilisent des appareils mobiles pour lire et envoyer des courriels. En fait, 46 % de tous les courriels sont ouverts sur mobile. La conception d’e-mails adaptés aux mobiles est désormais une attente des clients.

Si votre promotion par courriel ou votre bulletin d’information n’est pas optimisé pour les mobiles, vous risquez de nuire à la crédibilité de votre entreprise. Toutefois, ce critère s’applique principalement aux courriels HTML. Les courriels en texte brut s’adaptent automatiquement aux écrans mobiles.

Bien que plusieurs facteurs entrent en ligne de compte dans la création d’un courrier électronique professionnel, concentrons-nous sur l’essentiel : la création d’une adresse électronique professionnelle.

Comment créer un courriel professionnel

Maintenant que vous savez ce qui fait un courriel professionnel, il est temps de configurer votre courriel professionnel.

En règle générale, vous devez configurer votre adresse électronique professionnelle lorsque vous enregistrez votre domaine et que vous commencez à créer votre site web.

Toutefois, si vous avez déjà un site web mais que vous utilisez encore des adresses électroniques personnelles, vous pouvez toujours créer des adresses électroniques professionnelles après avoir créé votre site web.

1. Sélectionner un hôte

Pour créer un courrier électronique de qualité professionnelle, vous devez faire appel à un hébergeur de courrier électronique. Un hébergeur de messagerie fournit des serveurs aux entreprises qui ont besoin de stocker et de gérer des courriels.

Les services d’hébergement de messagerie pour les entreprises sont généralement facturés mensuellement ou annuellement, contrairement aux serveurs webmail gratuits (comme Gmail ou Yahoo) que vous pouvez utiliser pour créer des comptes de messagerie personnels.

Lorsque vous cherchez un fournisseur d’hébergement pour votre site web, vous pouvez choisir un fournisseur comme Bluehost qui inclut le webmail.

Certains fournisseurs d’hébergement incluent automatiquement un nombre limité de courriels lorsque vous achetez un domaine et un plan d’hébergement web. Toutefois, si vous avez besoin d’un plus grand nombre d’e-mails pour vos employés, vous devrez acheter un plan d’extension d’e-mail.

Vous pouvez également utiliser Google Workspace pour créer des adresses électroniques professionnelles avec un domaine personnalisé.

2. Se connecter à un client de messagerie

Si vous créez des emails professionnels avec votre hébergeur, vous pouvez utiliser votre domaine personnalisé comme adresse email. Par exemple, au lieu de créer [email protected], vous créerez [email protected].

Après avoir créé les courriels, vous devez connecter les adresses électroniques à un client de messagerie, tel que Gmail ou Outlook. Un client de messagerie vous permet de lire, d’envoyer et de gérer des courriels. En d’autres termes, c’est l’application qui permet à chaque utilisateur de se connecter et de consulter ses courriels.

Votre fournisseur d’hébergement devrait fournir des instructions permettant de se connecter à n’importe quel client de messagerie.

3. Choisir un format pour les noms d’utilisateur

Après avoir sélectionné votre hôte et votre client de messagerie, vous devez choisir un format de messagerie professionnel. Par exemple, vous pouvez utiliser [email protected] ou [email protected].

Nous recommandons d’utiliser une seule formule pour tous les salariés.

4. Connectez-vous à votre logiciel d’automatisation du courrier électronique

Si vous utilisez une plateforme d’automatisation du marketing pour envoyer des lettres d’information ou des courriels transactionnels, vous devez connecter vos comptes de messagerie professionnelle.

Recherchez la configuration de l’e-mail dans les paramètres généraux ou dans la section « Envoi d’e-mails ». Votre plateforme d’automatisation vous expliquera comment connecter et vérifier vos adresses électroniques professionnelles.

En connectant votre adresse électronique professionnelle à votre logiciel d’automatisation, vous vous assurez que vos courriels de marketing proviennent de votre adresse professionnelle.

Votre fournisseur de services d’automatisation de l’envoi d’e-mails devrait également vous guider dans les étapes d’authentification de votre domaine. L’authentification des courriels permet de s’assurer que vos messages n’atterrissent pas dans le dossier spam.

Lorsque vous vérifiez votre domaine, votre fournisseur de messagerie ajoute des informations à l’en-tête de l’e-mail qui confirment que le message provient véritablement du domaine dans le champ « expéditeur ».

Meilleures pratiques pour créer un courriel professionnel

Maintenant que vous savez comment configurer votre courrier électronique professionnel, examinons de plus près le choix du format du nom d’utilisateur.

Il ne suffit pas d’utiliser un domaine personnalisé dans votre adresse électronique. Vous devez vous assurer que le reste de l’adresse électronique est professionnel.

Veillez à respecter ces bonnes pratiques et à prêter attention aux normes propres à votre secteur d’activité.

Faire en sorte que les noms d’utilisateur soient lisibles

Pour de meilleurs résultats, choisissez une formule de nom d’utilisateur simple et facile à lire. La plupart des courriels professionnels contiennent une combinaison du nom et du prénom de l’employé ou de ses initiales.

Les courriels utilisant uniquement le prénom ont gagné en popularité ces dernières années. D’une part, le fait de n’utiliser que le prénom génère des courriels plus courts et plus faciles à lire. D’autre part, vous devrez créer d’autres courriels pour les employés qui partagent le même prénom.

Si vous avez beaucoup d’employés, vous pouvez éviter de n’utiliser que le prénom.

Ne pas inclure de chiffres ou de symboles

Les chiffres dans un nom d’utilisateur indiquent généralement une adresse électronique personnelle. Cependant, l’ajout de chiffres à une adresse électronique la rend plus difficile à taper et à mémoriser. C’est pourquoi un courriel professionnel ne doit contenir que des lettres.

Évitez les symboles inutiles ou les accents sur les caractères. Certains courriels incluent un point entre le prénom et le nom de famille, mais cela devrait être la seule exception.

Limiter l’utilisation des titres de postes dans les courriels

Même si vos courriels doivent avoir un aspect professionnel, vous devez donner l’impression qu’ils proviennent d’un être humain. L’utilisation d’un titre de poste comme nom d’utilisateur, tel que [email protected], donne à vos messages un aspect moins personnel.

En outre, la gestion des comptes de messagerie peut s’avérer difficile si vous embauchez de nouveaux employés ou si vous créez de nouveaux rôles.

Il existe quelques exceptions à la règle de l’intitulé de poste. La plupart des entreprises disposent d’adresses électroniques génériques pour les informations générales ou l’assistance à la clientèle.

Dans ce cas, il convient d’utiliser un titre de poste comme nom d’utilisateur. Enfin, certains courriels transactionnels (tels que les courriels de réinitialisation de mot de passe) peuvent utiliser un nom d’utilisateur « sans réponse » afin que les destinataires comprennent qu’ils ne peuvent pas contacter un employé de cette manière.

Idées d’adresses électroniques professionnelles

Vous êtes préoccupé par le choix d’une formule de nom d’utilisateur acceptable ?

Voici la bonne nouvelle :

Il n’est pas nécessaire d’inventer quelque chose de nouveau. Il est préférable de choisir des formules couramment utilisées que les clients reconnaissent déjà comme professionnelles.

Voici quelques-unes des formules les plus courantes utilisées par les entreprises pour les noms d’utilisateur des courriels :

• [email protected]
• [email protected] ou [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Lorsque vous choisissez votre formule de nom d’utilisateur, tenez compte de la taille de votre entreprise, du ton de votre marque et des normes de votre secteur d’activité.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de la rédaction d’un courriel professionnel ?

Négliger la personnalisation

Les courriels qui ne sont pas personnalisés, c’est-à-dire qui ne sont pas adressés par le nom ou adaptés aux besoins du destinataire, paraissent impersonnels. En vous adressant spécifiquement au client dans votre courriel, vous établissez un rapport plus profond et vous montrez que vous appréciez sa situation.

Omettre la relecture

L’envoi d’un courriel contenant des fautes d’orthographe, de grammaire ou de typographie peut nuire à votre image professionnelle. Relisez toujours attentivement votre courriel pour vous assurer qu’il ne contient pas d’erreurs et qu’il est impeccable.

Utiliser un ton inapproprié

Le choix d’un mauvais ton, qu’il soit trop décontracté ou trop formel, risque d’induire en erreur vos intentions et de vous faire paraître peu professionnel. Modifiez votre ton en fonction du contexte et de la relation avec le destinataire.

Surcharge de courriels

Bombarder les destinataires d’un trop grand nombre d’e-mails peut entraîner une certaine frustration. Soyez stratégique quant à la fréquence de vos courriels afin de ne pas submerger votre public et de vous assurer que vos messages sont bien reçus.

Rédaction d’une ligne d’objet peu claire ou trompeuse

La ligne d’objet doit refléter clairement le contenu de votre courriel. Une ligne d’objet trompeuse ou vague peut prêter à confusion et réduire la probabilité que votre courriel soit ouvert.

Manque de professionnalisme

Veillez à ce que votre courrier électronique conserve un ton et un format professionnels. Évitez l’argot, le langage informel et le formatage non professionnel pour préserver votre crédibilité.

Oublier un appel à l’action (CTA)

Un appel à l’action clair dirige le destinataire vers les étapes suivantes, telles que l’organisation d’une réunion, la réponse à une question ou une autre action. L’absence d’appel à l’action peut être source de confusion ou d’inactivité.

Utilisation d’un jargon et d’abréviations peu familiers

Évitez d’utiliser un jargon ou des abréviations que tous les destinataires ne comprendront pas. Pour rendre votre message plus accessible et compréhensible, utilisez un langage clair et simple.

Être robotisé

Un ton excessivement formel ou mécanique peut sembler peu sincère. Efforcez-vous d’adopter un ton conversationnel mais professionnel qui montre votre personnalité et contribue à intéresser le destinataire.

Dernières réflexions

L’élaboration d’un courrier électronique professionnel est un aspect crucial d’une communication commerciale efficace, qui a un impact significatif sur l’image et le succès opérationnel de votre entreprise. Un courriel bien conçu renforce non seulement la réputation et l’efficacité de votre entreprise, mais joue également un rôle clé en suscitant l’intérêt pour vos produits et services, en instaurant la confiance et en maintenant l’engagement des clients.

Pour faire bonne impression, il est essentiel d’utiliser une adresse électronique professionnelle, de maintenir une structure claire et d’éviter les pièges les plus courants. La personnalisation, l’attention portée aux détails et un ton professionnel cohérent garantissent l’efficacité et l’impact de vos courriels.

En adoptant les meilleures pratiques décrites, vous pouvez améliorer vos stratégies de communication et renforcer la présence de votre entreprise dans le paysage numérique. Que vous mettiez en place une nouvelle messagerie professionnelle ou que vous affiniez vos pratiques existantes, le fait d’investir du temps pour bien faire les choses vous permettra d’améliorer vos relations avec vos clients et de donner une image plus crédible de votre entreprise.

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