30+ Zakelijke e-mailetiquette regels die elke professional zou moeten weten

Wanneer je een e-mail stuurt naar een potentiële klant, zakenpartner of zelfs collega, is je bericht meer dan alleen woorden – het is een weerspiegeling van jou en je organisatie. Dit is waar de juiste zakelijke e-mail etiquette om de hoek komt kijken. Door deze richtlijnen te volgen, kunt u misverstanden voorkomen en kleine uitglijders vermijden die u of uw bedrijf in een onflatteus daglicht kunnen stellen.

Om er zeker van te zijn dat je e-mails professioneel overkomen, kun je overwegen om een betrouwbare e-mailservice te gebruiken, zoals de professionele e-mailpakketten van Bluehost, die een gepolijst e-mailadres op basis van een domeinnaam bieden dat aansluit bij je merkidentiteit.

Wat is zakelijke e-mailetiquette?

Zakelijke e-mail etiquette verwijst naar de sociale normen die bepalen hoe we met elkaar omgaan via e-mail. Hoewel de specifieke “regels” enigszins kunnen verschillen afhankelijk van uw branche, bedrijfscultuur of zelfs de generatie waartoe u behoort, blijft het basisprincipe hetzelfde: duidelijke en respectvolle communicatie.

In de zakenwereld zijn e-mails meestal professioneel en zakelijk. Maar naarmate je relatie met ontvangers van e-mails groeit – of dat nu een klant of een collega is – kun je meer persoonlijkheid in je e-mails brengen.

Zorg voor de juiste balans: informeel, maar toch gepolijst. Hierdoor zien mensen je als benaderbaar, wat het voor hen gemakkelijker maakt om contact met je te leggen en met je samen te werken.

Waarom is zakelijke e-mailetiquette belangrijk?

De manier waarop je communiceert weerspiegelt niet alleen je professionaliteit, maar ook je werkethiek en aandacht voor detail. In een zakelijke omgeving kunnen je e-mails de eerste indruk zijn die iemand van jou en je bedrijf krijgt. Daarom is het cruciaal dat je het goed doet. Bedrijven hebben om een paar belangrijke redenen veel baat bij het opstellen van normen voor e-mailetiquette:

• Professionaliteit: Als u de juiste e-mailetiquette volgt, geven u en uw bedrijf een gepolijst en competent imago.
• Efficiëntie: Goed geschreven e-mails zijn meestal duidelijk, beknopt en komen direct ter zake, wat iedereen tijd bespaart.

De beste tips voor e-mailetiquette

1. Houd je toon professioneel

Zelfs na een productief ontdekkingsgesprek is het het beste om een professionele toon aan te houden bij het opvolgen van prospects. Een beschrijvende, duidelijke onderwerpregel en een formele begroeting helpen al om de juiste indruk te maken.

Een vriendelijke herinnering aan jullie eerdere gesprek, een duidelijke bevestiging van de vergadering en een nette vermelding van eventuele bijlagen houdt het bijvoorbeeld professioneel maar toch laagdrempelig. Een formele ondertekening is in dit stadium van het verkoopproces nog steeds het veiligst.

Dit niveau van zakelijke e-mailetiquette is er een die iedereen – prospect of collega – zeker zal waarderen.

2. Gebruik de juiste interpunctie

E-mail interpunctie is als kruiden in voedsel-juist de juiste hoeveelheid maakt het geweldig, maar te weinig of te veel kan een slechte smaak achterlaten.

Leestekens

Elke zin moet compleet aanvoelen. Laat je lezer niet in de steek, of het nu een punt, vraagteken of uitroepteken is.

Voorbeeld:

Onjuist: “Ik heb met Financiën gesproken en zij hebben de overeenkomst goedgekeurd.”

Correct: “Ik heb met Financiën gesproken en zij hebben de overeenkomst goedgekeurd.”

Gebruik vraagtekens weloverwogen; overdrijf het en het kan lijken alsof je een verhoor afneemt.

Onjuist: “Wat is je status? Heb je al met je team gesproken? Ben je morgenmiddag vrij voor een gesprek?”

Correct: “Ik controleer de status van je team. Ben je morgenmiddag vrij voor een gesprek om mogelijke veranderingen te bespreken?”

Puntkomma (;)

Zie de puntkomma als een brug tussen twee verwante gedachten. Het is als een handdruk die twee onafhankelijke ideeën verbindt – gebruik hem om je e-mails beter te laten lopen.

Onjuist: “Ze kan me morgen bellen, dan kan ze me een antwoord geven.”

Juist: “Ze kan me morgen bellen; dan kan ze me een antwoord geven.”

Komma (,)

Mensen laten zich vaak door komma’s van de wijs brengen, maar een paar eenvoudige regels kunnen uitkomst bieden. Gebruik een komma voor voegwoorden zoals “en” of “maar” om twee volledige zinnen met elkaar te verbinden.

Voorbeeld: “Ik heb vorig jaar met een vergelijkbare klant gewerkt en hun open rates verbeterden met 20%.”

Plaats ook een komma na inleidende clausules om verwarring te voorkomen.

Voorbeeld: “Nadat ze hun onderwerpregels hadden verbeterd, schoten de open rates omhoog.”

Aanhef interpunctie

Je begroeting zet de toon. Gebruik voor formele e-mails een dubbele punt na de naam van de ontvanger.

Voorbeeld: “Beste mevrouw Frost:”

Een komma of zelfs een em-streepje werkt goed voor een iets informelere toon.

Voorbeeld: “Hoi Aja -”.

Uitroeptekens

Gebruik uitroeptekens spaarzaam! Hoewel ze geweldig zijn voor opwinding, kunnen te veel uitroeptekens een beetje te enthousiast overkomen.

Onjuist: “Nogmaals bedankt voor gisteren! Ik heb met Finance gesproken en we kunnen aan de slag! Kan niet wachten om samen te werken!”

Correct: “Nogmaals bedankt voor ons gesprek. Ik heb met Financiën gesproken en we kunnen aan de slag. Ik kijk ernaar uit om samen te werken.”

3. Oefen goede grammatica

Grammatica is misschien niet ieders favoriete onderwerp, maar het beheersen van de basis is een must voor elke professionele e-mail. Een paar veelvoorkomende fouten, zoals “there” versus “their” of “its” versus “it’s”, kunnen een blijvende indruk achterlaten (en niet de goede soort).

Pro tip: Als grammatica niet je sterkste kant is, overweeg dan om hulpmiddelen zoals Grammarly te gebruiken om je schrijven foutloos te houden. Het is alsof je een redacteur in je achterzak hebt, die fouten opspoort en je zelfs nuttige inzichten geeft in je schrijfgewoonten.

4. Weersta emoji’s in e-mails

Emoji “s kunnen leuk zijn en in sommige sectoren kunnen ze zelfs je open rates verhogen. Maar tenzij je ontvanger ze als eerste gebruikt of je er zeker van bent dat ze in lijn zijn met de toon van je merk, kun je de smiley” s en duimen omhoog het beste laten voor casual chats.

Je wilt immers vriendelijke en toegankelijke zakelijke e-mail etiquette tonen. Maar niet ten koste van je professionele imago.

5. Houd onderwerpregels beschrijvend en kort

De onderwerpregel is het eerste wat de ontvanger ziet, dus zorg dat hij telt! De onderwerpregel moet kort en bondig zijn en de ontvanger een duidelijk idee geven van wat hij in de e-mail kan verwachten. Zie het als de kop die iemand uitnodigt om “hier te klikken” in plaats van het te negeren.

Slechte onderwerpregel: “Hoi”

Hierdoor vraagt de ontvanger zich af: “Hallo… wat?”. Het is vaag en geeft geen bruikbare informatie.

Goede onderwerpregel: “Samenvatting van ons gesprek van 2 december”.

Onderwerpregels als deze zijn duidelijk en to the point. De ontvanger weet dus precies waar de e-mail over gaat voordat hij hem opent.

6. Kies de aanhef van je e-mail zorgvuldig

Het kiezen van de juiste begroeting zet de toon voor je e-mail. Moet het informeel of formeel zijn? Dat hangt af van wie je mailt en de aard van jullie relatie. Voor de meeste situaties werkt een informele begroeting goed en helpt het je om benaderbaar en zelfverzekerd over te komen.

Gewone begroetingen zijn onder andere:

• Hoi
• Hey
• Hallo
• Goede [morgen, middag], [Naam]

Als je iemand voor de eerste keer e-mailt, of als ze uit een meer conservatieve branche komen, kun je de dingen het beste formeel houden totdat jullie op goede voet staan.

Formele begroetingen zijn onder andere:

• Geachte [Voornaam]
• Geachte heer/mevrouw [achternaam]

Groeten om te vermijden in een professionele omgeving:

• Yo: Dit is veel te gewoon en informeel.
• Hey! Het komt overdreven enthousiast over.
• [Naam]!: Het is te abrupt alsof je naar ze blaft.
• Aan wie het aanbelangt: Het is te onpersoonlijk voor de meeste e-mails.
• Geachte heer of mevrouw: Een beetje te stijfjes voor de moderne werkplek.
• Hallo vriend: Als je echt een vriend van de ontvanger bent, kan dit comfortabeler aanvoelen.
• Heren: Dit is verouderd, dus je kunt het uitsluiten.
• Het voelt koud en onpersoonlijk.

7. Laat de juiste indruk achter met uw e-mailondertekening

Het laatste wat iemand leest in je e-mail is je afsluitende zin, dus zorg ervoor dat deze overeenkomt met de toon van je bericht. Of je e-mail nu informeel of formeel was, je afsluitzin moet de algemene sfeer van het gesprek versterken.

Ongedwongen ondertekeningen werken goed als je e-mail een lichte of vriendelijke toon heeft:

• Bedankt
• Nogmaals bedankt
• Beste
• Proost
• Gelukkige [dag van de week]!
• We kijken ernaar uit om samen te werken
• Spreek je snel

Als je e-mail een meer formele toon had, houd de ondertekening dan ook professioneel:

• Hartelijk dank
• Bedankt voor uw tijd
• Groeten
• Heb een geweldige [dag/weekend]

Handtekeningen die je moet vermijden:

• Hoogachtend: Klinkt ouderwets en overdreven formeel.
• Vriendelijke groeten: Voelt stijf en onnatuurlijk aan.
• Warm: Te informeel en kan overkomen als overdreven persoonlijk.
• Respectvol: Komt te formeel over, bijna star.
• Xoxo: Het beste voor persoonlijke berichten, niet voor op het werk.
• Hartelijk: Heeft een ouderwetse, stijve uitstraling.
• – Je naam: Voelt te abrupt, alsof je niets meer te zeggen hebt.

8. Controleer drie keer de naam en het adres van de ontvanger

Dit is een klein detail dat een enorm verschil kan maken. Dubbelcheck of je de naam van de ontvanger correct hebt gespeld, vooral in professionele e-mails.

Een extra moment nemen om hun naam (en adres) te verifiëren getuigt van respect en aandacht voor detail. Het is zo eenvoudig als het opvragen van hun LinkedIn profiel of het controleren van hun e-mailhandtekening.

En onthoud dat je namen als “Michael” niet mag afkorten tot “Mike” tenzij ze je groen licht hebben gegeven door te tekenen met de bijnaam. Als er in hun e-mail “Michael” staat, blijf daar dan bij.

9. Gebruik zinsbouw

Hoewel je misschien gewend bent om in kleine letters te typen op Slack of in sms’jes, vereist professionele e-mail etiquette een correcte zinsbouw. Dit betekent dat je de eerste letter van het eerste woord in elke zin en elk zelfstandig naamwoord met een hoofdletter moet schrijven.

Voorbeeld:

Correct: “Ik heb de nieuwste SEO-diensten van Bluehost bekeken en ze zijn indrukwekkend.”

Onjuist: “ik heb de nieuwste seo-diensten van bluehost bekeken en ze zijn indrukwekkend.”

10. Denk na over de toon van je e-mail

De juiste toon overbrengen in een e-mail kan lastig zijn. Uit onderzoek blijkt dat mensen vaak overschatten hoe goed de toon van hun e-mail begrepen wordt. Hoewel veel mensen denken dat hun ontvangers hun toon in 80% van de gevallen begrijpen, ligt de werkelijke nauwkeurigheid dichter bij 56%.

Betekent dit dat de helft van je zakelijke e-mails verkeerd wordt begrepen? Niet precies. Maar het benadrukt wel hoe belangrijk het is om je woorden zorgvuldig te kiezen en te bedenken hoe de ontvanger ze zou kunnen interpreteren.

Hier zijn een paar zakelijke e-mail etiquette tips om ervoor te zorgen dat je duidelijk overkomt:

Vermijd negatieve taal: Woorden als “probleem”, “kwestie”, “ongelukkig” en “mislukking” kunnen ervoor zorgen dat je bericht te hard of angstig overkomt. Zelfs als je slecht nieuws brengt, verzacht de taal dan om een positieve en professionele toon te behouden.

Sla sarcasme over: Sarcasme komt zelden goed over in e-mails en kan gemakkelijk verkeerd worden begrepen.

Slecht voorbeeld: “Natuurlijk, ik weet zeker dat het team er meteen mee aan de slag gaat – wie werkt er nu echt op vrijdag?”

Goed voorbeeld: “Laten we ernaar streven om dit tegen maandag te herzien om de zaken vlot te laten verlopen.”

Schrap overdreven bijvoeglijke naamwoorden: Beschrijvende woorden als “heel erg”, “echt” of “heel erg” kunnen ervoor zorgen dat je overdreven emotioneel of dramatisch overkomt. Houd je toon kalm en beheerst.

Slecht voorbeeld: “Ik ben hier echt heel erg enthousiast over!”

Goed voorbeeld: “Ik ben benieuwd hoe dit afloopt.”

Spiegel de toon van je ontvanger: Als ze casual zijn, kun je dat evenaren, maar als ze formeel zijn, blijf dan professioneel. Dit zorgt ervoor dat je op één lijn zit met hun verwachtingen.

Als je twijfelt, pak dan de telefoon: Voor elk gesprek dat gevoelig kan liggen of gemakkelijk verkeerd geïnterpreteerd kan worden, is een snel telefoontje of videochat vaak de beste manier.

11. Gebruik altijd standaard lettertypen en opmaak

Als je wilt dat je e-mails gemakkelijk te lezen zijn (en er professioneel uitzien), blijf dan bij de basis. Met mooie lettertypes, vette kleuren of een overdreven opmaak val je niet op, het maakt je e-mail alleen maar moeilijker leesbaar. Houd het simpel met standaard lettertypen zoals Arial of Times New Roman, en gebruik altijd zwarte tekst in een leesbaar formaat.

Als je tekst uit een andere bron kopieert en plakt, wis dan eerst de opmaak om ervoor te zorgen dat alles er consistent uitziet. Op een Mac kun je dit doen met Command + , en op een pc gebruik je Ctrl + Shift + N.

12. Kort uw URL’s in

Lange, logge URL’s kunnen je e-mail onoverzichtelijk maken en het moeilijker maken voor de ontvanger om hem te volgen. Gebruik in plaats van een lange URL een hyperlink of een verkorte versie om het netjes te houden.

Onjuist: Bekijk dit artikel: https://www.bluehost.com/blog/business-fundamentals-how-to-create-a-professional-looking-email/

Correct: Bekijk dit artikel over het maken van een professioneel ogende e-mail.

13. Bijlagen noemen

Laat je ontvanger altijd weten wanneer je een bestand hebt bijgevoegd, zodat ze het niet missen. Een eenvoudige vermelding als “Ik heb het document als bijlage toegevoegd” zorgt ervoor dat ze op de hoogte zijn. Als u een lange e-mailketen doorstuurt, vergeet dan niet om belangrijke bestanden opnieuw bij te sluiten of stuur gewoon de oorspronkelijke thread door met de bijlage.

Als je grote bestanden zoals video’s of afbeeldingen met een hoge resolutie verstuurt, is het beter om ze te uploaden naar een cloudservice zoals Google Drive of Dropbox en vervolgens een link te delen. Dit voorkomt problemen met e-mailbezorging door grote bestanden en houdt alles overzichtelijker.

14. Perfectioneer uw e-mailhandtekening

De e-mailhandtekening is een andere belangrijke zakelijke e-mailetiquette om in gedachten te houden. Je e-mailhandtekening lijkt misschien een bijzaak, maar is cruciaal om een blijvende indruk achter te laten. Een goed ontworpen handtekening straalt professionaliteit uit en geeft ontvangers gemakkelijk toegang tot je contactgegevens of website.

Je handtekening moet duidelijk, eenvoudig en ongecompliceerd zijn. Vermeld belangrijke details zoals:

• Uw naam
• Functie
• LinkedIn-profiel of bedrijfswebsite
• Telefoonnummer

Overweeg het gebruik van professionele tools voor het genereren van e-mailhandtekeningen om snel een gepolijste, professionele handtekening te maken. Een goede handtekening versterkt je merk en biedt mensen een handige manier om meer te weten te komen over jou of je werk. En vergeet niet om je handtekening automatisch in te stellen aan het einde van elke e-mail – het is veel makkelijker om hem te verwijderen als dat nodig is dan om hem elke keer handmatig toe te voegen!

15. Vul je e-mailvelden goed in

Aan: Hier zet je het e-mailadres van de persoon met wie je rechtstreeks contact opneemt.

Cc: Gebruik dit veld als je wilt dat iemand het bericht ziet, maar niet hoeft te reageren op e-mails. Het is handig als je belangrijke informatie deelt of mensen met elkaar in contact brengt.

Bcc: Met dit veld kun je iemand op de e-mail zetten zonder dat de primaire ontvanger het weet. Als je bijvoorbeeld een e-mail stuurt naar “John Doe” en Bcc “Jane Smith”, weet John niet dat Jane de e-mail heeft ontvangen.

16. Gebruik Bcc op de juiste manier

Bcc is een handig hulpmiddel om e-mailadressen privé te houden, vooral in groepsberichten. Als je bijvoorbeeld een grote lijst e-mailt over een nieuwe functie-update, kun je alle ontvangers Bcc-en om hun contactgegevens te beschermen.

Algemeen: je kunt iemand Bcc-en als je wilt dat hij of zij een bericht ziet, maar niet hoeft deel te nemen aan lopende gesprekken.

Beleefdheid: Gebruik Bcc om iemand beleefd uit een e-mailthread te verwijderen. Als je supervisor je bijvoorbeeld voorstelt aan een contactpersoon, reageer dan met: “Verplaats [naam] naar Bcc om te voorkomen dat hun inbox volloopt.”

17. Gebruik “reply all” spaarzaam

Beantwoorden: Als je op “Beantwoorden” klikt, reageer je alleen op de laatste persoon die je gemaild heeft of op de oorspronkelijke afzender als je op het eerste bericht reageert.

Alles beantwoorden: Als je “Alles beantwoorden” selecteert, gaat je bericht naar iedereen die in de velden “Aan” en “Cc” staat. Dit is handig als u een onderwerp wilt behandelen waarvan iedereen in de thread op de hoogte moet zijn of als meerdere mensen dezelfde informatie nodig hebben.

Je kunt het beste “Reply” gebruiken, tenzij je zeker weet dat de hele groep je antwoord moet zien. Overmatig gebruik van “Reply All” kan inboxen vervuilen en ontvangers irriteren.

18. Denk na voordat je doorstuurt

Houd bij het doorsturen van zakelijke e-mails rekening met de volgende zakelijke e-mailetiquettetips:

• Sommige e-mails zijn privé of gevoelig, dus wees voorzichtig met doorsturen. Controleer altijd of de informatie vertrouwelijk moet blijven.
• Als je een lange thread doorstuurt, voeg dan een samenvatting toe van wat er wordt besproken om de ontvanger tijd te besparen. Er is niets erger dan een lange reeks e-mails ontvangen met alleen een vage “FYI” bovenaan.

Als je een nieuwe conversatie wilt starten, pas dan de onderwerpregels aan om dat te laten zien:

• Dezelfde onderwerpregel: FW: Bluehost plugin update
• Nieuwe onderwerpregel: Belangrijke update! FW: Bluehost plugin details

19. Reageer onmiddellijk

De juiste tijd om te reageren op een e-mail varieert afhankelijk van de relatie:

Onmiddellijke teamgenoten: Reageer binnen 12 uur. Snelle communicatie zorgt voor een soepele samenwerking, vooral bij projecten of deadlines.

Algemene collega’s: Probeer voor alle anderen in je bedrijf binnen 24 uur te reageren. Als je niet onmiddellijk op hun verzoek kunt ingaan, bevestig dan de e-mail en geef een tijdschema voor de follow-up.

Externe contacten: Externe klanten, zoals klanten die informatie aanvragen over diensten, verwachten meestal een reactie aan het einde van de week waarin ze contact hebben opgenomen. Probeer voor meer waardevolle contacten e-mails binnen 24 uur te beantwoorden.

Voor mensen die in klantgerichte functies werken, is het belangrijk om te onthouden dat 88% van de klanten verwacht dat ze binnen een uur antwoord krijgen. Het opstellen van antwoordschema’s voor e-mails is een van de beste manieren om de communicatie op de voet te volgen en een soepele workflow te garanderen.

20. Informatieve antwoorden buiten kantoor instellen

Als je langere tijd afwezig bent van je e-mail, laat een geautomatiseerd out-of-office (OOO) antwoord mensen weten wanneer ze kunnen verwachten iets van je terug te horen. Hier zijn enkele do “s en don” ts voor het opstellen van een effectief OOO-antwoord gezien de zakelijke e-mailetiquette:

DO: Vermeld hoe lang je niet beschikbaar bent. Bijvoorbeeld: “Ik ben niet op kantoor van [date] tot [date] en zal e-mails beantwoorden zodra ik terug ben.”

NIET DOEN: Stel een OOO-antwoord in als je maar één dag weg bent. Voor korte afwezigheden is dit meestal niet nodig.

DO: Neem een andere contactpersoon op voor dringende zaken. Bijvoorbeeld: “Voor dringende vragen over Bluehost, neem contact op met [naam] op [email].”

NIET DOEN: Noem een collega in je OOO-bericht zonder ze eerst te laten weten dat ze als alternatief contact worden vermeld.

DO: Zet “Out of Office” of “OOO” in je onderwerpregel zodat mensen meteen herkennen dat het om een geautomatiseerd antwoord gaat.

NIET: Overdrijf. Je hoeft niet uit te leggen waar je naartoe gaat of waarom je weg bent.

Als je een langere vakantie neemt, overweeg dan om een systeem op te zetten voor echt dringende situaties, zoals het één keer per dag controleren van je berichten.

21. Openings- en doorklikpercentages van e-mails bijhouden

In plaats van een follow-up te sturen zoals “Heb je mijn e-mail gezien?” kun je e-mailtrackingprogramma’s gebruiken. Met deze functie weet je wanneer je e-mail is geopend en wanneer er op links is geklikt, zodat je weet of het tijd is voor een follow-up.

Als je contactpersoon niet binnen een redelijke tijd heeft gereageerd, zoek dan een niet-opdringerige reden om de zaak op te volgen. Bijvoorbeeld: “Ik kwam een artikel over websiteoptimalisatie tegen waarvan ik dacht dat je het interessant zou vinden – hier is de link.”

22. Voeg geen “Verzonden vanaf mijn telefoon”-clausules toe

Een van de belangrijke zakelijke e-mail etiquette regels is het vermijden van “Verzonden vanaf mijn iPhone” of “Verzonden vanaf mijn telefoon – excuses voor typefouten”. Deze boodschap kan soms overkomen als een excuus voor het versturen van slecht nagelezen e-mails. Probeer in plaats daarvan je e-mail te proeflezen, zelfs als je onderweg bent, en zorg zo voor een professionele toon en zo min mogelijk spelfouten.

23. Stel jezelf voor

Ga er nooit van uit dat de ontvanger weet wie je bent – zeker niet als het een eerste communicatie is. Begin je e-mail met een korte introductie: “Mijn naam is [Jouw naam], en ik ben een productspecialist bij Bluehost.”

Als jullie elkaar eerder hebben ontmoet, maar je weet niet zeker of ze het nog weten, herinner ze dan voorzichtig aan jullie laatste interactie: “We spraken vorige maand op de over de nieuwe functies van Bluehost professionele e-mail.”

24. Structureer de e-mail goed

Een professionele e-mailetiquette moet altijd deze elementen bevatten:

• Onderwerpregel: Wees specifiek en beknopt. Bijvoorbeeld: “Follow-up van voorstel voor Bluehost-partnerschap.”
• Begroeting: Spreek de ontvanger beleefd en gepast aan (bijv. “Hoi [naam],”).
• Lichaam: Houd uw boodschap duidelijk en to the point. Begin met de belangrijkste informatie en organiseer de inhoud van uw e-mail indien nodig in opsommingstekens of genummerde lijsten voor een betere leesbaarheid.
• Ondertekening: Kies een gepaste afsluiting (bijv. “Vriendelijke groeten”, “Dank u”, etc.).
• Handtekening: Vermeld je naam, functie, bedrijf en contactgegevens.

Door deze elementen van elkaar te scheiden met alinea’s of spatiëring zorg je ervoor dat je boodschap gemakkelijk te lezen en te verteren is.

25. Wees voorzichtig met humor

Humor is lastig in e-mails omdat het gezichtsuitdrukkingen en de toon van de stem mist, waardoor het gemakkelijk verkeerd geïnterpreteerd kan worden. Je kunt humor in professionele e-mails het beste vermijden, tenzij je een hechte band hebt met de ontvanger.

Wat jij grappig vindt, is dat misschien niet voor anderen en in sommige gevallen kan het ongevoelig of ongepast overkomen. Als je twijfelt, laat humor dan buiten je e-mailcommunicatie.

26. Al je e-mails beantwoorden

Met de grote hoeveelheid e-mails die je dagelijks ontvangt, is het begrijpelijk dat je er een paar mist. Houd je Postvak IN overzichtelijk en probeer zoveel mogelijk e-mails te beantwoorden.

Zelfs als je per ongeluk een e-mail hebt ontvangen, is het een goede etiquette om te reageren. Een kort antwoord zoals:

“Ik geloof dat je deze e-mail naar iemand anders wilde sturen. Ik wilde je dit laten weten zodat je het naar de juiste persoon kunt doorsturen.”

Deze kleine hoffelijkheid weerspiegelt een hoge standaard van e-mailprofessionalisme.

27. Gebruik een professioneel e-mailadres

Het gebruik van een professioneel e-mailadres is een andere belangrijke e-mailetiquetteregel die je moet volgen bij zakelijke schriftelijke communicatie. Als je als zelfstandige werkt of een persoonlijke e-mail gebruikt voor werkgerelateerde correspondentie, zorg er dan voor dat het adres professioneel en gepast is.

Een e-mail als [email protected] is bijvoorbeeld veel beter dan [email protected]. Het is essentieel om professioneel te blijven, vooral wanneer je contact hebt met klanten of partners.

Lees ook: Hoe maak je een professioneel ogende e-mail?

28. Altijd proeflezen voordat je op verzenden drukt

Correcte grammatica en spelling zijn cruciaal in zakelijke communicatie. Neem altijd even de tijd om je e-mail te proeflezen voordat je hem verstuurt. Controleer ook de naam en het e-mailadres van de ontvanger. Een snelle scan zorgt ervoor dat je geen gênante typefout verstuurt of iemand verkeerd aanspreekt.

Overweeg het gebruik van hulpmiddelen zoals Grammarly of ingebouwde spellingcontrole om grammaticale fouten op te sporen en je schrijfkwaliteit te verbeteren.

29. Voeg het e-mailadres aan het einde toe

Om te voorkomen dat je per ongeluk een onvolledige e-mail verstuurt, voeg je het e-mailadres van de ontvanger pas toe nadat je klaar bent met het schrijven van je bericht. Deze eenvoudige stap kan de ongelukkige situatie van het verzenden van half geschreven gedachten of onvolledige informatie voorkomen, en zorgt voor gepolijste en professionele communicatie.

30. Houd altijd rekening met culturele verschillen

E-mailmarketing is een van de meest effectieve manieren om een breed publiek te bereiken. Culturele verschillen kunnen echter gemakkelijk leiden tot miscommunicatie, vooral wanneer je ontvanger je gezichtsuitdrukkingen of lichaamstaal niet kan zien.

Een van de belangrijke zakelijke e-mailetiquetteregels is om je bericht aan te passen aan de culturele normen van de regio van je ontvanger (waar mogelijk). Houd rekening met hun gewoonten, communicatiestijl en lokale voorkeuren.

Het is ook belangrijk om rekening te houden met verschillen in tijdzones. Als je bijvoorbeeld een e-mailcampagne verstuurt voor een product of dienst, plan deze dan zo dat deze wordt verzonden tijdens de werktijden die gelden voor de locatie van de ontvanger.

31. Segmenteer je zakelijke communicatie

Door je e-maillijst te segmenteren kun je je richten op specifieke groepen, waardoor je e-mailmarketing relevanter en effectiever wordt. Als je een e-mailservice gebruikt, zorg er dan voor dat deze een segmentatiefunctie heeft.

Als je bijvoorbeeld diensten promoot, segmenteer je lijst dan in bedrijfseigenaars, bloggers en ontwikkelaars. Zo ontvangt elke groep inhoud die direct aansluit bij hun behoeften.

32. De privacy van de ontvanger beschermen

E-mail is niet zo privé als het lijkt. Zelfs als je een e-mail verwijdert, kan deze nog bestaan op servers of back-ups. Bedenk hoe je bericht kan worden gezien als het wordt gedeeld met een onbedoeld publiek, zoals een collega, concurrent of werkgever.

Vermijd het delen van gevoelige informatie zoals inloggegevens, persoonlijke gegevens of bedrijfsinformatie om iemands e-mail te beschermen. Overweeg het gebruik van versleutelde e-maildiensten of platforms die privacy benadrukken bij het bespreken van gevoelige onderwerpen.

33. Vermijd het gebruik van hoofdletters

Schrijven in hoofdletters in een e-mail kan het doen lijken alsof je schreeuwt en kan de verkeerde indruk wekken. Als een goede e-mail etiquette regel, houd het bij hoofdletters en kleine letters zoals je zou doen in elke formele communicatie.

Voorbeeld: In plaats van te schrijven, “PLEASE REVIEW THIS DOCUMENT IMMEDIATELY!” zeg, “Please review this document as soon as possible.”

34. Discretie gebruiken

Wees voorzichtig met het delen van informatie via e-mail, omdat berichten kunnen worden doorgestuurd of later kunnen worden ingezien. Verstuur geen zeer gevoelige informatie, zoals wachtwoorden of financiële gegevens, via gewone e-mail.

Als je bijvoorbeeld een beveiligd document moet versturen dat gerelateerd is aan een gebruikersaccount, overweeg dan het gebruik van een dienst voor het delen van bestanden met wachtwoordbeveiliging of versleuteling.

35. Neem een oproep tot actie op

Een call-to-action (CTA) is essentieel voor een goede e-mailetiquette omdat het de ontvanger vertelt wat hij moet doen. Of je nu feedback vraagt, om een vergadering vraagt of een nieuwe blogpost deelt, een duidelijke CTA verhoogt de betrokkenheid.

Plaats je CTA aan het einde van je e-mail voor de duidelijkheid, zoals: “Bekijk het bijgevoegde voorstel en laat me vrijdag weten wat je feedback is.”

36. Zorg ervoor dat je bericht mobielvriendelijk is

Veel ontvangers zullen je e-mail lezen op een mobiel apparaat. Zorg ervoor dat je e-mail gemakkelijk te lezen is op een telefoon of tablet door het bericht beknopt te houden en te ingewikkelde lay-outs te vermijden.

Bluehost maakt bijvoorbeeld gebruik van korte paragrafen en duidelijke koppen en vermijdt het gebruik van grote afbeeldingen wanneer ze gebruikers promotie-inhoud over hun diensten sturen.

Afsluiten: Professionele zakelijke e-mail etiquette

Hoewel veel bedrijven vertrouwen op verschillende vormen van communicatie om samen te werken, blijft e-mail een van de meest effectieve en populaire methoden voor professionele correspondentie. De verschuiving naar hybride werken heeft de afhankelijkheid van e-mail voor het delen, organiseren en opslaan van informatie alleen maar vergroot.

Met het enorme volume e-mails dat dagelijks wordt verzonden en ontvangen, is de kans groter dat er vermijdbare fouten worden gemaakt – waarvan sommige kunnen leiden tot ernstige professionele gevolgen, waaronder nalevingsproblemen. Hier komt zakelijke e-mailetiquette om de hoek kijken.

Overweeg om te upgraden naar een professioneel e-mailabonnement van Bluehost om ervoor te zorgen dat je communicatie professioneel en efficiënt blijft. Met een gepersonaliseerde domein-e-mail verhoogt u de geloofwaardigheid van uw bedrijf en geniet u van een reeks functies die zijn ontworpen om uw e-mailcommunicatie-ervaring te verbeteren. Begin vandaag nog en til uw e-mailprofessionaliteit naar een hoger niveau!