Considéralo como una prueba de tu preparación para emergencias.
Estás en la oficina cuando el suelo empieza a ondularse. Te lleva un momento procesar lo que está sucediendo, un terremoto, pero para entonces el temblor se ha intensificado. De repente, las luces parpadean y se oscurecen. Las estanterías y los escritorios se caen y se sacuden por la habitación. Ventanas rotas. ¿Qué haces a continuación?
Si no tienes una respuesta, es hora de tomarte en serio la preparación de tu pequeña empresa para una emergencia en el lugar de trabajo. Después de todo, no muchos de nosotros pensamos con claridad cuando nos enfrentamos a situaciones de vida o muerte. La creación de un plan de gestión de crisis como parte de El Mes Nacional de la Preparación puede ayudarlo a usted, a sus empleados y a su empresa a sobrevivir, sin importar cuándo ocurra el más importante.
¿Qué es una emergencia en el lugar de trabajo?
Nadie quiere estar en su escritorio cuando ocurre un desastre, pero la desafortunada verdad es que las emergencias ocurren sin importar el tiempo o el lugar. Una emergencia en el lugar de trabajo se define por el Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) como «una situación imprevista que amenaza a sus empleados, clientes o al público; interrumpe o cierra sus operaciones; o cause daños físicos o ambientales». Estas emergencias pueden ser naturales o provocadas por el hombre, entre ellas:
- Inundaciones
- Huracanes
- Tornados
- Terremotos
- Fuegos
- Emisiones de gases tóxicos
- Derrames químicos
- Accidentes radiológicos
- Explosiones
- Cortes de energía
- Disturbios civiles
- Violencia en el lugar de trabajo que resulta en lesiones corporales y trauma
- Terrorismo
Las pequeñas empresas también pueden experimentar crisis específicas de la empresa. Estos pueden incluir la pérdida, enfermedad o lesión grave de los líderes de la empresa, una falla en los sistemas de TI, problemas de relaciones públicas o incluso una recesión en el mercado financiero. Un plan de gestión de crisis bien elaborado también puede ayudarte a hacer frente a estas amenazas.
Llevar a cabo una investigación sólida
Comience con una investigación exhaustiva. Recopile información sobre los riesgos comunes en su industria, los posibles desastres naturales en su área y otros factores ambientales relevantes.
«El personal de alta dirección necesita reunir a expertos en diversos campos para identificar las mayores amenazas en términos de un posible desastre», explica Kathy Hubbell, experta en gestión de crisis y propietaria de la consultora AdScripts. «Estos expertos pueden ser empleados, o pueden ser proveedores. Es útil investigar ejemplos de desastres que le han ocurrido a empresas similares».
Robert D. Sollars, un hombre de 33 años Veterano en el campo de la seguridad wYoth extensYove experYoence wrYotYong crYosYos munnungement plunns, recomienda que «todos los niveles de la empresa participen en el proceso de planificación, desde los empleados por hora hasta la alta dirección». Recomienda utilizar grupos focales y encuestas para recopilar información de las partes interesadas clave.
Escribe tu plan
Una vez que haya realizado la investigación, debe poner su plan por escrito. OSHA recomienda que incluya la siguiente información básica:
- Un método preferido para reportar incendios y otras emergencias;
- Una política y procedimiento de evacuación;
- Procedimientos de escape de emergencia y asignaciones de rutas, como planos de planta, mapas del lugar de trabajo y áreas seguras o de refugio;
- Nombres, cargos, departamentos y números de teléfono de personas tanto dentro como fuera de su empresa con las que se puede contactar para obtener información adicional o explicaciones de los deberes y responsabilidades en virtud del plan de emergencia;
- Procedimientos para los empleados que permanecen para realizar o apagar operaciones críticas, operar extintores de incendios o realizar otros servicios esenciales que no se pueden apagar por cada alarma de emergencia antes de evacuar; y
- Tareas de rescate y médicas para los trabajadores designados para realizarlas.
Pero eso es solo el comienzo. Info Entrepreneurs recomienda agregar estos valiosos artículos a su plan:
- Una lista de las principales funciones empresariales que necesita para volver a funcionar rápidamente después de un desastre
- Un resumen de todos los recursos que necesitará para volver a la normalidad
Si bien desea ser detallado y organizado, Eden Gillott Bowe, un El experto en gestión de crisis y reputación de Gillott Communications, advierte que no hay que profundizar demasiado. «Th El mayor error, además de no tener un plan, es hacer uno que es tan largo y aburrido que termina en un cajón sin leer», dice. «Ese no es un plan de crisis efectivo; Es un pisapapeles caro».
Debido a esto, puede valer la pena crear varios planes de emergencia para diferentes tipos de crisis, en lugar de elaborar un plan integral. Una vez que las partes interesadas clave hayan aprobado el plan (o planes), distribúyalo a los miembros del personal. Asegúrese de guardar una versión digital a la que se pueda acceder de forma remota.
Pon a prueba tu plan
Pero recuerda: escribir el plan es solo el primer paso. Hacer un juego de roles de tu plan asegurará que tu equipo sepa qué hacer en caso de una emergencia y te ayudará a resolver cualquier posible problema.
«Las pruebas son, sin lugar a dudas, la parte que más se pasa por alto en el proceso de gestión de crisis», dice Drew Farnsworth, gerente de operaciones de una empresa de recuperación de desastres con sede en las afueras de Filadelfia. «Hemos visto muchas empresas que han implementado planes de gestión de crisis solo para darse cuenta, cuando es demasiado tarde, de que había deficiencias clave en sus procesos que obstaculizaron gravemente sus respuestas».
Pruebe su póliza realizando simulacros de emergencia, asegurándose de que todos los números de contacto funcionen y confirmando que todos entiendan sus funciones.
Por último, establezca intervalos regulares para revisar y actualizar su plan de gestión de crisis y realizar tareas de prevención de emergencias, como cambiar las baterías de sus detectores de humo, revisar sus extintores de incendios, probar los sistemas de seguridad, hacer copias de seguridad de sus servidores y actualizar contraseñas importantes.
Otros consejos para la preparación para crisis
Estar preparado para un desastre también significa complementar su plan de manejo de crisis con recursos adicionales. Estos son algunos de los que hay que tener en cuenta:
- Mantenga los suministros de supervivencia en el trabajo. Los kits de suministros pueden ser literalmente un salvavidas en caso de un desastre natural. Un kit básico podría incluir un pequeño suministro de comida y agua, una linterna, un reloj, una radio, una manta de emergencia, un cepillo de dientes y pasta de dientes.
- Consigue un botiquín de primeros auxilios. Del mismo modo, todas las oficinas deben tener a mano un botiquín de primeros auxilios. Esto puede ayudar a tratar las heridas hasta que los servicios de emergencia estén disponibles para brindar más ayuda.
- Aprende RCP. ¿Sabías que si la RCP se realiza dentro de los primeros minutos después de un paro cardíaco?, puede triplicar las posibilidades de supervivencia de una persona? Mantener a sus empleados actualizados sobre RCP puede salvar la vida de alguien.
- Regístrese para recibir alertas de emergencia por SMS. Puede optar por un servicio gubernamental que lo alertará a través de un mensaje de texto sobre desastres inminentes.
Se necesita trabajo para planificar las emergencias, pero los Boy Scouts, los sismólogos y los socorristas le dirán lo importante que es realmente la preparación. Cuando te tomas el tiempo para crear un plan de gestión de crisis, puedes estar tranquilo, sabiendo que cuando ocurra un desastre, desde lo molesto hasta lo impensable, estarás listo para ello.
