Considérez cela comme un test de votre préparation aux situations d’urgence.
Vous êtes au bureau lorsque le sol commence à onduler. Il vous faut un moment pour comprendre ce qui se passe – un tremblement de terre – mais à ce moment-là, les secousses se sont intensifiées. Soudain, les lumières clignotent et s’éteignent. Les étagères et les bureaux se renversent et se secouent à travers la pièce. Les vitres se brisent. Que faites-vous ensuite ?
Si vous n’avez pas de réponse, il est temps de prendre au sérieux la préparation de votre petite entreprise à une urgence sur le lieu de travail. Après tout, peu d’entre nous pensent clairement face à des situations de vie ou de mort. Création d’un plan de gestion de crise dans le cadre de Le Mois national de la préparation peut vous aider, vous, vos employés et votre entreprise, à survivre, quel que soit le moment où le très gros événement frappe.
Qu’est-ce qu’une urgence sur le lieu de travail ?
Personne ne veut être à son bureau lorsqu’une catastrophe se produit, mais la triste vérité est que les urgences se produisent sans égard au moment ou au lieu. Une situation d’urgence sur le lieu de travail est définie par la Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA) comme « une situation imprévue qui menace vos employés, vos clients ou le public ; perturbe ou arrête vos activités ; ou cause des dommages physiques ou environnementaux. Ces urgences peuvent être naturelles ou d’origine humaine, notamment :
- Inondations
- Ouragans
- Tornades
- Séismes
- Incendies
- Rejets de gaz toxiques
- Déversements de produits chimiques
- Accidents radiologiques
- Explosions
- Pannes de courant
- Troubles civils
- Violence au travail entraînant des lésions corporelles et des traumatismes
- Terrorisme
Les petites entreprises peuvent également connaître des crises spécifiques à l’entreprise. Il peut s’agir de la perte, d’une maladie ou d’une blessure grave d’un dirigeant d’entreprise, d’une défaillance des systèmes informatiques, de problèmes de relations publiques ou même d’un ralentissement du marché financier. Un plan de gestion de crise bien conçu peut également vous aider à faire face à ces menaces.
Mener des recherches solides
Commencez par une recherche approfondie. Rassemblez des informations sur les risques courants dans votre industrie, les catastrophes naturelles possibles dans votre région et d’autres facteurs environnementaux pertinents.
« Les cadres supérieurs doivent rassembler des experts dans divers domaines pour identifier les plus grandes menaces en termes de catastrophe possible », explique Kathy Hubbell, experte en gestion de crise et propriétaire de la société de conseil AdScripts. « Ces experts peuvent être des employés ou des fournisseurs. Il est utile de rechercher des exemples de catastrophes qui sont arrivées à des entreprises similaires.
Robert D. Sollars, âgé de 33 ans Vétéran du domaine de la sécurité wJeth extensJeve experJeence wrJetJeng crJesJes munnungement plunns, recommande que « tous les niveaux de l’entreprise soient impliqués dans le processus de planification, des employés horaires aux cadres supérieurs ». Il recommande d’utiliser des groupes de discussion et des sondages pour recueillir des informations auprès des principales parties prenantes.
Prenez note de votre plan
Une fois que vous avez effectué des recherches, vous devez mettre votre plan par écrit. L’OSHA vous recommande d’inclure les informations de base suivantes :
- Une méthode privilégiée pour signaler les incendies et autres situations d’urgence ;
- Une politique et une procédure d’évacuation ;
- les procédures d’évacuation d’urgence et l’attribution des itinéraires, comme les plans d’étage, les cartes des lieux de travail et les zones sûres ou de refuge ;
- Les noms, titres, services et numéros de téléphone des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de votre entreprise à contacter pour obtenir des informations supplémentaires ou des explications sur les devoirs et responsabilités en vertu du plan d’urgence ;
- les procédures à l’intention des employés qui restent pour effectuer ou arrêter des opérations critiques, faire fonctionner des extincteurs ou effectuer d’autres services essentiels qui ne peuvent pas être arrêtés pour chaque alarme d’urgence avant l’évacuation ; et
- Tâches de sauvetage et médicales pour tout travailleur désigné pour les accomplir.
Mais ce n’est que le début. Info Entrepreneurs vous recommande d’ajouter ces éléments précieux à votre plan :
- Une liste des principales fonctions commerciales dont vous avez besoin pour être rapidement opérationnel après un sinistre
- Un aperçu de toutes les ressources dont vous aurez besoin pour reprendre vos activités habituelles
Alors que vous voulez être détaillé et organisé, Eden Gillott Bowe, un Expert en gestion de crise et de réputation chez Gillott Communications, met en garde contre les approfondissements. « L La plus grande erreur – en plus de ne pas avoir de plan – est d’en faire un qui est si long et ennuyeux qu’il finit par rester dans un tiroir sans être lu », dit-elle. « Ce n’est pas un plan de crise efficace ; C’est un presse-papier coûteux.
Pour cette raison, il peut être utile de créer plusieurs plans d’urgence pour différents types de crises au lieu d’élaborer un plan global. Une fois que les principales parties prenantes ont approuvé le plan (ou les plans), distribuez-le aux membres du personnel. Assurez-vous d’enregistrer une version numérique accessible à distance.
Testez votre plan
Mais n’oubliez pas : la rédaction du plan n’est que la première étape. La mise en jeu de votre plan permettra à votre équipe de savoir quoi faire en cas d’urgence et vous aidera à résoudre les problèmes possibles.
« Les tests sont, sans aucun doute, la partie la plus négligée du pipeline de gestion de crise », déclare Drew Farnsworth, directeur des opérations d’une société de reprise après sinistre basé à l’extérieur de Philadelphie. « Nous avons vu de nombreuses entreprises qui ont mis en œuvre des plans de gestion de crise pour se rendre compte, lorsqu’il est trop tard, qu’il y avait des lacunes clés dans leurs processus qui ont gravement entravé leurs réponses. »
Testez votre politique en effectuant des exercices d’urgence, en vous assurant que tous les numéros de contact fonctionnent et en confirmant que tout le monde comprend son rôle.
Enfin, fixez-vous des intervalles réguliers pour revoir et mettre à jour votre plan de gestion de crise et pour effectuer des tâches de prévention d’urgence, telles que le changement des piles de vos détecteurs de fumée, la vérification de vos extincteurs, la mise à l’essai des systèmes de sécurité, la sauvegarde de vos serveurs et la mise à jour des mots de passe importants.
Autres conseils pour se préparer aux crises
Se préparer à une catastrophe, c’est aussi compléter son plan de gestion de crise par des ressources supplémentaires. En voici quelques-uns à considérer :
- Gardez des fournitures de survie au travail. Les kits de ravitaillement peuvent être une véritable bouée de sauvetage en cas de catastrophe naturelle. Une trousse de base pourrait inclure une petite réserve de nourriture et d’eau, une lampe de poche, une horloge, une radio, une couverture d’urgence, une brosse à dents et du dentifrice.
- Procurez-vous une trousse de premiers soins. De même, tous les bureaux doivent avoir une trousse de premiers secours à portée de main. Cela peut aider à soigner les plaies jusqu’à ce que les services d’urgence soient disponibles pour fournir une aide supplémentaire.
- Apprenez la RCR. Saviez-vous que si la RCP est effectuée dans les premières minutes suivant l’arrêt cardiaque, cela peut tripler les chances de survie d’une personne ? Tenir vos employés au courant de la RCR peut sauver la vie de quelqu’un.
- Inscrivez-vous aux alertes d’urgence par SMS. Vous pouvez choisir d’opter pour un service gouvernemental qui vous alertera par SMS des catastrophes imminentes.
Il faut du travail pour planifier les urgences, mais les scouts, les sismologues et les premiers intervenants vous diront tous à quel point la préparation est vraiment importante. Lorsque vous prenez le temps de créer un plan de gestion de crise, vous pouvez avoir l’esprit tranquille, sachant que lorsque la catastrophe se produira, qu’elle soit ennuyeuse ou impensable, vous serez prêt.
