30+ regole di galateo per le e-mail aziendali che ogni professionista dovrebbe conoscere

Quando invii un’e-mail a un potenziale cliente, a un partner commerciale o persino a un collega, il tuo messaggio è più di semplici parole: è un riflesso di te e della tua organizzazione. È qui che entra in gioco una corretta etichetta aziendale via e-mail. Seguendo queste linee guida, puoi evitare malintesi e prevenire quei piccoli errori che potrebbero mettere te o la tua azienda in una luce poco lusinghiera.

Per assicurarti ulteriormente che le tue e-mail trasmettano professionalità, prendi in considerazione l’utilizzo di un servizio di posta elettronica affidabile come i piani di posta elettronica professionali di Bluehost, che offrono un indirizzo e-mail basato su dominio raffinato che si allinea con l’identità del tuo marchio.

Che cos’è il galateo delle e-mail aziendali?

Il galateo delle e-mail aziendali si riferisce alle norme sociali che modellano il modo in cui interagiamo gli uni con gli altri attraverso le e-mail. Anche se le “regole” specifiche possono cambiare leggermente a seconda del settore, della cultura aziendale o persino della generazione a cui si appartiene, il principio fondamentale rimane lo stesso: una comunicazione chiara e rispettosa.

Nel mondo degli affari, le e-mail sono in genere professionali e vanno dritte al punto. Tuttavia, man mano che il tuo rapporto con i destinatari delle e-mail cresce, che si tratti di un cliente o di un collega, puoi iniettare più personalità nelle tue e-mail.

Ricorda solo di trovare il giusto equilibrio: casual, ma comunque raffinato. Questo aiuta le persone a vederti come accessibile, rendendo più facile per loro connettersi e lavorare con te.

Perché il galateo delle e-mail aziendali è importante?

Il modo in cui comunichi riflette non solo la tua professionalità, ma anche la tua etica del lavoro e l’attenzione ai dettagli. In un contesto aziendale, le tue e-mail possono essere la prima impressione che qualcuno ha di te e della tua azienda. Ecco perché è fondamentale farlo bene. Le aziende traggono grandi vantaggi dalla definizione di standard di etichetta per le e-mail per alcuni motivi chiave:

• Professionalità: Seguire un’etichetta corretta per le e-mail garantisce che tu e la tua azienda presentiate un’immagine curata e competente.
• Efficienza: Le e-mail ben scritte sono generalmente chiare, concise e vanno dritte al punto, facendo risparmiare tempo a tutti.

I migliori consigli per una corretta etichetta delle e-mail

1. Mantieni il tuo tono professionale

Anche dopo una telefonata di scoperta produttiva, è meglio mantenere un tono professionale quando si seguono i potenziali clienti. Un oggetto descrittivo e chiaro e un saluto formale faranno molto per fare la giusta impressione.

Ad esempio, un promemoria amichevole della tua conversazione precedente, una chiara conferma dell’incontro e una menzione ordinata di eventuali allegati mantengono le cose professionali ma accessibili. Una firma formale è ancora la scommessa più sicura in questa fase del processo di vendita.

Questo livello di etichetta aziendale per le e-mail è uno di quelli che chiunque, potenziale cliente o collega, apprezzerà sicuramente.

2. Usa la punteggiatura corretta

La punteggiatura delle e-mail è come il condimento nel cibo: la giusta quantità lo rende ottimo, ma troppo poco o troppo può lasciare un cattivo sapore.

Punteggiatura terminale

Ogni frase deve sembrare completa. Non lasciare il tuo lettore in sospeso, che si tratti di un punto, di un punto interrogativo o di un punto esclamativo.

Esempio:

Scorretto: “Ho parlato con le Finanze e hanno approvato l’accordo”.

Corretto: “Ho parlato con le Finanze e hanno approvato l’accordo”.

Usa i punti interrogativi in modo ponderato; Esagerando si potrebbe avere l’impressione di essere in corso un interrogatorio.

Scorretto: “Qual è il tuo status? Hai già parlato con il tuo team? Sei libero per una chiamata domani a mezzogiorno?”

Corretto: “Sto controllando lo stato della tua squadra. Sei libero per una chiamata domani a mezzogiorno per discutere di eventuali modifiche?”

Punto e virgola (;)

Pensa al punto e virgola come a un ponte tra due pensieri correlati. È come una stretta di mano che collega due idee indipendenti: usala per migliorare il flusso delle tue email.

Errato: “Può chiamarmi domani, può darmi una risposta allora”.

Corretto: “Può chiamarmi domani; Allora può darmi una risposta.”

Virgola (,)

Le virgole spesso fanno inciampare le persone, ma alcune semplici regole possono salvare la situazione. Usa una virgola prima di congiunzioni come “e” o “ma” per collegare due frasi complete.

Esempio: “Ho lavorato con un cliente simile l’anno scorso e i suoi tassi di apertura sono migliorati del 20%”.

Inoltre, inserisci una virgola dopo le frasi introduttive per evitare confusione.

Esempio: “Dopo aver migliorato le loro righe dell’oggetto, i tassi di apertura sono saliti alle stelle”.

Punteggiatura dei saluti

Il tuo saluto dà il tono. Per le e-mail formali, utilizzare i due punti dopo il nome del destinatario.

Esempio: “Cara signora Frost:”

Una virgola o anche un trattino lungo funziona bene per un tono leggermente più casual.

Esempio: “Ciao Aja —”

Punti esclamativi

Usa i punti esclamativi con parsimonia! Sebbene siano ottimi per l’eccitazione, troppi possono sembrare un po’ troppo entusiasti, al limite dell’iper.

Scorretto: “Grazie ancora per ieri! Ho parlato con la finanza e siamo a posto! Non vedo l’ora di lavorare insieme!”

Corretto: “Grazie ancora per la nostra conversazione. Ho parlato con il reparto finanziario e siamo a posto. Non vedo l’ora di lavorare insieme”.

3. Pratica una buona grammatica

La grammatica potrebbe non essere l’argomento preferito da tutti, ma padroneggiare le basi è un must per qualsiasi e-mail professionale. Alcuni errori comuni, come “lì” contro “loro” o “suo” contro “è”, possono lasciare un’impressione duratura (e non del tipo buono).

Suggerimento: Se la grammatica non è il tuo forte, prendi in considerazione l’utilizzo di strumenti come Grammarly per mantenere la tua scrittura priva di errori. È come avere un editor in tasca, che individua gli errori e ti dà anche informazioni utili sulle tue abitudini di scrittura.

4. Resisti agli emoji nelle e-mail

Gli emoji possono essere divertenti e, in alcuni settori, potrebbero persino aumentare i tassi di apertura. Ma a meno che il tuo destinatario non li usi per primo o tu non sia sicuro che sia in linea con il tono del tuo marchio, è meglio lasciare le faccine sorridenti e il pollice in su per le chat casuali.

Dopotutto, vuoi mostrare un’etichetta aziendale amichevole e accessibile via e-mail. Ma non a scapito dell’immagine professionale.

5. Mantieni le righe dell’oggetto descrittive e brevi

Le righe dell’oggetto sono la prima cosa che il tuo destinatario vede, quindi fallo valere! Dovrebbe essere breve, andare dritta al punto e dare al destinatario un’idea chiara di cosa aspettarsi dall’e-mail. Pensalo come il titolo che invita qualcuno a “clicca qui” invece di ignorarlo.

Oggetto errato: “Ciao”

Questo fa sì che il destinatario si chieda: “Ciao… cosa?” È vago e non fornisce alcuna informazione utile.

Buon oggetto: “Riassunto della nostra chiamata del 2 dicembre”

Oggetti come questi sono chiari e diretti. In questo modo, il destinatario sa esattamente di cosa tratta l’e-mail prima ancora di aprirla.

6. Scegli attentamente il tuo saluto e-mail

Scegliere il saluto corretto dà il tono alla tua email. Dovrebbe essere informale o formale? Dipende da chi stai inviando un’e-mail e dalla natura della tua relazione. Per la maggior parte delle situazioni, un saluto informale funziona bene e ti aiuta a sembrare accessibile e sicuro di te.

I saluti informali includono:

• Ciao
• Ehi
• Ehilà
• Buon [mattina, pomeriggio], [Name]

Se stai inviando un’e-mail a qualcuno per la prima volta, o se proviene da un settore più conservatore, è meglio mantenere le cose formali fino a quando non sei in termini familiari.

I saluti formali includono:

• Caro [First name]
• Gentile Sig./Sig.ra [Last name]

Saluti da evitare in un ambiente professionale:

• Yo: Questo è troppo informale e informale.
• Ehi!: Sembra eccessivamente entusiasta.
• [Name]!: È troppo brusco come se stessi abbaiando contro di loro.
• Agli interessati: È troppo impersonale per la maggior parte delle e-mail.
• Egregio signore o signora: Un po’ troppo rigido per il posto di lavoro moderno.
• Ciao amico: Se sei davvero un amico del destinatario, questo può farti sentire più a tuo agio.
• Signori: Questo è obsoleto, quindi puoi escluderlo.
• Tutto: Sembra freddo e impersonale.

7. Lascia la giusta impressione con l’approvazione dell’e-mail

L’ultima cosa che qualcuno legge nella tua email è la tua firma, quindi assicurati che corrisponda al tono del tuo messaggio. Che la tua e-mail fosse informale o formale, la tua frase di chiusura dovrebbe rafforzare l’umore generale della conversazione.

Le firme informali funzionano bene se la tua email ha un tono leggero o amichevole:

• Grazie
• Grazie ancora
• Miglior
• Cin cin
• Felice [day of the week]!
• Non vedo l’ora di lavorare insieme
• A presto

Se la tua email aveva un tono più formale, mantieni anche la firma professionale:

• Grazie
• Grazie per il tuo tempo
• Saluti
• Buon Soggiorno [day/weekend]

Approvazioni da evitare:

• Sinceramente: Suona obsoleto ed eccessivamente formale.
• Cordiali saluti: Sembra rigido e innaturale.
• Calorosamente: Troppo casual e può sembrare eccessivamente personale.
• Rispettosamente: Sembra troppo formale, quasi rigido.
• Xoxo: Meglio lasciarlo per i messaggi personali, non per il posto di lavoro.
• Cordialmente: Ha un’atmosfera vecchio stile e trampoliera.
• – [Your name]: Sembra troppo brusco, come se avessi appena finito le cose da dire.

8. Controlla tre volte il nome e l’indirizzo del destinatario

Questo è un piccolo dettaglio che può fare un’enorme differenza. Controlla di aver digitato correttamente il nome del destinatario, soprattutto nelle e-mail professionali.

Prendersi il tempo in più per verificare il loro nome (e indirizzo) mostra rispetto e attenzione ai dettagli. È semplice come aprire il loro profilo LinkedIn o controllare la loro firma e-mail.

E ricorda, non dare per scontato che puoi abbreviare nomi come “Michael” in “Mike” a meno che non ti abbiano dato il via libera firmando con il soprannome. Se la loro e-mail dice “Michael”, attieniti a quello.

9. Usa le maiuscole e le minuscole

Anche se potresti essere abituato a digitare tutte le minuscole su Slack o nei testi, il galateo professionale delle e-mail richiede maiuscole e minuscole corrette. Ciò significa mettere in maiuscolo la prima lettera della prima parola in ogni frase e tutti i nomi propri.

Esempio:

Corretto: “Ho esaminato gli ultimi servizi SEO di Bluehost e sono impressionanti”.

Scorretto: “Ho esaminato gli ultimi servizi SEO di Bluehost e sono impressionanti”.

10. Considera il tono della tua email

Ottenere il tono giusto in un’e-mail può essere complicato. Gli studi dimostrano che le persone spesso sopravvalutano la capacità di comprendere il tono della loro e-mail. Mentre molti pensano che i loro destinatari coglieranno il loro tono l’80% delle volte, l’accuratezza effettiva è più vicina al 56%.

Questo significa che metà delle tue email aziendali saranno fraintese? Non esattamente. Ma evidenzia l’importanza di scegliere attentamente le parole e di considerare come il destinatario potrebbe interpretarle.

Ecco alcuni consigli sul galateo delle e-mail aziendali per assicurarti di apparire chiaramente:

Evita il linguaggio negativo: Parole come “problema”, “problema”, “sfortunato” e “fallimento” possono far sembrare il tuo messaggio eccessivamente duro o ansioso. Anche se stai dando cattive notizie, ammorbidisci il linguaggio per mantenere un tono positivo e professionale.

Salta il sarcasmo: Il sarcasmo raramente si traduce bene nelle e-mail e potrebbe essere facilmente frainteso.

Cattivo esempio: “Certo, sono sicuro che il team ci darà subito da fare, dopotutto, chi lavora davvero il venerdì?”

Buon esempio: “Cerchiamo di rivedere questo entro lunedì per far sì che le cose si muovano senza intoppi”.

Elimina gli aggettivi eccessivi: Parole descrittive come “molto”, “davvero” o “estremamente” possono farti sembrare eccessivamente emotivo o drammatico. Mantieni il tono calmo e raccolto.

Cattivo esempio: “Sono davvero, davvero entusiasta di questo!”

Buon esempio: “Non vedo l’ora di vedere come andrà a finire”.

Rispecchia il tono del tuo destinatario: Se sono casual, puoi abbinarlo, ma se sono formali, rimani professionale. Questo ti aiuta a garantire che tu sia allineato con le loro aspettative.

In caso di dubbio, alza il telefono: Per qualsiasi conversazione che potrebbe essere delicata o facilmente fraintesa, una chiamata veloce o una chat video è spesso la strada migliore.

11. Usa sempre caratteri e formattazione standard

Se vuoi rendere le tue e-mail facili da leggere (e dall’aspetto professionale), attieniti alle basi. L’uso di caratteri fantasiosi, colori vivaci o una formattazione esagerata non ti fa risaltare, ma rende solo la tua email più difficile da leggere. Mantieni la semplicità con font standard come Arial o Times New Roman e usa sempre testo nero di dimensioni leggibili.

Se stai copiando e incollando testo da un’altra fonte, cancella prima la formattazione per assicurarti che tutto appaia coerente. Su un Mac, puoi farlo con Comando + e su un PC, usa Ctrl + Maiusc + N.

12. Accorcia i tuoi URL

URL lunghi e ingombranti possono ingombrare la tua email e renderla più difficile da seguire per il destinatario. Invece di incollare un URL lungo, utilizza un collegamento ipertestuale o una versione abbreviata per mantenere le cose in ordine.

Scorretto: Dai un’occhiata a questo articolo: https://www.bluehost.com/blog/business-fundamentals-how-to-create-a-professional-looking-email/

Corretto: Dai un’occhiata a questo articolo su come creare un’e-mail dall’aspetto professionale.

13. Richiama gli allegati

Fai sempre sapere al tuo destinatario quando hai allegato un file, in modo che non se lo perda. Una semplice menzione come “Ho allegato il documento per la tua revisione” assicura che ne siano consapevoli. Se stai inoltrando una lunga catena di e-mail, ricordati di allegare nuovamente tutti i file importanti o semplicemente di inoltrare il thread originale che include l’allegato.

Quando si inviano file di grandi dimensioni come video o immagini ad alta risoluzione, è meglio caricarli su un servizio cloud come Google Drive o Dropbox e quindi condividere un link. In questo modo si evitano problemi di recapito delle e-mail dovuti alle grandi dimensioni dei file e si mantiene tutto più organizzato.

14. Perfeziona la tua firma e-mail

La firma e-mail è un altro importante galateo aziendale da tenere a mente. La tua firma e-mail può sembrare un ripensamento, ma è fondamentale per lasciare un’impressione duratura. Una firma ben realizzata trasmette professionalità e fornisce ai destinatari un facile accesso alle informazioni di contatto o al sito web.

La tua firma dovrebbe essere pulita, semplice e diretta. Includi dettagli chiave come:

• Il tuo nome
• Qualifica professionale
• Profilo LinkedIn o sito web aziendale
• Numero di telefono

Prendi in considerazione l’utilizzo di strumenti professionali per la generazione di firme e-mail per creare rapidamente una firma raffinata e professionale. Un’ottima firma rafforza il tuo marchio e offre alle persone un modo conveniente per saperne di più su di te o sul tuo lavoro. E non dimenticare di impostare automaticamente la tua firma alla fine di ogni email: è molto più facile eliminarla se necessario piuttosto che aggiungerla manualmente ogni volta!

15. Compila correttamente i campi e-mail

A: Qui è dove inserisci l’indirizzo e-mail della persona che stai contattando direttamente.

Cc: Utilizza questo campo quando vuoi che qualcuno veda il messaggio, ma non hai bisogno che risponda alle email. È utile quando condividi informazioni importanti o metti in contatto le persone.

Ccn: Questo campo ti consente di copiare qualcuno nell’e-mail senza che il destinatario principale lo sappia. Ad esempio, se invii un’e-mail a “John Doe” e Ccn “Jane Smith”, John non saprà che Jane l’ha ricevuta.

16. Usa Ccn in modo appropriato

Ccn è uno strumento utile per mantenere privati gli indirizzi e-mail, soprattutto nei messaggi di gruppo. Ad esempio, quando si invia un’e-mail a un elenco di grandi dimensioni su un nuovo aggiornamento delle funzionalità, Metti in Ccn tutti i destinatari per proteggere i loro dettagli di contatto.

Cordiali saluti generali: Puoi mettere in Ccn qualcuno quando vuoi che veda un messaggio, ma non hai bisogno che si impegni in conversazioni in corso.

Cortesia comune: Usa Ccn per rimuovere qualcuno da un thread di email in modo educato. Ad esempio, se il tuo supervisore ti presenta un contatto, rispondi con “Passando [name] a Ccn per evitare di ingombrare la sua casella di posta”.

17. Usa “rispondi a tutti” con parsimonia

Risposta: Facendo clic su “Rispondi” significa che rispondi solo all’ultima persona che ti ha inviato un’e-mail o al mittente originale se stai rispondendo al primo messaggio.

Rispondi a tutti: Quando selezioni “Rispondi a tutti”, il tuo messaggio viene inviato a tutti gli utenti elencati nei campi “A” e “Cc”. Questo è utile quando si affronta un problema di cui tutti i partecipanti al thread dovrebbero essere a conoscenza o quando più persone hanno bisogno delle stesse informazioni.

È meglio usare “Rispondi” a meno che tu non sia sicuro che l’intero gruppo abbia bisogno di vedere la tua risposta. L’uso eccessivo di “Rispondi a tutti” può ingombrare le caselle di posta e infastidire i destinatari.

18. Pensa prima di inoltrare

Quando inoltri le e-mail aziendali, tieni a mente i seguenti suggerimenti per il galateo delle e-mail aziendali:

• Alcune e-mail sono private o sensibili, quindi fai attenzione a inoltrarle. Controlla sempre se le informazioni devono rimanere riservate.
• Quando inoltri un thread lungo, includi un riepilogo di ciò che viene discusso per far risparmiare tempo al destinatario. Non c’è niente di peggio che ricevere una lunga catena di e-mail con solo un vago “FYI” in cima.

Se vuoi iniziare un nuovo thread di conversazione, aggiorna le righe dell’oggetto in modo che:

• Stessa riga dell’oggetto del thread: FW: aggiornamento del plugin Bluehost
• Nuovo oggetto della discussione: Aggiornamento importante! FW: dettagli del plug-in Bluehost

19. Rispondi prontamente

Il tempo appropriato per rispondere a un’e-mail varia a seconda della relazione:

Compagni di squadra immediati: Rispondi entro 12 ore. Una comunicazione rapida garantisce una collaborazione fluida, soprattutto quando si tratta di progetti o scadenze.

Colleghi generali: Per tutti gli altri membri della tua azienda, cerca di rispondere entro 24 ore. Se non riesci a rispondere immediatamente alla loro richiesta, conferma l’e-mail e fornisci un periodo di tempo per quando darai seguito.

Contatti esterni: I clienti esterni, come quelli che chiedono informazioni sui servizi, in genere si aspettano una risposta entro la fine della settimana in cui hanno contattato. Per contatti più preziosi, prova a rispondere alle email entro 24 ore.

Per coloro che lavorano in ruoli a contatto con i clienti, è importante ricordare che l’88% dei clienti si aspetta che una finestra di risposta appropriata sia entro un’ora. L’impostazione dei programmi di risposta alle e-mail è uno dei modi migliori per tenere sotto controllo la comunicazione e garantire un flusso di lavoro fluido.

20. Imposta risposte informative fuori sede

Se rimani lontano dalla tua email per un periodo prolungato, una risposta automatica fuori sede (OOO) consente alle persone di sapere quando possono aspettarsi di ricevere una tua risposta. Ecco alcune cose da fare e da non fare per creare una risposta OOO efficace considerando l’etichetta delle e-mail aziendali:

FARE: Indica per quanto tempo non sarai disponibile. Ad esempio, “Sarò fuori ufficio dal [date] al e [date] risponderò alle e-mail al mio ritorno”.

NON: Imposta una risposta OOO se sei via solo per un giorno. Le assenze brevi di solito non lo richiedono.

FARE: Includi un’altra persona da contattare per questioni urgenti. Ad esempio, “Per richieste urgenti su Bluehost, si prega di contattare [name] all’indirizzo [email]”.

NON: Nomina un collega nel tuo messaggio OOO senza prima fargli sapere che verrà elencato come contatto alternativo.

FARE: Includi “Fuori sede” o “OOO” nella riga dell’oggetto in modo che le persone riconoscano immediatamente che si tratta di una risposta automatica.

NON: Condivisione eccessiva. Non c’è bisogno di spiegare dove stai andando o perché sei via.

Se ti stai prendendo una vacanza più lunga, prendi in considerazione la possibilità di creare un sistema per situazioni veramente urgenti, come controllare i tuoi messaggi una volta al giorno.

21. Tieni traccia delle aperture delle e-mail e delle percentuali di clic

Invece di inviare un follow-up come “Hai visto la mia email?”, utilizza gli strumenti di tracciamento delle email. Questa funzione ti consente di sapere quando la tua e-mail è stata aperta e quando sono stati cliccati sui link, dandoti un’idea se è il momento di dare un seguito.

Se il tuo contatto non ha risposto entro un lasso di tempo ragionevole, trova un motivo non intrusivo per seguirlo. Ad esempio, “Mi sono imbattuto in un articolo sull’ottimizzazione del sito web che pensavo avresti trovato interessante: ecco il link”.

22. Non aggiungere avvertenze “Inviato dal mio telefono”

Una delle regole importanti per l’etichetta delle e-mail aziendali è evitare di includere “Inviato dal mio iPhone” o “Inviato dal mio telefono – scusa eventuali errori di battitura”. Questo messaggio a volte può sembrare una scusa per l’invio di e-mail recensite male. Invece, cerca di correggere le bozze della tua e-mail anche quando sei in viaggio, garantendo un tono professionale e riducendo al minimo gli errori di ortografia.

23. Presentati

Non dare mai per scontato che il destinatario sappia chi sei, soprattutto se si tratta di una comunicazione per la prima volta. Inizia la tua e-mail con una breve introduzione: “Mi chiamo e [Your Name]sono uno specialista di prodotto presso Bluehost”.

Se ti sei già incontrato ma non sei sicuro che se lo ricordino, ricorda loro gentilmente la tua ultima interazione: “Abbiamo parlato il mese scorso delle nuove funzionalità dell’e-mail professionale di Bluehost”.

24. Strutturare correttamente l’e-mail

Un galateo professionale per le e-mail dovrebbe sempre includere questi elementi:

• Oggetto: Sii specifico e conciso. Ad esempio, “Follow-up sulla proposta di partnership Bluehost”.
• Saluto: Rivolgiti al destinatario in modo educato e appropriato (ad esempio, “Ciao [Name],”).
• Corpo: Mantieni il tuo messaggio chiaro e diretto. Inizia con le informazioni più importanti e, se necessario, organizza il contenuto del corpo della tua email in punti elenco o elenchi numerati per una migliore leggibilità.
• Approvazione: Scegli una chiusura appropriata (ad esempio, “Cordiali saluti”, “Grazie”, ecc.).
• Firma: Includi il tuo nome, la tua qualifica, la tua azienda e i tuoi dati di contatto.

La separazione di questi elementi con paragrafi o spaziatura garantisce che il tuo messaggio sia facile da leggere e digerire.

25. Fai attenzione all’umorismo

L’umorismo è complicato nelle e-mail perché manca di espressioni facciali e tono di voce, il che lo rende facile da interpretare male. È meglio evitare l’umorismo nelle e-mail professionali, a meno che non si abbia uno stretto rapporto con il destinatario.

Ciò che trovi divertente potrebbe non essere divertente per gli altri e, in alcuni casi, potrebbe risultare insensibile o inappropriato. In caso di dubbio, lascia l’umorismo fuori dalla tua comunicazione e-mail.

26. Rispondi a tutte le tue e-mail

Con l’elevato volume di e-mail che ricevi ogni giorno, è comprensibile che tu possa perderne alcune. Per gestire questo, mantieni organizzata la tua casella di posta e cerca di rispondere al maggior numero possibile di e-mail.

Anche se hai ricevuto un’e-mail per errore, è buona norma rispondere. Una breve risposta del tipo:

“Credo che tu volessi inviare questa e-mail a qualcun altro. Volevo solo farti sapere in modo che tu possa inoltrarlo alla persona giusta”.

Questa piccola cortesia riflette un alto standard di professionalità nelle email.

27. Usa un indirizzo e-mail professionale

L’utilizzo di un indirizzo e-mail professionale è un’altra importante regola di etichetta e-mail da seguire quando si conduce una comunicazione scritta aziendale. Se sei un lavoratore autonomo o utilizzi un’e-mail personale per la corrispondenza di lavoro, assicurati che l’indirizzo sia professionale e appropriato.

Ad esempio, un’e-mail come [email protected] è di gran lunga migliore di [email protected]. È essenziale mantenere la professionalità, soprattutto quando si interagisce con clienti o partner.

Leggi anche: Come creare un’e-mail dall’aspetto professionale

28. Correggi sempre le bozze prima di premere invio

La grammatica e l’ortografia corrette sono fondamentali nella comunicazione aziendale. Prenditi sempre un momento per correggere le bozze della tua e-mail prima di inviarla. Ciò include il controllo del nome e dell’indirizzo e-mail del destinatario. Una scansione rapida ti assicura di non inviare un errore di battitura imbarazzante o di rivolgerti a qualcuno in modo errato.

Prendi in considerazione l’utilizzo di strumenti come Grammarly o correttori ortografici integrati per individuare gli errori grammaticali e migliorare la qualità della tua scrittura.

29. Aggiungi l’indirizzo e-mail alla fine

Per evitare di inviare accidentalmente un’email incompleta, aggiungi l’indirizzo email del destinatario solo dopo aver finito di scrivere il messaggio. Questo semplice passaggio può prevenire la sfortunata situazione di inviare pensieri scritti a metà o informazioni incomplete, garantendo una comunicazione raffinata e professionale.

30. Considera sempre le differenze culturali

L’email marketing è uno dei modi più efficaci per raggiungere un vasto pubblico. Tuttavia, le differenze culturali possono facilmente causare problemi di comunicazione, soprattutto quando il destinatario non può vedere le tue espressioni facciali o il linguaggio del corpo.

Una delle regole importanti per l’etichetta delle e-mail aziendali è quella di personalizzare il messaggio in base alle norme culturali della regione del destinatario (quando possibile). Considera le loro abitudini, lo stile di comunicazione e le preferenze locali.

È anche importante tenere conto delle differenze di fuso orario. Ad esempio, se stai inviando una campagna e-mail per un prodotto o un servizio, programmane l’invio durante l’orario di lavoro appropriato per la posizione del destinatario.

31. Segmenta le tue comunicazioni aziendali

La segmentazione della tua lista di e-mail ti consente di rivolgerti a gruppi specifici, migliorando la pertinenza e l’efficacia del tuo email marketing. Se stai utilizzando un servizio di posta elettronica, assicurati che disponga di una funzione di segmentazione.

Ad esempio, se stai promuovendo servizi, segmenta il tuo elenco in proprietari di attività commerciali, blogger e sviluppatori. Quindi, ogni gruppo riceve contenuti che rispondono direttamente alle loro esigenze.

32. Proteggi la privacy del destinatario

L’e-mail non è così privata come potrebbe sembrare. Anche se elimini un’e-mail, potrebbe essere ancora presente sui server o sui backup. Considera come potrebbe essere visualizzato il tuo messaggio se condiviso con un pubblico non intenzionale, come un collega, un concorrente o un datore di lavoro.

Per proteggere l’e-mail di qualcuno, evita di condividere informazioni sensibili come dettagli di accesso, dati personali o informazioni proprietarie. Prendi in considerazione l’utilizzo di servizi di posta elettronica crittografati o piattaforme che enfatizzano la privacy quando si discute di argomenti sensibili.

33. Evita di usare tutto in maiuscolo

Scrivere in maiuscolo in un’e-mail può far sembrare che tu stia urlando e può dare un’impressione sbagliata. Come regola corretta per l’etichetta delle e-mail, attieniti ai casi di frasi come faresti in qualsiasi comunicazione formale.

Esempio: invece di scrivere “SI PREGA DI RIVEDERE IMMEDIATAMENTE QUESTO DOCUMENTO!” dite: “Si prega di rivedere questo documento il prima possibile”.

34. Usa discrezione

Fai attenzione quando condividi informazioni tramite e-mail, poiché i messaggi possono essere inoltrati o accessibili in un secondo momento. Evita di inviare informazioni altamente sensibili, come password o dettagli finanziari, tramite e-mail regolari.

Ad esempio, se devi inviare un documento sicuro relativo a un account utente, prendi in considerazione l’utilizzo di un servizio di condivisione file con protezione tramite password o crittografia.

35. Includi un invito all’azione

Un invito all’azione (CTA) è essenziale per il corretto galateo delle e-mail perché indirizza il destinatario su cosa fare dopo. Che tu stia richiedendo un feedback, chiedendo un incontro o condividendo un nuovo post sul blog, una CTA chiara aumenta il coinvolgimento.

Posiziona la tua CTA alla fine dell’e-mail per chiarezza, ad esempio: “Per favore, esamina la proposta allegata e fammi sapere il tuo feedback entro venerdì”.

36. Assicurati che il tuo messaggio sia ottimizzato per i dispositivi mobili

Molti destinatari leggeranno la tua email su un dispositivo mobile. Assicurati che il formato della tua email sia facile da leggere su un telefono o un tablet, mantenendo il messaggio conciso ed evitando layout troppo complessi.

Ad esempio, Bluehost utilizza paragrafi brevi e intestazioni chiare ed evita di utilizzare immagini di grandi dimensioni quando invia agli utenti contenuti promozionali sui loro servizi.

Conclusione: galateo professionale per le e-mail aziendali

Sebbene molte aziende si affidino a varie forme di comunicazione per collaborare, l’e-mail rimane uno dei metodi più efficaci e popolari per la corrispondenza professionale. Il passaggio al lavoro ibrido non ha fatto altro che aumentare la dipendenza dalla posta elettronica per condividere, organizzare e archiviare le informazioni.

Con l’enorme volume di e-mail inviate e ricevute ogni giorno, c’è una maggiore probabilità di commettere errori evitabili, alcuni dei quali possono portare a gravi conseguenze professionali, inclusi problemi relativi alla conformità. È qui che entra in gioco il galateo delle e-mail aziendali.

Prendi in considerazione l’aggiornamento a un piano di posta elettronica professionale Bluehost per assicurarti che la tua comunicazione rimanga professionale ed efficiente. Con un’e-mail di dominio personalizzata, aumenterai la credibilità della tua attività e godrai di una suite di funzionalità progettate per migliorare la tua esperienza di comunicazione e-mail. Inizia oggi e porta la tua professionalità nelle e-mail a un livello superiore!