Quindi, stai ancora utilizzando un indirizzo e-mail personale obsoleto per le tue comunicazioni aziendali? Se è così, è il momento di cambiare. Stabilire un indirizzo e-mail professionale è essenziale per migliorare l’immagine e l’efficacia della tua attività.
Una recente ricerca di Forbes evidenzia che l’81% delle aziende incorpora l’e-mail nelle proprie strategie di marketing, con un fatturato globale di email marketing che dovrebbe raggiungere i 12,33 miliardi di dollari nel 2024. Creare e-mail chiare, ben organizzate e visivamente accattivanti non solo fa una forte impressione, ma dimostra anche rispetto per il tempo del destinatario. Un’e-mail dall’aspetto professionale non riguarda solo la trasmissione di informazioni, ma si riflette su di te e sulla tua organizzazione.
In questo blog approfondiremo l’importanza di avere un indirizzo e-mail professionale e offriremo consigli pratici su come crearne uno.
L’importanza della comunicazione professionale via e-mail
L’e-mail professionale è uno strumento essenziale per le aziende, in quanto offre numerosi vantaggi che possono avere un grande impatto sulle loro prestazioni. Per cominciare, ti aiuta a mettere piede nella porta generando interesse per i tuoi prodotti e servizi. Mantenere i consumatori informati tramite e-mail professionali favorisce la fiducia e le connessioni, raggiungendo al contempo in modo efficiente gli utenti mobili. Questo stile di comunicazione attira più visitatori del sito Web risparmiando tempo e garantendo un flusso costante di informazioni.
Inoltre, mantenendo il coinvolgimento dei clienti, l’e-mail professionale crea contatti, sviluppa feedback approfonditi e promuove la ripetizione degli affari. Offre l’ambiente perfetto per lo storytelling, che rafforza le relazioni con i fornitori e aumenta il riconoscimento del marchio. Tutto sommato, l’invio di e-mail professionali migliora le comunicazioni con i clienti e aiuta le aziende a espandersi e stabilire una presenza online più forte.
Al contrario, le e-mail casuali o scritte male possono essere viste come poco professionali o finire nelle cartelle spam, mettendo a repentaglio la credibilità e l’efficienza.
Cosa rende le tue email professionali
Quando si passa attraverso la posta in arrivo, è facile distinguere le e-mail dall’aspetto professionale dallo spam o dai messaggi personali. Ma quali sono gli elementi specifici che contraddistinguono le email professionali?
Indirizzo e-mail professionale
Un indirizzo e-mail professionale si distingue dagli altri nomi utente nella tua casella di posta. Sono facili da identificare perché utilizzano un dominio personalizzato (invece di un account Gmail personale) e seguono formati familiari.
Esempi di e-mail dall’aspetto professionale includono [email protected] e [email protected].
Una firma e-mail
Anche il contenuto di un’e-mail dall’aspetto professionale è importante. La maggior parte dei professionisti ha una firma e-mail in fondo al messaggio, che include il nome dell’azienda, il titolo di lavoro e le informazioni di contatto. Molte aziende includono il marchio nella loro firma, come un logo.
Utilizzo di caratteri familiari
Puoi indovinare se un’e-mail è professionale o meno prima di leggere il contenuto. Le e-mail professionali utilizzano caratteri standard (e dimensioni dei caratteri) facili da leggere. Arial, Helvetica, Times New Roman e Trabucco sono font comunemente utilizzati da aziende rispettabili.
La maggior parte delle aziende utilizza il testo nero per il contenuto delle e-mail. I caratteri difficili da leggere e i colori selvaggi spesso segnalano spam o truffe di phishing.
Un design ottimizzato per i dispositivi mobili
Sempre più persone utilizzano i dispositivi mobili per leggere e inviare e-mail. Infatti, il 46% di tutte le aperture di e-mail avviene su dispositivi mobili. Il design delle e-mail reattive per dispositivi mobili è ora un’aspettativa dei clienti.
Se la tua promozione via e-mail o newsletter non è ottimizzata per i dispositivi mobili, puoi danneggiare la credibilità della tua attività. Tuttavia, questo criterio si applica principalmente alle e-mail HTML. Le e-mail di testo normale si adattano automaticamente agli schermi dei dispositivi mobili.
Sebbene la creazione di un’e-mail professionale sia influenzata da diversi fattori, concentriamoci sulle basi: creare un indirizzo e-mail dall’aspetto professionale.
Come creare un’email dall’aspetto professionale
Ora che sai cosa rende un’e-mail dall’aspetto professionale, è il momento di configurare la tua e-mail aziendale.
In genere, dovresti impostare la tua email aziendale quando registri il tuo dominio e inizi a costruire il tuo sito web.
Tuttavia, se hai già un sito web ma utilizzi ancora e-mail personali, puoi sempre creare indirizzi e-mail professionali dopo aver creato il tuo sito web.
1. Seleziona un host
Quando si crea un’e-mail dall’aspetto professionale, è necessario utilizzare un provider di hosting di posta elettronica. Un host di posta elettronica fornisce server per le aziende che devono archiviare e gestire le e-mail.
I servizi di hosting di posta elettronica per le aziende vengono solitamente fatturati mensilmente o annualmente, a differenza dei server webmail gratuiti (come Gmail o Yahoo) che puoi utilizzare per creare account di posta elettronica personali.
Quando cerchi un provider di hosting per il tuo sito web, puoi scegliere un provider come Bluehost che include la webmail.
Alcuni provider di hosting includono automaticamente un numero limitato di email quando acquisti un dominio e un piano di web hosting. Tuttavia, se hai bisogno di più e-mail per i tuoi dipendenti, dovrai acquistare un piano aggiuntivo per la posta elettronica.
In alternativa, puoi utilizzare Google Workspace per creare indirizzi email aziendali con un dominio personalizzato.
2. Connettiti a un client di posta elettronica
Se crei email aziendali con il tuo provider di hosting, puoi utilizzare il tuo dominio personalizzato come indirizzo email. Ad esempio, invece di creare [email protected], creerai [email protected].
Dopo aver creato le e-mail, è necessario collegare gli indirizzi e-mail a un client di posta elettronica, come Gmail o Outlook. Un client di posta elettronica Consente di leggere, inviare e gestire le e-mail. In altre parole, è l’app che consente a ciascun utente di accedere e visualizzare le proprie e-mail.
Il tuo provider di hosting dovrebbe avere le istruzioni per connettersi a qualsiasi client di posta elettronica.
3. Scegli un formato per i nomi utente
Dopo aver selezionato l’host e il client di posta elettronica, è necessario scegliere un formato di posta elettronica dall’aspetto professionale. Ad esempio, puoi fare [email protected] o [email protected].
Si consiglia di utilizzare una formula unica per tutti i dipendenti.
4. Connettiti al tuo software di automazione della posta elettronica
Se utilizzi una piattaforma di automazione del marketing per inviare newsletter o e-mail transazionali, devi collegare i tuoi account di posta elettronica aziendali.
Cerca la configurazione dell’e-mail nelle impostazioni generali o in una sezione “Invio e-mail”. La tua piattaforma di automazione ti guiderà attraverso come connetterti e verificare i tuoi indirizzi e-mail aziendali.
Collegando la tua email aziendale al tuo software di automazione, le tue email di marketing provengono dal tuo indirizzo professionale.
Il tuo provider di automazione della posta elettronica dovrebbe anche guidarti attraverso i passaggi per autenticare il tuo dominio. L’autenticazione e-mail aiuta a garantire che i tuoi messaggi non finiscano nella cartella spam.
Quando verifichi il tuo dominio, il tuo provider di posta elettronica aggiunge informazioni all’intestazione dell’email che confermano che il messaggio proviene effettivamente dal dominio nel campo “mittente”.
Best practice per la creazione di un’email dall’aspetto professionale
Ora che sai come impostare la tua email aziendale, diamo un’occhiata più da vicino alla scelta del giusto formato di nome utente.
Non è sufficiente utilizzare un dominio personalizzato nel tuo indirizzo email. Devi assicurarti che il resto dell’indirizzo e-mail abbia un aspetto professionale.
Assicurati di aderire a queste best practice e presta attenzione anche agli standard particolari del tuo settore.
Mantieni i nomi utente leggibili
Per ottenere i migliori risultati, scegli una formula per il nome utente semplice e facile da leggere. La maggior parte delle e-mail dall’aspetto professionale contiene una combinazione di nome e cognome o iniziali di un dipendente.
Le e-mail che utilizzano solo il nome di battesimo sono cresciute in popolarità negli ultimi anni. Da un lato, l’uso del nome genera solo e-mail più brevi e più facili da leggere. D’altra parte, dovrai creare e-mail alternative per i dipendenti che condividono un nome.
Se hai molti dipendenti, potresti voler evitare di usare solo il nome.
Non includere numeri o simboli
I numeri in un nome utente di solito indicano un indirizzo e-mail personale. Tuttavia, l’aggiunta di numeri a un’e-mail li rende più difficili da digitare e ricordare. Pertanto, un’e-mail dall’aspetto professionale dovrebbe contenere solo lettere.
Evita simboli o accenti non necessari sui caratteri. Alcune e-mail includono un punto tra il nome e il cognome, ma questa dovrebbe essere l’unica eccezione.
Limita l’uso dei titoli di lavoro come e-mail
Anche se le tue e-mail dovrebbero avere un aspetto professionale, devi comunque dare l’impressione che provengano da un essere umano. L’uso di titoli di lavoro come nomi utente e-mail, ad esempio [email protected], rende i tuoi messaggi meno personali.
Inoltre, può essere difficile gestire gli account di posta elettronica se si assumono nuovi dipendenti o si creano nuovi ruoli.
Ci sono un paio di eccezioni alla regola del titolo di lavoro. La maggior parte delle aziende dispone di indirizzi e-mail generici per informazioni generali o assistenza clienti.
In questi casi, è opportuno utilizzare un titolo di lavoro come nome utente dell’e-mail. Infine, alcune e-mail transazionali (come le e-mail di reimpostazione della password) possono utilizzare un nome utente “no-reply” in modo che i destinatari capiscano che non possono contattare un dipendente in questo modo.
Idee per indirizzi e-mail aziendali
Preoccupato per la scelta di una formula di nome utente accettabile?
Ecco la buona notizia:
Non devi inventare qualcosa di nuovo. È meglio scegliere tra formule di uso comune che i clienti già riconoscono come professionali.
Ecco alcune delle formule più comuni che le aziende utilizzano per i nomi utente e-mail:
- [email protected]
- [email protected] o [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
Quando scegli la formula del tuo nome utente, considera le dimensioni della tua attività, il tono del marchio e gli standard del settore.
Quali sono gli errori più comuni da evitare durante la stesura di un’email professionale?
Trascurare la personalizzazione
Le e-mail che non sono personalizzate, cioè non indirizzate per nome o adattate alle esigenze del destinatario, sembrano impersonali. Rivolgendoti al cliente in modo specifico nella tua e-mail, stabilisci un rapporto più profondo e dimostri il tuo apprezzamento per le sue circostanze.
Saltare la correzione di bozze
L’invio di un’e-mail con errori di ortografia, grammatica o tipografia può danneggiare la tua immagine professionale. Rileggi sempre attentamente per assicurarti che la tua email sia priva di errori e rifinita.
Utilizzo di un tono inappropriato
Scegliere il tono sbagliato, troppo informale o eccessivamente formale, potrebbe fuorviare le tue intenzioni e farti apparire poco professionale. Cambia il tuo tono per riflettere il contesto e la relazione con il destinatario.
Sovraccarico di e-mail
Bombardare i destinatari con troppe e-mail può portare alla frustrazione. Sii strategico riguardo alla frequenza delle e-mail per evitare di sovraccaricare il tuo pubblico e assicurarti che i tuoi messaggi siano ben accolti.
Creazione di una riga dell’oggetto poco chiara o fuorviante
L’oggetto deve riflettere chiaramente il contenuto dell’e-mail. Un oggetto fuorviante o vago può creare confusione e ridurre la probabilità che la tua email venga aperta.
Esibisce una mancanza di professionalità
Assicurati che la tua e-mail mantenga un tono e un formato professionali. Evita il gergo, il linguaggio informale e la formattazione non professionale per mantenere la tua credibilità.
Dimenticare un invito all’azione (CTA)
Un chiaro invito all’azione indirizza il destinatario ai passaggi successivi, come l’organizzazione di una riunione, la risposta a una domanda o l’esecuzione di un’altra azione. L’omissione di questa opzione può causare confusione o inattività.
Utilizzo di gergo e abbreviazioni sconosciute
Evita di usare gergo o abbreviazioni che non tutti i destinatari capiranno. Per rendere il tuo messaggio più accessibile e comprensibile, usa un linguaggio semplice e semplice.
Essere robotici
Un tono eccessivamente formale o meccanico può sembrare in malafede. Cerca un tono colloquiale ma professionale che mostri la tua personalità e aiuti a coinvolgere il destinatario.
Pensieri finali
La creazione di un’e-mail dall’aspetto professionale è un aspetto cruciale di una comunicazione aziendale efficace, che influisce in modo significativo sull’immagine e sul successo operativo della tua azienda. Un’e-mail ben progettata non solo migliora la reputazione e l’efficienza della tua azienda, ma svolge anche un ruolo chiave nel generare interesse per i tuoi prodotti e servizi, creare fiducia e mantenere il coinvolgimento dei clienti.
Per fare un’impressione positiva, è essenziale utilizzare un indirizzo e-mail professionale, mantenere una struttura chiara ed evitare le insidie più comuni. La personalizzazione, l’attenzione ai dettagli e un tono professionale coerente assicurano che le tue e-mail siano efficaci e d’impatto.
Adottando le best practice delineate, puoi potenziare le tue strategie di comunicazione e rafforzare la presenza della tua azienda nel panorama digitale. Sia che tu stia configurando una nuova e-mail professionale o perfezionando le tue pratiche esistenti, investire tempo per farlo bene porterà a migliorare le relazioni con i clienti e a un’immagine aziendale più credibile.
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Domande frequenti
L’utilizzo di un indirizzo e-mail professionale è fondamentale per stabilire e mantenere la credibilità nelle comunicazioni aziendali. Un indirizzo email che utilizza il tuo dominio personalizzato piuttosto che uno generico segnala ai destinatari che prendi sul serio la tua attività e aiuta a garantire che le tue email vengano prese sul serio. Migliora la tua immagine professionale, aumenta l’affidabilità e riduce la probabilità che i tuoi messaggi vengano contrassegnati come spam.
Diversi elementi chiave contribuiscono alla professionalità di un’e-mail. Innanzitutto, l’utilizzo di un indirizzo email professionale con un dominio personalizzato è fondamentale. In secondo luogo, l’inclusione di una firma e-mail che fornisca dettagli essenziali come il nome, il titolo di lavoro e le informazioni di contatto aggiunge un tocco formale. Anche l’uso coerente di caratteri familiari e leggibili come Arial o Times New Roman è importante, così come garantire che il design dell’e-mail sia ottimizzato per i dispositivi mobili. Questi fattori aiutano collettivamente a presentare un aspetto raffinato e credibile che si rifletta bene sulla tua organizzazione.
L’utilizzo di un indirizzo e-mail professionale offre vantaggi significativi per il marketing e il coinvolgimento dei clienti. Un indirizzo e-mail di dominio personalizzato migliora la legittimità delle tue comunicazioni, portando a tassi di apertura e risposta più elevati. Aiuta a creare fiducia con il tuo pubblico proiettando un’immagine coerente e professionale. Inoltre, gli indirizzi e-mail professionali hanno meno probabilità di essere contrassegnati come spam, assicurando che i tuoi messaggi di marketing raggiungano le caselle di posta dei tuoi destinatari. Questa professionalità supporta relazioni più solide con i clienti e un coinvolgimento più efficace, che in ultima analisi può guidare la crescita del business e migliorare la fedeltà dei clienti.
Una firma e-mail professionale dovrebbe includere informazioni chiave che aiutino i destinatari a identificare te e il tuo ruolo all’interno dell’organizzazione. In genere, la tua firma dovrebbe riportare il tuo nome completo, il titolo di lavoro e il nome dell’azienda. Inoltre, includi le tue informazioni di contatto diretto come il numero di telefono e l’indirizzo e-mail. L’aggiunta di un logo aziendale e di eventuali collegamenti ai social media o URL di siti Web pertinenti può migliorare ulteriormente la tua firma e-mail. Mantieni il design semplice ed evita di usare colori o caratteri eccessivi per mantenere un aspetto professionale.
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