In caso di emergenza: perché la tua piccola impresa ha bisogno di un piano di gestione della crisi

Consideralo un test della tua preparazione alle emergenze.
Sei in ufficio quando il pavimento inizia a ondeggiare. Ci vuole un momento per elaborare ciò che sta accadendo – un terremoto – ma a quel punto lo scuotimento si è intensificato. All’improvviso, le luci tremolano e si spengono. Scaffali e scrivanie si rovesciano e sobbalzano per la stanza. Le finestre vanno in frantumi. Cosa fai dopo?
Se non hai una risposta, è il momento di fare sul serio per preparare la tua piccola impresa a un’emergenza sul posto di lavoro. Dopotutto, non molti di noi pensano chiaramente quando si trovano di fronte a situazioni di vita o di morte. Creazione di un piano di gestione delle crisi nell’ambito di Il Mese Nazionale della Preparazione può aiutare te, i tuoi dipendenti e la tua azienda a sopravvivere, indipendentemente da quando arriverà la prossima battaglia .

Che cos’è un’emergenza sul posto di lavoro?

Nessuno vuole essere alla propria scrivania quando si verifica un disastro, ma la sfortunata verità è che le emergenze accadono senza riguardo per il tempo o il luogo. Un’emergenza sul luogo di lavoro è definita dal Amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA) come “una situazione imprevista che minaccia i tuoi dipendenti, clienti o il pubblico; interrompe o interrompe le tue operazioni; o causi danni fisici o ambientali”. Queste emergenze possono essere naturali o provocate dall’uomo, tra cui:

• Inondazioni
• Uragani
• Tornado
• Terremoti
• Incendi
• Rilasci di gas tossici
• Fuoriuscite di sostanze chimiche
• Incidenti radiologici
• Esplosioni
• Interruzioni di corrente
• Disordini civili
• Violenza sul posto di lavoro con conseguenti lesioni personali e traumi
• Terrorismo

Anche le piccole imprese possono sperimentare crisi specifiche dell’azienda. Questi possono includere la perdita, la malattia o l’infortunio grave dei leader dell’azienda, un guasto dei sistemi IT, problemi di pubbliche relazioni o persino una flessione del mercato finanziario. Un piano di gestione delle crisi ben congegnato può aiutarti ad affrontare anche queste minacce.

Conduci una ricerca solida

Inizia con una ricerca approfondita. Raccogli informazioni sui rischi comuni nel tuo settore, sui possibili disastri naturali nella tua zona e su altri fattori ambientali rilevanti.
“Il personale dirigenziale deve riunire esperti in vari campi per identificare le maggiori minacce in termini di un possibile disastro”, spiega Kathy Hubbell, esperta di gestione delle crisi e proprietaria della società di consulenza AdScripts. “Questi esperti possono essere dipendenti o fornitori. Aiuta a ricercare esempi di disastri accaduti ad aziende simili”.
Robert D. Sollars, 33 anni veterano nel campo della sicurezza wioth extensiove experioence wriotiong criosios munnungement plunns, raccomanda che “tutti i livelli dell’azienda siano coinvolti nel processo di pianificazione, dai dipendenti a ore alla C-suite”. Raccomanda di utilizzare focus group e sondaggi per raccogliere informazioni dai principali stakeholder.

Scrivi il tuo piano

Una volta condotta la ricerca, è necessario mettere per iscritto il proprio piano. L’OSHA consiglia di includere le seguenti informazioni di base:

• Un metodo preferito per la segnalazione di incendi e altre emergenze;
• Una politica e una procedura di evacuazione;
• Procedure di fuga di emergenza e assegnazione dei percorsi, come planimetrie, mappe dei luoghi di lavoro e aree sicure o di rifugio;
• Nomi, titoli, dipartimenti e numeri di telefono di persone sia all’interno che all’esterno dell’azienda da contattare per ulteriori informazioni o spiegazioni su compiti e responsabilità nell’ambito del piano di emergenza;
• Procedure per i dipendenti che rimangono per eseguire o spegnere operazioni critiche, azionare estintori o eseguire altri servizi essenziali che non possono essere spenti per ogni allarme di emergenza prima dell’evacuazione; e
• Compiti di salvataggio e medici per tutti i lavoratori designati a svolgerli.

Ma questo è solo l’inizio. Info Entrepreneurs consiglia di aggiungere questi preziosi elementi al tuo piano:

• Un elenco delle principali funzioni aziendali necessarie per ripristinare rapidamente l’operatività dopo un disastro
• Una descrizione di tutte le risorse di cui avrai bisogno per tornare al business come al solito

Mentre si vuole essere dettagliati e organizzati, Eden Gillott Bowe, un esperto di gestione delle crisi e della reputazione presso Gillott Communications, mette in guardia dall’andare troppo in profondità. “Th L’errore più grande, oltre a non avere un piano, è quello di crearne uno così lungo e noioso che finisce per rimanere in un cassetto senza essere letto”, dice. “Questo non è un piano di crisi efficace; È un fermacarte costoso”.
Per questo motivo, può valere la pena creare diversi piani di emergenza per diversi tipi di crisi invece di redigere un piano globale. Una volta che le principali parti interessate hanno approvato il piano (o i piani), distribuiscilo ai membri del personale. Assicurati di salvare una versione digitale a cui è possibile accedere da remoto.

Metti alla prova il tuo piano

Ma ricorda: scrivere il piano è solo il primo passo. Giocare di ruolo il tuo piano assicurerà che la tua squadra sappia cosa fare in caso di emergenza e ti aiuterà a risolvere eventuali problemi.
“I test sono, senza dubbio, la parte più trascurata della pipeline di gestione delle crisi”, afferma Drew Farnsworth, responsabile delle operazioni presso una società di disaster recovery con sede fuori Filadelfia. “Abbiamo visto molte aziende che hanno implementato piani di gestione delle crisi solo per rendersi conto, quando è troppo tardi, che c’erano carenze chiave nei loro processi che hanno gravemente ostacolato le loro risposte”.
Metti alla prova la tua polizza eseguendo esercitazioni di emergenza, assicurandoti che tutti i numeri di contatto funzionino e confermando che tutti comprendano i loro ruoli.
Infine, stabilisci intervalli regolari per rivedere e aggiornare il tuo piano di gestione delle crisi e per svolgere attività di prevenzione delle emergenze, come la sostituzione delle batterie dei rilevatori di fumo, il controllo degli estintori, il test dei sistemi di sicurezza, il backup dei server e l’aggiornamento di password importanti.

Altri suggerimenti per la preparazione alle crisi

Essere preparati a un disastro significa anche integrare il piano di gestione della crisi con risorse aggiuntive. Eccone alcuni da considerare:

• Tieni le scorte di sopravvivenza al lavoro. I kit di rifornimento possono essere un vero e proprio salvavita in caso di calamità naturali. Un kit di base potrebbe includere una piccola scorta di cibo e acqua, una torcia, un orologio, una radio, una coperta di emergenza, uno spazzolino da denti e un dentifricio.
• Procurati un kit di pronto soccorso. Allo stesso modo, tutti gli uffici dovrebbero avere a portata di mano un kit di pronto soccorso. Questo può aiutare a risolvere le ferite fino a quando i servizi di emergenza non saranno disponibili per fornire ulteriore aiuto.
• Impara la RCP. Sapevi che se la RCP viene eseguita entro i primi minuti dall’arresto cardiaco, può triplicare le possibilità di sopravvivenza di una persona? Tenere aggiornati i dipendenti sulla RCP può salvare la vita di qualcuno.
• Iscriviti agli avvisi di emergenza via SMS. Puoi scegliere di accedere a un servizio governativo che ti avviserà tramite messaggio di testo di disastri imminenti.

Ci vuole lavoro per pianificare le emergenze, ma i boy scout, i sismologi e i primi soccorritori ti diranno quanto sia importante la preparazione. Quando ti prendi il tempo per creare un piano di gestione della crisi, puoi stare tranquillo, sapendo che quando il disastro colpisce, dal fastidioso all’impensabile, sarai pronto per questo.