Hoe maak je een voorraadbeheerproces waar je trots op kunt zijn?

Ondernemers moeten het opnemen tegen talloze concurrenten op de Amerikaanse markt en zich onderscheiden van de massa is cruciaal om te overleven, om nog maar te zwijgen van groei.

Aangezien slechts 38% van de eigenaren van kleine bedrijven gespecialiseerde software gebruikt om hun activiteiten te verbeteren, is er een duidelijke kans voor ondernemers om vooruit te komen door de efficiëntie te maximaliseren.

Met een effectief voorraadbeheersysteem voor je kleine bedrijf kun je de kosten verlagen, de klanttevredenheid vergroten en de omzet verhogen. Bovendien elimineert de integratie van nieuwe technologie tijdrovende taken.

De basisprincipes van voorraadbeheer

Voorraadbeheer is het proces van het volgen en sturen van de voorraadstroom in elke fase – van de inkoop van grondstoffen tot het beheer van goederen in bewerking tot de levering van afgewerkte goederen.

Voor kleine bedrijven houdt voorraadbeheer meestal in dat de voorraadniveaus in realtime worden bijgehouden, dat populaire producten beschikbaar blijven voor klanten en dat overtollige voorraad, die onnodig kapitaal opslorpt, wordt geminimaliseerd.

Een restauranteigenaar heeft er bijvoorbeeld baat bij om de exacte hoeveelheden voedingsmiddelen te kennen die nodig zijn in een gewoon weekend in plaats van de voorraad voor te bereiden voor de feestdagen. Goed voorraadbeheer zorgt voor een balans tussen het voldoen aan de vraag en het verlagen van de kosten.

Voorraadbeheer biedt eigenaren van kleine bedrijven transparantie bij het beheren van supply chain-activiteiten, zoals orderbeheer, om datagestuurde beslissingen te nemen over voorraadniveaus.

Waarom je inventarisatiesystemen voor kleine bedrijven nodig hebt

In wezen biedt voorraadbeheer de meetgegevens en gegevensaggregatie die kleine bedrijven nodig hebben om efficiënt en op schaal aan de vraag van klanten te voldoen.

In plaats van handmatig bijhouden en rapporteren, kunnen ondernemers een websitevoor kleine bedrijven bouwen die geïntegreerd is met software die voorraadanalyses automatiseert.

Eigenaars van bedrijven die hun inventaris bijhouden, krijgen gegevensgestuurd inzicht om de juiste hoeveelheden van de best verkopende producten op voorraad te houden en verspilling van te grote voorraden van traag verkopende producten te voorkomen. Gestroomlijnd voorraadbeheer stemt het aanbod af op de behoeften van de consument.

Dit voorkomt dat nabestellingen de prognoses overschrijden. Robuuste beheersoftware zorgt voor de prognoses en waarschuwingen die met traditionele spreadsheets tijd in beslag zouden nemen.

Voor een bedrijf met meerdere winkels consolideert goede voorraadbeheersoftware de transacties van elke winkel, wat resulteert in een gecentraliseerde rapportage. Zo krijgen eigenaren een overzicht van verkooptrends en best verkopende artikelen op verschillende locaties.

Locatiespecifieke informatie is ook waardevol, of het nu gaat om kennis over dode voorraden in een bepaalde winkel of om de toegenomen vraag op een bepaalde locatie. Een eigenaar die op de hoogte is van deze gekwantificeerde behoeften zal de kosten minimaliseren door overtollige voorraad tussen locaties over te hevelen.

Samengevat stelt voorraadbeheersoftware kleine bedrijven in staat om strategisch aan de vraag van klanten te voldoen, onnodige uitgaven te beperken en gegevensgestuurde beslissingen te nemen.

Soorten voorraadbeheersystemen voor kleine bedrijven

Voordat je een softwareoplossing kiest, moet je de drie belangrijkste benaderingen van voorraadbeheer begrijpen. Het juiste inventarisatiesysteem voor je kleine bedrijf hangt af van je budget, de complexiteit van je activiteiten en je doelen.

Handmatig voorraadbeheer bestaat uit het fysiek tellen van elk voorraaditem en het invoeren van totalen. Dit arbeidsintensieve proces werkt het beste voor kleinere bedrijven met een minimum aan producten om bij te houden. De beperkte automatisering houdt de kosten laag, maar gaat voorbij aan de informatieve gegevens en inzichten die permanente systemen bieden.

Periodiek voorraadbeheer plant inventarisatietellingen op vaste intervallen, meestal aan het einde van een boekhoudperiode. Tellingen kunnen handmatig worden uitgevoerd of met behulp van barcodescanning voor meer efficiëntie. Periodieke systemen brengen kosteneffectieve tracering in evenwicht met een momentopname van inventariswijzigingen.

Eeuwigdurend voorraadbeheer maakt gebruik van geavanceerde software om elke voorraadtransactie automatisch en in realtime vast te leggen, zodat je genoeg informatie hebt om beslissingen te nemen op basis van gegevens. Hoewel permanente systemen de meeste inzichten bieden, vereisen ze een grondige training van het personeel.

Volg het volgende gedeelte om de voor- en nadelen van elke benadering voor jouw kleine bedrijf af te wegen. Selecteer vervolgens het optimale systeem dat past bij uw budget, procedures en gewenste functionaliteit. Het doel is om een balans te vinden tussen arbeidsefficiëntie en extra gebruiksgemak.

Hoe maak je een inventarisbeheersysteem voor kleine bedrijven?

1. Begin met je budget.

2. Bepaal je doelen voor voorraadbeheer.

3. Identificeer de problemen die je met je systeem wilt oplossen.

4. Bekijk hoe het systeem integreert met uw huidige processen.

5. Bepaal wie toegang en training nodig heeft voor inventarisbeheer.

6. Implementeer het systeem en controleer de resultaten.

Volg bij het maken van een inventarisatiesysteem voor een klein bedrijf zorgvuldig deze zes stappen om een perfect, gepersonaliseerd plan uit te voeren.

1. Begin met je budget

Je budget voor voorraadbeheer is van invloed op het type systeem dat je realistisch gezien kunt aanschaffen.

Probeer de waarde van je investering te maximaliseren op basis van de softwarebehoeften. Houd rekening met eventuele kosten vooraf, zoals softwarelicenties, hardware en installatiekosten. Houd vervolgens rekening met lopende kosten zoals gebruikerslicenties, technische ondersteuning en functie-uitbreidingen.

Met spreadsheets kunnen bedrijven met weinig SKU’s tegen lagere kosten handmatig werken.

Zelfs met een krap budget is periodiek voorraadbeheer een balans tussen nuttige zichtbaarheid en bescheiden softwarekosten vooraf.

Naarmate je voorraad complexer wordt, moet je meer investeren in het automatiseren van je kleine bedrijf om een efficiënte bedrijfsvoering, betaalbare arbeid en winstgevende voorraadbeslissingen te behouden.

Om permanent voorraadbeheer te ondersteunen zijn aanzienlijke investeringen in scantechnologie en bedrijfssoftware nodig. De eeuwigdurende methode zal echter ROI genereren door optimalisatie en arbeidsbesparingen na verloop van tijd, vooral voor grotere productcatalogi.

2. Bepaal je doelen voor voorraadbeheer

Als je duidelijk je doelen voor voorraadbeheer definieert, ontdek je welke functies je echt nodig hebt. Bovendien zorgen duidelijk gedefinieerde doelen ervoor dat eigenaren van kleine bedrijven alleen die functies kunnen implementeren die hun topprioriteiten ondersteunen, zodat ze niet te veel uitgeven aan onnodige functies.

Zo kan inzicht in de huidige voorraadniveaus het primaire doel zijn voor nieuwe eCommerce bedrijven die hun bestellingen afhandelen. Fabrikanten kunnen echter behoefte hebben aan geavanceerde vraagvoorspelling en integratie met ERP-systemen (enterprise resource planning).

Als het verminderen van stockouts je belangrijkste doel is, kies dan software met waarschuwingen voor lage voorraden en automatische inkooporders.

Om het handmatige werk te verminderen, kies je voor systemen met barcodescanning, mobiele toegang en integraties voor inventarisopvolging.

Als je belangrijkste doel het verbeteren van de orderverwerking is, kies dan software met dropshipping en third-party logistics (3PL) mogelijkheden.

3. Problemen identificeren die je met je systeem wilt oplossen

Door de specifieke problemen op het gebied van voorraadbeheer aan te wijzen die je wilt oplossen, zorg je ervoor dat je systeem zich richt op de juiste oplossingen.

Overweeg deze voorbeelden van problemen die je zou willen oplossen, samen met hun oplossingen:

• Retailvoorraden op meerdere locaties. Oplossing: Continu voorraadbeheer met gecentraliseerde gegevens die real-time updates mogelijk maken.
• Bederfelijke ingrediënten waarvan de houdbaarheidsdatum bijna is verstreken. Oplossing: Software die items bijhoudt op houdbaarheidsdatum.
• Productieonderdelen komen niet overeen met de productie. Oplossing: Software die uw magazijnbeheer en supply chain management integreert met uw ERP.
• Afhankelijkheid van onnauwkeurige tracking en foutgevoelige spreadsheets. Oplossing: Speciaal ontwikkelde software met verkoopsnelheidsrapportage.

Een eigenaar van een klein bedrijf met meerdere locaties moet prioriteit geven aan een geavanceerder voorraadbeheerproces (en software) om meerdere problemen op meerdere locaties op te lossen.

4. Bekijk hoe het systeem integreert met uw huidige processen

Evalueer zorgvuldig of je voorraadbeheersysteem integreert met je bestaande software en workflows. Het einddoel van een voorraadbeheersysteem is het verbeteren van je huidige proces, niet het ontsporen of compliceren ervan.

Een klein winkelbedrijf datShopify gebruikt voor eCommerce heeft bijvoorbeeld een voorraadbeheersysteem nodig dat voorraadniveaus tussen digitale en fysieke winkels in real-time synchroniseert.

Ook een restaurant dat vertrouwt op de software van Toast voor verkooppunten moet een inventarissysteem kiezen met bidirectionele integratie dat de voorraad ingrediënten en de beschikbaarheid van menu-items continu bijwerkt.

Als je momenteel inventarisgegevens moet invoeren in een spreadsheet, overweeg dan of je dat proces wilt automatiseren door een SKU-systeem te gebruiken. Of misschien wilt u doorgaan met het invoeren van gegevens en alleen de gegevensanalyse stroomlijnen.

Geef de voorkeur aan systemen die gegevens samenbrengen, tijd besparen en informatie exporteren op een manier die u helpt inzicht te krijgen in de back-end van uw bedrijf.

5. Bepaal wie toegang en training nodig heeft voor inventarisbeheer

Bepaal bij het implementeren van een nieuw voorraadbeheersysteem voor een klein bedrijf welke werknemers te maken hebben met voorraadprocessen en training nodig hebben voor het nieuwe systeem.

Overweeg bovendien persoonlijke training en machtigingen voor elke rol van het personeel in plaats van een standaardaanpak.

Magazijnmedewerkers kunnen bijvoorbeeld scangebaseerde gebruikersrechten en hands-on mobiele apparaattraining nodig hebben om voorraden te ontvangen, in te pakken en te controleren. Verkoopmedewerkers in de frontlinie hebben daarentegen alleen toegang nodig tot beschikbaarheid en orderstatussen voor klantenservice.

Train managers in analytische rapportagefuncties om hun planning en beslissingen te ondersteunen. Boekhoudkundig personeel heeft toegangsrechten nodig om de fysieke inventaris aan te sluiten op de financiële administratie.

Het optimaliseren van de training en systeemtoegang voor de inventarisbeheerverantwoordelijkheden van elke werknemer is essentieel voor een soepele invoering in uw bedrijf.

6. Het systeem implementeren en de resultaten controleren

Als je eenmaal het juiste systeem voor je bedrijf hebt gekozen, integreer het dan zorgvuldig. Hier zijn enkele stappen die je kunt nemen voor, tijdens en na het implementeren van software:

• Ontwikkel een implementatietraject en -tijdlijn die rekening houden met de installatie, gegevensmigratie, testen, training en livegang.
• Wijs middelen toe voor training van medewerkers en veranderingen in de workflow. Zorg voor doorlopend ondersteunend materiaal.
• Stel intern duidelijke verwachtingen en benadruk hoe het nieuwe systeem de dagelijkse inventarisatieprocessen verbetert.
• Ontwikkel meetbare statistieken om de prestaties van het systeem en de ROI in de loop van de tijd te volgen.
• Blijf flexibel – verfijn het systeem terwijl je feedback verzamelt en leert wat het beste werkt voor jouw bedrijf.

Een weloverwogen en berekende aanpak zorgt voor een soepele overgang naar je nieuwe geoptimaliseerde voorraadbeheerpraktijken. Met de juiste intentie en training zal het juiste systeem het gemakkelijker maken om je kleine bedrijf naar nieuwe hoogten te laten groeien.

Voorraadbeheersystemen voor kleine bedrijven

• Zoho inventaris
• Cin7
• Katana
• Lightspeed detailhandel

Voordat je software kiest voor een voorraadbeheersysteem, moet je begrijpen welke voordelen het beste bij jou passen.

Intuïtieve software kan bedrijven helpen:

• Automatiseer repetitieve handmatige taken zoals inkooporders en cyclustellingen. Zoho Inventory stroomlijnt deze workflows.
• Verhoog de operationele efficiëntie door gegevens over kanalen te consolideren voor eenduidig beheer. Lightspeed Retail is gespecialiseerd in het integreren van voorraadgegevens over online en fysieke verkoopkanalen.
• Integreer bedrijfssystemen door inventarisgegevens tussen platforms te synchroniseren. Cin7 brengt inventaris samen tussen magazijnen, kassasystemen en boekhouding.
• Zorg voor nauwkeurige rapportering door werk in uitvoering en leverbare producten te traceren. Katana biedt tracking en inzichten voor productieonderdelen en eindproducten.
• Verminder voorraadkrimp door de nauwkeurigheid van tellingen te verbeteren met barcodescanning. Systemen zoals Lightspeed Retail beperken fouten.

Om de gespecialiseerde mogelijkheden van software voor inventarisatiesystemen te benutten, moeten eigenaren van kleine bedrijven gebruikmaken van speciaal ontwikkelde oplossingen die waardevolle procesverbeteringen bieden, die spreadsheets missen.

Om je te helpen met nog meer vertrouwen een beslissing te nemen, laten we de vier beste softwareoplossingen voor kleine bedrijven eens onder de loep nemen.

Zoho inventaris

Zoho Inventory maakt omnichannel voorraadinzicht mogelijk in online winkels, fysieke winkels en magazijnen om kleine retailers een eenduidig beeld te geven van de voorraadniveaus.

Met de geautomatiseerde functies voor inkooporders kun je regels voor nabestellingen instellen op basis van minimumhoeveelheden en levertijden, zodat je eenvoudig kunt voorkomen dat je topartikelen niet op voorraad hebt.

Zoho biedt ookautomatisering van de workflow voor kleine bedrijven die naadloos voorraden willen overbrengen tussen locaties; het stroomlijnt de orderverwerking en vereenvoudigt voorraadaanpassingen.

Dankzij de mogelijkheden voor het scannen van streepjescodes en het controleren van voorraden kunnen bedrijven het aantal handmatige fouten verder terugdringen.

Plus, als je facturatie, relatiebeheer (CRM) of zelfs hulp nodig hebt bij personeelszaken, onthoud dan dat Zoho een volledige oplossing is naast een passend inventarisatiesysteem voor een klein bedrijf.

Prijs: Gratis om te beginnen met beperkte functies, $29 per maand voor het standaardplan.

Cin7

Cin7 is een voorraadbeheeroplossing die is ontwikkeld om kleine e-commercebedrijven te helpen hun voorraad efficiënt te beheren via één uniform platform voor verschillende verkoopkanalen, magazijnen en marktplaatsen. Het biedt geconsolideerde voorraadgegevens en omnichannel zichtbaarheid om oververkoop van uitverkochte artikelen te voorkomen.

Gebruikers van Cin7 benadrukken de geavanceerde tools voor inkoop- en leveranciersbeheer die bestelpunten vereenvoudigen, goedkeuringen stroomlijnen en leveranciersgegevens integreren. De software kan ook vervaldata van bederfelijke artikelen bijhouden om de omloopsnelheid te optimaliseren en bederf te minimaliseren.

De oplossing integreert naadloos met alle belangrijke handelsplatformen, ERP-systemen, boekhoudsoftware, verzendoplossingen en meer voor end-to-end voorraadcontrole en synchronisatie.

Het is de moeite waard om op te merken dat Cin7 weliswaar een gratis proefversie heeft, maar geen optie voor een gratis plan, wat handig zou zijn geweest voor kleinere bedrijven die net begonnen zijn.

Prijs: Het standaardplan begint bij $349 per maand.

Katana

Katana biedt voorraadbeheersoftware die speciaal is ontworpen voor productie- en e-commercebedrijven. Het beheert de activiteiten op de werkvloer, uw stuklijsten (BOM’s) en het volgen van onderdelen/materialen tijdens het productieproces.

De software biedt mogelijkheden voor het scannen van streepjescodes, waardoor de voorraad grondstoffen gemakkelijker kan worden ontvangen en uitgegeven aan de productielijn op basis van bouwschema’s en geoptimaliseerde voorraadtoewijzing.

Dit programma houdt ook zowel grondstoffen als halffabricaten tijdens het productieproces bij en past ze aan, zodat je de tijd tussen productiestappen kunt minimaliseren.

Katana houdt zelfs de serienummers van eindproducten bij en maakt aanpassingen mogelijk om de doorverkoop van traag verkopende eindproducten te optimaliseren.

Prijs: Een gratis proefperiode van 14 dagen is beschikbaar. Het basisplan begint bij $99 per maand.

Lightspeed detailhandel

Lightspeed Retail brengt je voorraadtracering over online en fysieke verkoopkanalen om inzichten te verschaffen aan kleine retailers.

De belangrijkste functies zijn onder andere ondersteuning voor een onbeperkte productcatalogus (alle plannen bevatten dit) en matrixinventaris bijhouden van productattributen zoals grootte en kleur.

Lightspeed synchroniseert automatisch en in realtime wijzigingen in de voorraadtelling tussen fysieke locaties, e-commerce storefronts en point-of-sale-systemen, zodat detailhandelaars bestellingen nauwkeurig kunnen uitvoeren.

Gebruikers benadrukken ook de voorraadanalyse en -rapportage van Lightspeed, die aankoopbeslissingen onderbouwt en de voorraadomzet optimaliseert. Lightspeed is ideaal voor kleine detailhandelaren met meerdere locaties en biedt robuust voorraadbeheer op bedrijfsniveau.

Prijs: Varieert per bedrijfssector. Gratis testversies zijn beschikbaar.

Beste praktijken voor het implementeren van voorraadbeheersoftware

Goede software hebben is één stap vooruit. Gebruik de volgende best practices om meer te halen uit je nieuwe voorraadbeheermogelijkheden.

Training en beoordeling

Vergemakkelijk het inwerken en bevorder de betrokkenheid van het personeel door voldoende softwaretraining te geven aan werknemers die het nieuwe voorraadbeheersysteem en de nieuwe processen gebruiken. Praktijkgerichte training is ideaal om teamleden vertrouwd te maken met nieuwe workflows.

Evalueer voortdurend je behoeften op het gebied van voorraadbeheer naarmate je bedrijf zich ontwikkelt en pas deze vervolgens aan om de verantwoordelijkheden van je werknemers te ondersteunen.

Cyclustellingen uitvoeren

Cyclustellingen zorgen ervoor dat je gedigitaliseerde inventaris trackers accuraat blijven. In wezen is het een handmatige voorraadcontrole van je inventaris.

Doe dit regelmatig, zodat je een eventuele fout kunt corrigeren en een nauwkeurige registratie kunt bijhouden. Belangrijk is dat je de voorraadbeheersoftware bevriest als je een cyclustelling uitvoert.

Technologie benutten

Gebruik barcodescanners, mobiele apparaten, systeemintegraties en andere technologie om inventarisatiegegevensstromen te stroomlijnen, handmatig werk te minimaliseren en menselijke fouten te verminderen.

Software-integraties bieden ook waardevolle connectiviteit tussen voorraadbeheer en andere bedrijfsplatforms, zoals QuickBooks voor de boekhouding.

Prognoses en nabestellingen

Stel ideale minimum-, maximum- en nabestelpunten in voor elk voorraaditem. Baseer deze aantallen op historische verkooppatronen, seizoenen, promoties en doorlooptijden. Configureer je software om automatisch te bestellen wanneer de voorraadniveaus deze vooraf gedefinieerde drempels bereiken.

Overweeg daarnaast om voorraadniveaus te voorspellen met behulp van de voorspellende analyses van je software – je zult zien hoe de vraag varieert in de loop van de maand en het jaar.

Laatste gedachten: Hoe je het beste inventarisatiesysteem voor je kleine bedrijf krijgt

Je staat op het punt om efficiëntie en winstgevendheid te ontgrendelen met een geoptimaliseerd voorraadbeheersysteem voor je kleine bedrijf. Met de juiste tool werk je slimmer, bied je betere klantenservice en optimaliseer je de verkoopprestaties.

Als de infrastructuur van je webwinkel moeite heeft om de e-commerce functies die je nodig hebt bij te houden, stap dan over naar een snelle, veilige en betrouwbare host. Bekijk in het bijzonder de webwinkeloplossingen van Bluehost die zijn ontworpen voor het succes van kleine bedrijven. Het online winkel- en marktplaatsplan ondersteunt onbeperkte producten en voorraadsynchronisatie via meerdere kanalen.