Comment envoyer un e-mail de rappel – Meilleures pratiques et modèles

Faits saillants

• Les e-mails de rappel aident à maintenir le professionnalisme tout en incitant à l’action.
• Une ligne d’objet claire peut faire ou défaire le succès de votre e-mail.
• Le timing de votre rappel est tout aussi important que le message lui-même.
• Une formulation polie et concise maintient l’intérêt des destinataires.
• Les modèles permettent de gagner du temps et d’assurer la cohérence des communications.
• La personnalisation augmente la probabilité d’une réponse positive.

Introduction

Imaginez que vous couriez après les clients pour des paiements en retard ou que vous incitiez les invités à se présenter, en envoyant un e-mail après l’autre. Frustrant, non ? D’autant plus lorsque ces e-mails sont accueillis par le silence. Cependant, le suivi ne doit pas toujours être difficile. Le secret n’est pas d’en envoyer plus, mais de rédiger des e-mails précis et opportuns avec des mots qui attirent l’attention. Avec quelques stratégies simples, vous pouvez garder votre emploi du temps sur la bonne voie et voir vos efforts porter leurs fruits avec beaucoup moins de stress.

Dans cet article, nous allons vous expliquer tout ce que vous devez savoir sur la création d’e-mails de rappel qui donnent des résultats. Nous allons le décomposer en étapes simples : comment les formuler, quand les chronométrer et comment s’assurer que les gens agissent en conséquence. De plus, nous inclurons les meilleures pratiques et des modèles que vous pourrez utiliser immédiatement.

Alors, plongeons dans le vif du sujet et découvrons comment rendre vos e-mails de rappel encore plus efficaces.

Qu’est-ce qu’un e-mail de rappel ?

Un e-mail de rappel est un message envoyé pour informer quelqu’un d’une date limite, d’un événement ou d’une action à venir. Son but est de s’assurer que rien ne passe entre les mailles du filet tout en conservant un ton professionnel.

Les cas d’utilisation courants incluent les rappels de paiement pour les factures en retard, les confirmations de rendez-vous pour les réunions et les suivis d’événements pour augmenter la participation. Si vous êtes un freelance à la recherche d’un retard de paiement ou un spécialiste du marketing assurant la participation à un événement, les e-mails de rappel s’avèrent très pratiques.

Quelles sont les bonnes pratiques pour rédiger un email de rappel ?

La rédaction d’un e-mail de rappel efficace est une question de stratégie. Si vous parvenez à trouver le ton et à envoyer l’e-mail au bon moment, il y a de fortes chances que vous obteniez une réponse rapide. Dans cette section, nous allons détailler les principales pratiques pour vous aider à créer des e-mails qui se font remarquer.

1. Restez professionnel et poli

La règle numéro un est d’écrire un e-mail professionnel sur un ton amical. Par exemple, un e-mail de rappel poli pourrait dire : « Juste une note rapide pour vous rappeler votre rendez-vous de demain ». Alors qu’un e-mail insistant pourrait dire : « Vous n’avez toujours pas confirmé, faites-le maintenant ! ». Le premier renforce la bonne volonté ; Ce dernier risque d’aliéner votre destinataire.

Signer les e-mails de manière professionnelle avec des phrases telles que « Au plaisir d’avoir de vos nouvelles » plutôt qu’un simple « Merci », sera très utile avec des messages de rappel par e-mail professionnels. Surtout lorsqu’il est important de maintenir des relations saines tout en faisant le travail.

Résultat: Un e-mail professionnel et poli fait en sorte que les destinataires se sentent respectés plutôt que mis sous pression. Cela renforce la confiance et les relations, ce qui permet d’augmenter de 20 à 30 % les taux de réponse.

Lisez aussi : Découvrez comment signer des e-mails professionnels avec des exemples.

2. Faites en sorte que votre ligne d’objet soit claire et concise

L’objet de votre e-mail de rappel détermine si votre message est remarqué ou enterré dans une boîte de réception chargée. Une ligne d’objet claire et concise, idéalement de moins de 60 caractères, indique au destinataire exactement à quoi s’attendre sans perdre de temps. Des expressions vagues comme « Rappel » ou « Note rapide » sont le plus souvent négligées. Suivre cette pratique augmentera les taux d’ouverture des e-mails.

Voici quelques détails à garder à l’esprit.

• Soyez précis : Assurez-vous de mentionner l’objectif et le calendrier (le cas échéant) en quelques mots. Par exemple, « Facture #456 due demain ».
• Utilisez des phrases exploitables : Utilisez des verbes comme « Confirmer » ou « RSVP » pour susciter un engagement rapide.
• Variantes de test : Essayez plusieurs formats pour vos titres afin de comprendre ce qui résonne avec votre public.

Résultat: Une ligne d’objet claire et concise augmentera les taux d’ouverture en attirant instantanément l’attention dans les boîtes de réception bondées. Un objet spécifique de moins de 60 caractères vous permettra de hiérarchiser votre e-mail et d’y donner suite rapidement.

3. Fournir des détails essentiels sans surcharger

La durée d’attention est courte. Emballer des détails inutiles comme une longue histoire peut pousser la patience du lecteur. Tenez-vous-en aux faits de base et vous les garderez concentrés. Pensez-y comme à un mémo, tous les détails doivent servir l’intention du rappel.

Voici comment bien faire les choses :

• Longueur limite : Visez 2-3 phrases ou 50-75 mots au total. Short permet de le scanner, ce qui est parfait pour les lecteurs mobiles, qui représentent plus de la moitié des ouvertures d’e-mails.
• Réduisez l’encombrement : Évitez les tangentes ou l’explication excessive de votre objectif. Gardez l’e-mail court et concentré sur l’objectif.
• Mettez en évidence les informations clés : Utilisez des caractères gras ou des puces pour les dates limites et les informations clés si nécessaire.

Résultat: Un e-mail clair fera gagner du temps aux destinataires, car ils seront en mesure de saisir les points clés en une minute. Des e-mails concis de 2 à 3 phrases éviteront toute confusion et faciliteront la réponse ou la conformité.

4. Ajoutez un appel à l’action (CTA) clair

Dites aux destinataires exactement ce qu’ils doivent faire ensuite. Un CTA fort, comme « Veuillez confirmer votre présence en répondant à cet e-mail » ou « Cliquez ici pour régler votre facture » – les guide parfaitement. Des instructions vagues mènent à l’inaction, alors soyez direct mais poli.

Voici comment faire ressortir votre CTA :

• Soyez précis : Énoncez l’action exacte d’une manière claire et exploitable. Utilisez une phrase qui se lit comme suit : « Cliquez ici pour payer la facture #123 ».
• Réduire les frictions : Faites en sorte que le destinataire puisse répondre facilement avec des liens et des boutons cliquables. Pour recevoir un e-mail de rappel de paiement, intégrez un lien « Payer maintenant » au portail de facturation.
• Ajoutez une urgence (si nécessaire) : Associez le CTA à une date limite si cela est pertinent dans le contexte de l’e-mail.

Résultat: Un CTA clair générera plus de conversions avec une seule instruction claire. Les CTA les plus efficaces garantiront que les paiements, les RSVP ou les confirmations ont lieu en quelques heures.

5. Utilisez des outils d’e-mail de suivi

Il est plus facile d’envoyer des e-mails de rappel efficaces avec les bons outils. Voici trois outils qui offrent des fonctionnalités pour automatiser et suivre les e-mails de rappel amicaux.

CreativeMail : CreativeMail simplifie l’automatisation des e-mails pour les petites entreprises. Son constructeur par glisser-déposer et son intégration WooCommerce facilitent la création d’e-mails de rappel de paiement ou de suivis d’enquêtes.

Titan: Titan alimente la communication professionnelle avec des rappels de suivi pour les e-mails sans réponse. Il est idéal pour programmer des e-mails de rappel d’événements et suivre les confirmations de lecture via son interface adaptée aux mobiles.

Nuage OX : La suite d’e-mails et de calendriers d’OX Cloud rationalise les flux de travail complexes. Ypou peut programmer des e-mails de rappel de rendez-vous avec des invitations cliquables ou gérer des suivis en équipe pour les sondages.

6. Chronométrez vos e-mails de rappel

Le timing est un facteur essentiel pour rendre votre e-mail de rappel efficace. En l’envoyant au bon moment, vous vous assurez que votre message est pertinent et exploitable sans submerger le destinataire. Le meilleur moment dépend du contexte, qu’il s’agisse d’un paiement, d’un rendez-vous ou d’un événement.

Voyons les stratégies de timing optimales pour maximiser les réponses.

• Rappel de paiement : Envoyez un premier rappel 3 à 5 jours avant la date d’échéance pour donner au destinataire un préavis suffisant.
• Rappel de rendez-vous : Un e-mail de rappel de rendez-vous fonctionne mieux lorsqu’il est envoyé 24 à 48 heures à l’avance.
• Rappel de l’événement : Travaillez avec une stratégie multi-touch en commençant une semaine avant l’événement et faites un suivi avec un dernier coup de pouce.
• Rappel de suivi : Si vous êtes à la recherche d’un commentaire ou d’une réponse à une proposition, attendez 3 à 5 jours avant d’envoyer un e-mail de rappel avec un deuxième suivi une semaine plus tard.

Lisez aussi : Comment rédiger un e-mail de suivi – Meilleures pratiques et modèles

Modèles d’e-mails de rappel pour différents cas d’utilisation

Vous trouverez ci-dessous des exemples d’e-mails de rappel personnalisables pour des scénarios courants. Associez-les à des modèles de signatures d’e-mail professionnelles (par exemple, votre nom, votre titre et vos coordonnées) pour garder les choses en ordre.

1. E-mail de rappel amical général

Objet: Rappel amical : [Action/Objet] Dû le [Date]

Bonjour [Nom],
J’espère que vous allez bien ! Il s’agit simplement d’un bref rappel que [action/élément, par exemple, vos commentaires sur le projet] doit être remis le [date]. S’il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez besoin d’aide ou d’une prolongation.
Au plaisir d’avoir de vos nouvelles !
Sinceres salutations
[Votre nom]

2. E-mail de rappel de paiement en douceur

Objet: Rappel doux : Facture #[Numéro] Échéance [Date]

Bonjour [Nom],
J’espère que tout va bien. Je voulais vous rappeler gentiment que la facture #[numéro] pour [montant] est due le [date]. Vous pouvez effectuer le paiement [instructions de paiement/lien]. S’il vous plaît laissez-moi savoir s’il y a quelque chose pour lequel je peux aider !
Cordialement,
[Votre nom]

3. E-mail de rappel de paiement doux (deuxième suivi)

Objet: Deuxième rappel : Facture #[Numéro] en retard

Bonjour [Nom],
J’espère que tout va bien. Il s’agit d’un petit e-mail de rappel que la facture #[numéro] pour [montant] était due le [date]. Pourriez-vous s’il vous plaît le régler via [lien de paiement] avant [nouvelle date limite, par exemple demain] ? Faites-moi savoir s’il y a un problème, je suis là pour vous aider.
Cordialement
[Votre nom]

4. E-mail de rappel de rendez-vous

Objet: Votre rendez-vous le [date] à [heure]

Bonjour [Nom],
Il s’agit d’un bref rappel concernant votre rendez-vous avec [personne/entreprise] prévu pour le [date] à [heure]. Veuillez répondre pour confirmer ou nous faire savoir si vous devez reporter le rendez-vous.
A bientôt!
Meilleur
[Votre nom]

5. E-mail de rappel d’événement

Objet: Ne manquez pas : [Nom de l’événement] Ce [Date]

Bonjour [Nom],
Nous sommes ravis de vous voir le [date] à [heure] ! Voici un petit rappel pour marquer votre calendrier. [Inclure les détails de l’événement ou le lien]. Veuillez confirmer votre présence en répondant ou en cliquant sur [lien].
J’ai hâte de vous connecter !
À votre santé
[Votre nom]

6. E-mail de rappel de suivi

Objet: Suivi : [Sujet/Action]

Bonjour [Nom],
J’espère que vous allez bien ! Je voulais faire un suivi sur [sujet/action, par exemple, la proposition que j’ai envoyée la semaine dernière]. Je n’ai pas encore eu de réponse, alors j’ai pensé que j’allais prendre des nouvelles. S’il vous plaît laissez-moi savoir vos pensées lorsque vous en aurez l’occasion !
Merci beaucoup,
[Votre nom]

7. E-mail de rappel d’événement pour l’atelier en personne

Sujet : N’oubliez pas : [Nom de l’atelier] Ce samedi !

Bonjour [Nom],
Nous sommes ravis que vous nous rejoigniez à [Nom de l’atelier] le [date] à [heure] à ! Il s’agit d’un e-mail de rappel d’événement pour confirmer votre place. Veuillez confirmer votre présence en répondant ou en cliquant sur [lien]. Apportez un cahier, le déjeuner est offert !
Rendez-vous là-bas,
[Votre nom]

8. E-mail de rappel d’événement pour la conférence virtuelle

Sujet : Rejoignez-nous : [Nom de la conférence] La semaine prochaine !

Bonjour [Nom],
Nous sommes ravis que vous assistiez à [Nom de la conférence] le [date] à [heure] ! Cet e-mail de rappel d’événement est un avertissement pour réserver la date. Consultez l’ordre du jour et inscrivez-vous ici : [lien]. Répondez-y si vous avez des questions, nous sommes là pour vous aider.
J’ai hâte de vous connecter !
Meilleur
[Votre nom]

9. E-mail de rappel d’enquête

Objet : Rappel amical : Votre contribution est nécessaire d’ici le [date]

Bonjour [Nom],
J’espère que vous allez bien ! Il s’agit d’un courriel de rappel amical pour répondre à notre [Nom du sondage] avant le [date]. Vos commentaires nous aideront à améliorer [objectif spécifique, par exemple, nos services]. Cela ne prend que 5 minutes – cliquez ici pour commencer : [lien de l’enquête]. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.
Merci de votre temps !
Meilleur
[Votre nom]

10. E-mail de rappel urgent pour action en retard

Objet : Urgent : Des mesures sont nécessaires pour [tâche/point] aujourd’hui

Bonjour [Nom],
Il s’agit d’un rappel urgent pour aborder [tâche/élément, par exemple, paiement de la facture #123] dû [aujourd’hui/hier]. Veuillez prendre un moment pour [action, p. ex., payer via ce lien] avant [heure précise, p. ex., 17 h aujourd’hui] pour éviter [conséquence, p. ex., pause de service]. Faites-moi savoir si vous avez besoin d’aide.
Appréciez votre action rapide,
[Votre nom]

Conseils généraux :

Quel que soit le cas d’utilisation, tenez toujours compte de l’emploi du temps de votre destinataire. Tôt le matin (8 h à 10 h) ou en milieu d’après-midi (14 h à 16 h) fonctionnent souvent bien, ce qui permet d’éviter les pics d’encombrement de la boîte de réception. Vérifiez également les performances des e-mails à différents jours et ajustez-les en fonction de ce qui stimule l’engagement. Le timing n’est pas unique ; Il s’agit de synchroniser avec le rythme de votre destinataire en fonction de l’e-mail précédent.

Lisez aussi : Étiquette de l’e-mail professionnel : 36 règles clés pour les professionnels

Bluehost : Votre partenaire de messagerie professionnel

L’envoi d’e-mails de rappel soignés et efficaces commence par les bons outils. Que vous soyez un spécialiste du marketing qui augmente la participation à des événements ou une petite entreprise qui gère des rendez-vous, votre e-mail doit avoir l’air suffisamment professionnel pour inspirer confiance.

Un e-mail de marque est plus efficace qu’un e-mail générique pour maximiser le succès. Par exemple, you@[votreentreprise].com paraîtra plus professionnel que you@[gmail].com. Cela conduit souvent à un engagement client plus élevé.

Avec Bluehost, vous pouvez configurer votre propre e-mail de marque en moins de cinq minutes. Le plan d’hébergement Pro vous permet de programmer des rappels de suivi, en vous assurant que les bons e-mails sont livrés au bon moment. De plus, notre hébergement de messagerie comprend des fonctionnalités avancées de filtrage des spams sans frais supplémentaires, ce qui permet de sécuriser votre boîte de réception.

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Réflexions finales

Qu’il s’agisse de planifier vos envois ou d’élaborer le bon CTA, les choix que vous faites dans vos e-mails de rappel façonnent sa réponse. Ce qu’il faut retenir ? Gardez vos e-mails de rappel clairs, polis et axés sur l’action. Respectez les meilleures pratiques, utilisez des modèles pratiques et appuyez-vous sur des outils qui facilitent la communication.

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Commencez fort. Communiquez plus intelligemment. Laissez vos e-mails de rappel faire le travail avec la messagerie professionnelle Bluehost.

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