Essentiële gids voor eCommerce voorraadbeheer

Houd jij je eCommerce voorraad effectief bij?

Als e-commercebedrijf is het bijhouden van de voorraad essentieel om bestellingen op tijd uit te voeren en een geweldige klantervaring te bieden.

Maar volgens Webgility heeft slechts 75% van de verkopers vertrouwen in hun voorraadbeheerproces.

Als je je eCommerce voorraad niet systematisch bijhoudt, krijg je te maken met problemen zoals vertraagde orderverwerking of productverspilling.

Je kunt dit voorkomen door een efficiënt voorraadbeheersysteem op te zetten. Deze gids helpt je op weg met de basisprincipes, voordelen en strategie van eCommerce voorraadbeheer.

Inzicht in voorraadbeheer voor e-commerce

Voorraadbeheer voor e-commerce is de verzameling processen die betrokken zijn bij het afhandelen van productvoorraden, zoals bestellen, op voorraad houden, verzenden en controleren voor online bedrijven.

Voorraadbeheer is essentieel voor elk e-commercebedrijf. Goed voorraadbeheer helpt je om de voorraad op een optimaal niveau te houden zonder te veel of te weinig producten op voorraad te hebben.

Het minimaliseert ook de kosten, vermindert stock-outs en verhoogt de klanttevredenheid door tijdige levering te garanderen.

Maar voordat je aan de slag gaat met voorraadbeheer voor e-commerce, moet je eerst een aantal gerelateerde termen begrijpen:

Als je deze termen kent, ontwikkel je een basiskennis van voorraadbeheer. Maar hoe komt het je e-commercebedrijf ten goede? Laten we dat eens uitzoeken.

Waarom voorraadbeheer essentieel is voor een e-commercebedrijf

Als e-commercebedrijf is het synchroniseren van online bestellingen met de offline voorraad van cruciaal belang. Zonder goed voorraadbeheer kom je een aantal uitdagingen tegen, zoals:

• Overvoorraad: Als je producten op voorraad houdt waar weinig vraag naar is, leidt dit tot hogere opslagkosten en productverspilling.
• Uitval van voorraden: Als klanten bestellingen plaatsen voor producten die niet op voorraad zijn, zorgt dit voor vertragingen in de orderverwerking. Regelmatige productuitval kan er ook voor zorgen dat klanten overstappen naar de concurrent.
• Slechte kwaliteit: Bepaalde producten degraderen na verloop van tijd, wat de kwaliteit van de totale verkooporder beïnvloedt en leidt tot meer retourzendingen en vervangingen.
• Ontevredenheid bij de klant: Herhaalde vertragingen bij de levering of kwaliteitsproblemen kunnen leiden tot slechte ervaringen van klanten en schade toebrengen aan je merkimago.

Je kunt deze uitdagingen vermijden en bedrijfsprocessen stroomlijnen door een voorraadbeheersysteem te implementeren. Het opzetten van een systeem biedt je ook de volgende voordelen:

Georganiseerde inventaris

Als je meerdere stock keeping units (SKU’s) hebt, helpt een voorraadbeheersysteem je om ze efficiënt bij te houden. Je hebt een systematisch plan om de producthoeveelheid, de vraag van klanten en de verkoop te analyseren.

Een georganiseerde inventaris vereenvoudigt beslissingen met betrekking tot:

• Welke producten opnieuw bestellen
• Hoeveel opnieuw bestellen
• Wanneer opnieuw bestellen

Hierdoor blijft je e-commerce platform op de hoogte van de huidige producthoeveelheid en voorkom je dat klanten producten bestellen die niet op voorraad zijn.

Lagere kosten en hogere winstmarge

In 2022 verloren Amerikaanse en Canadese bedrijven samen 349 miljard dollar door voorraadverstoring – producten te veel of te weinig op voorraad houden.

Het duizelingwekkende aantal is niet alleen te wijten aan voorraadverspilling. Als je overtollige voorraad hebt die niet verkoopt, dragen andere kosten zoals grondstoffen, opslag, verzending en retourzendingen ook bij aan je verliezen. Deze kosten zijn onomkeerbaar en verlagen je totale omzet.

Aan de andere kant, als je te weinig producten op voorraad hebt, krijg je te maken met opportuniteitskosten in de vorm van gemiste verkopen en klantenverlies.

Je kunt deze kosten minimaliseren door een solide eCommerce voorraadbeheersysteem te implementeren. Het systeem helpt je bij het voorspellen van de benodigde producthoeveelheid, zodat je alleen bestelt wat je nodig hebt en de extra kosten in de hand houdt.

Verbeterde ruimte- en magazijnplanning

Veel e-commerce bedrijven verdelen hun voorraad over verschillende magazijnen om bestellingen sneller te kunnen leveren. Maar dit betekent ook flinke opslagkosten, vermenigvuldigd met het aantal magazijnen dat je gebruikt.

Als je geen voorraadtraceringsstrategie hebt, kun je hoge voorraadniveaus hebben in één magazijn terwijl de werkelijke vraag naar het product in een ander gebied is.

Dit leidt tot onnodige verzend- en magazijnkosten en veroorzaakt ook vertragingen in de levering. Om het probleem van magazijnbeheer te beperken, heb je een goed zichtbaar systeem nodig dat je helpt om de voorraadniveaus en de klantvraag op alle opslaglocaties te isoleren.

Op de hoogte van de laatste trends

Dankzij virale video’s en trends in de sociale media veranderen de voorkeuren van klanten snel in verschillende sectoren. Trends in de mode-industrie duren bijvoorbeeld slechts weken of maanden in plaats van de traditionele 20 jaar.

Een robuust voorraadbeheersysteem speelt in op deze onvoorspelbare voorkeuren en helpt je om een trendy voorraad aan te houden. Je kunt optimale voorraden aanleggen van producten waar vraag naar is en ervoor zorgen dat je voorraad niet langer meegaat dan de trend.

Zo kun je blijven voldoen aan de veranderende vraag van klanten zonder dat je te veel voorraad overhoudt van het vorige seizoen.

Inventarisatie via meerdere kanalen verwerken

Als je zowel via online als offline kanalen verkoopt, moet je voortdurend de voorraadniveaus bijhouden en beheren. Een voorraadbeheersysteem helpt je om te bepalen hoeveel producten je via elk verkoopkanaal wilt verkopen.

Het zal er ook voor zorgen dat de voorraadniveaus in alle kanalen synchroon zijn. Klanten kunnen realtime updates krijgen over producthoeveelheden, wat zorgt voor een bevredigende ervaring.

Betere merkreputatie

Volgens Salesforce vindt 88% van de klanten de winkelervaring net zo belangrijk als het product of de dienst.

Maar slechte productkwaliteit en vertraagde leveringen als gevolg van inefficiënte voorraadopvolging kunnen de klantervaring beïnvloeden – en uw merkimpressie schaden.

Met een robuust voorraadbeheersysteem kun je klanten op de hoogte houden van de voorraadniveaus en zorgen voor tijdige levering van producten van goede kwaliteit. Dit zorgt voor een positieve klantervaring en verbetert de reputatie van je merk.

Een oplossing voor voorraadbeheer is een must voor elk e-commercebedrijf. Er zijn echter verschillende soorten voorraadbeheerprocessen die voldoen aan verschillende bedrijfsvereisten.

Als je deze verschillende strategieën kent, kun je het juiste voorraadbeheerproces voor je bedrijf kiezen.

Soorten voorraadbeheer

Er zijn verschillende soorten voorraadbeheermodellen, zoals just-in-time (JIT), dropshipping, ABC-analyse, bulkverzending en first-in-first-out (FIFO) of last-in-first-out (LIFO).

Deze modellen helpen je om optimale voorraadniveaus te handhaven op basis van de vraag van klanten en bedrijfsvereisten.

Elk model volgt een unieke strategie die we hier kort bespreken:

Just-in-time (JIT)

Just-in-time is een voorraadstrategie waarbij je alleen producten inslaat wanneer je ze nodig hebt.

Deze methode is goed voor bedrijven die te maken hebben met seizoensgebonden producten of frequente veranderingen in trends. Je analyseert de vraag van klanten en historische gegevens om minimale voorraadniveaus te handhaven en producten bij te vullen naargelang de instroom van bestellingen.

Een goed voorbeeld van JIT is de verkoop van feestelijke artikelen tijdens de feestdagen. Veel e-commerceplatforms slaan vakantiedecoratie in tijdens de maanden november en december, wanneer klanten meestal op zoek zijn naar deze producten.

Met een just-in-time inventaris kun je winst maken wanneer de vraag van klanten hoog is, zonder dat je je zorgen hoeft te maken dat je geld verliest op dode voorraden.

Als er echter een onverwachte toename is in de vraag van klanten, kan dit plotselinge voorraadtekorten veroorzaken zonder dat de artikelen onmiddellijk kunnen worden aangevuld.

Dropshipping

Dropshipping is een eCommerce voorraadbeheerstrategie waarbij bedrijfseigenaren geen echte voorraad bijhouden. In plaats daarvan voeren ze een bestelling van klanten uit via een ander bedrijf of een andere verkoper, terwijl ze winst maken op de verkoop.

Bij dropshipping hoef je geen inventaris en opslag te beheren – dat maakt het een van de veiligste methoden voor voorraadbeheer, vooral voor kleine bedrijven.

Bij dropshipping hoef je geen inventaris en opslag te beheren – dat maakt het een van de veiligste methoden voor voorraadbeheer, vooral voor kleine bedrijven.

Je investeert een minimaal bedrag, meestal alleen voor het onderhoud van een e-commerce website. Dat vermindert het risico om geld te verliezen of dode voorraad te houden – zelfs als het bedrijf niets oplevert.

Hierdoor is dropshipping erg populair geworden, met een groei van 156% in zoektermen tussen 2022 en 2023.

Omdat je echter geen interactie hebt met het daadwerkelijke product, kun je de kwaliteit ervan niet garanderen, waardoor je klanten en inkomsten kunt verliezen. Veel ondernemers hebben ook moeite om betrouwbare leveranciers te vinden om hun dropshipping winkel te beheren.

ABC-analyse

ABC-analyse is bedoeld voor online winkels met een groot aantal en een grote verscheidenheid aan producten. Bij deze strategie richt je je op producten die in een van de drie categorieën vallen:

• Hoge kosten, lage verkoopfrequentie
• Middelmatige kosten, matige verkoopfrequentie
• Lage kosten, hoge verkoopfrequentie

Deze producten genereren de meeste omzet en zijn belangrijk voor je bedrijf. Dus in plaats van al je SKU’s zul je prioriteit geven aan het bijhouden en aanvullen van de voorraad voor deze drie categorieën.

Met de ABC-analysestrategie kunt u zich richten op producten die zeer winstgevend zijn. Maar het proces is vrij vervelend en vereist dat je meerdere statistieken bijhoudt, zoals omzet, winst en verkoopfrequentie van individuele producten.

Bulkverzending

Bulkverzending is een van de traditionele voorraadbeheermethoden waarbij bedrijven grote hoeveelheden producten in één keer bestellen.

Dit is een uitstekende strategie voor bedrijven die weinig of een kleine verscheidenheid aan producten hebben. Met bulkverzending verlaag je de verzend- en logistieke kosten, wat vooral handig is als je producten uit het buitenland bestelt.

Het helpt je ook om een buffervoorraad aan te houden als er een onverwachte toename is in de vraag naar producten. Door het grote aantal bestellingen is het risico op deadstock bij bulkverzending echter groot. Alleen al door overaanbod verspilden bedrijven in 2022 voor 163 miljard dollar aan voorraden.

Als je een groot aantal SKU’s hebt of geen redelijke schatting van de verkoop, dan kun je beter geen bulkverzending doen.

FIFO/LIFO

First-in-first-out (FIFO) en last-in-first-out (LIFO) zijn twee voorraadbeheerstrategieën die veel gebruikt worden voor producten met een vervaldatum.

Bij FIFO worden producten die het eerst in de voorraad zijn gekomen het eerst verkocht omdat ze eerder bederven. Bij LIFO worden de nieuwste producten verkocht voordat de oudere voorraad wordt opgeruimd. Beide strategieën helpen bedrijfseigenaren om de voorraad in beweging te houden en het verlopen van producten te minimaliseren.

Hoewel FIFO en LIFO zeer geschikt zijn voor de bederfelijke goederenindustrie, gebruiken andere e-commerce bedrijven ze ook om de winst te maximaliseren en te helpen met belastingen vanwege het prijsverschil tussen nieuwe en oude producten.

De meeste e-commerce winkels gebruiken twee of meer van de bovenstaande strategieën om de verkoop te stimuleren. Een online kledingwinkel kan bijvoorbeeld bulkverzending gebruiken om de populairste soorten shirts te bestellen en tegelijkertijd kiezen voor JIT om de voorraad winterkleding te beheren.

Je kunt ook het meest geschikte voorraadbeheertype kiezen op basis van de vereisten van je bedrijf. Maar eerst moet je een eCommerce voorraadbeheersysteem maken om je productbehoeften bij te houden.

Stappen om een eCommerce voorraadbeheersysteem te maken

Het maken van een voorraadbeheersysteem vereist het bijhouden van aankopen uit het verleden, de vraag van klanten en de huidige SKU’s om een georganiseerde structuur op te bouwen voor het beheren van de productvoorraad.

Hier volgt een stap-voor-stap handleiding voor hoe je een strategie op maat kunt maken voor jouw bedrijf:

1. De klantvraag voor elke productcategorie bestuderen

De eerste stap bij het beheren van voorraden is inzicht krijgen in de vraag naar elk product. Door de vraag van klanten te kennen, kun je bepalen wanneer en hoeveel je van een product moet aanvullen.

Als je bijvoorbeeld drie kleuren van een bepaald type sneaker verkoopt, kan het zijn dat er van één kleur meer wordt verkocht dan van de andere. Door die kleur in een grotere hoeveelheid op voorraad te houden, kun je aan de vraag van klanten blijven voldoen.

Je kunt productaankopen en beoordelingen controleren op marktplaatsen zoals Amazon en eBay om de vraag naar producten onder consumenten te bepalen. Je kunt ook websites zoals Google Trends gebruiken om te onderzoeken naar welke producten mensen zoeken.

2. Toekomstige verkoop bepalen met behulp van klantgegevens

Als je al een e-commerce winkel hebt, analyseer dan historische gegevens om toekomstige verkopen te voorspellen. Dit omvat gegevens zoals verkoop, omzet, klantdemografie en productvarianten.

Door deze gegevens te analyseren, kun je patronen in klantgedrag identificeren die kunnen wijzen op toekomstige verkopen.

Maar alleen voorraadgegevens gebruiken is niet genoeg. Je moet ook rekening houden met het algemene consumentensentiment en aankomende producttrends om de voorraadniveaus voor verschillende producten te bepalen.

3. Houd rekening met seizoensgebonden trends die van invloed zijn op de verkoop

Sommige trends zijn anomalieën die geen nauwkeurig beeld geven van de klantvraag. Als je historische gegevens gebruikt voor voorraadprognoses, moet je rekening houden met deze trends om de nauwkeurigheid te garanderen.

De vraag naar roze kleding steeg bijvoorbeeld door de Barbie-film, waardoor verschillende merken roze collecties op de markt brachten. Hoewel bedrijven aanzienlijke winsten boekten, is dit waarschijnlijk een eenmalige trend die niet voorspellend is voor toekomstige verkopen.

Sommige seizoensgebonden trends, zoals jassen in de winter of boeken aan het begin van het schooljaar, zijn echter geweldige verkoopkansen die zich elk jaar herhalen.

Het identificeren van deze vensters helpt je te voorspellen wat het juiste moment is om bepaalde producten op voorraad te nemen om trends optimaal te benutten.

4. Voorraaddrempelniveaus berekenen

Nadat je de klantgegevens hebt geanalyseerd, moet je een minimaal voorraadniveau bepalen om je bedrijf levensvatbaar te houden, zelfs in noodgevallen.

Dit is de laagste hoeveelheid voorraad waarmee je aan de vraag naar producten kunt voldoen, maar die niet in de dode voorraad terechtkomt.

Om voorraaddrempelniveaus te bepalen, bereken je eerst de veiligheidsvoorraad:

De veiligheidsvoorraad fungeert als buffer bij onverwachte verstoringen in het beheer van de toeleveringsketen.

Vervolgens moet je het herbestelpunt (ROP) berekenen:

Het nabestelpunt is het voorraadniveau waarop je producten weer aanvult.

Het nabestelpunt is het voorraadniveau waarop je producten weer aanvult.

Bereken vervolgens het minimumvoorraadniveau:

Dit is de hoeveelheid voorraad die je moet aanhouden om een soepele bedrijfsstroom te garanderen.

Hoewel het minimumvoorraadniveau en de veiligheidsvoorraad op elkaar lijken, dienen ze verschillende doelen.

De minimumvoorraad helpt te voldoen aan de dagelijkse vraag naar producten tijdens het aanvullen van de voorraad. Aan de andere kant helpt de veiligheidsvoorraad je bedrijf draaiende te houden tijdens onverwachte noodgevallen.

5. Inventarisbeheer en analysesoftware gebruiken

Handmatig voorraadbeheer werkt voor kleine bedrijven, maar is niet haalbaar zodra je e-commerce bedrijf begint op te schalen.

Als je een uitgebreide productcatalogus hebt of je bedrijfsprocessen wilt stroomlijnen, kun je automatisering gebruiken om voorraadbeheer te vereenvoudigen.

Software voor voorraadbeheer van e-commerce verbetert de workflows dankzij de verschillende functionaliteiten. Het kan je helpen om realtime voorraden bij te houden, menselijke fouten te verminderen en verkoopgegevens te analyseren voor een beter orderbeheer.

Tools zoals Zoho Inventory en Ordoro kunnen helpen bij het optimaliseren van het voorraadbeheerproces.

Bovendien worden veel e-commerce oplossingen, zoals WooCommerce, geleverd met tools en extensies voor voorraadbeheer.

6. Meet voortdurend de verkoop om in te spelen op veranderende trends

Voorraadbeheer is geen eenmalig proces, maar een continu proces. Naarmate je bedrijf verandert en er nieuwe trends ontstaan, moet je ook je berekeningen up-to-date houden.

Dit omvat het opnieuw analyseren van klantgegevens, het voorspellen van toekomstige verkopen en het herberekenen van minimale voorraadniveaus.

Als je eenmaal een voorraadbeheersysteem hebt, analyseer dan hoe goed het werkt voor je bedrijf, identificeer de hiaten en breng de nodige veranderingen aan. Dit zal je helpen een betere klantervaring te bieden door te voldoen aan hun steeds veranderende behoeften.

Laatste gedachten: Essentiële gids voor eCommerce voorraadbeheer

Voorraadbeheer is een essentieel onderdeel van het onderhouden van een succesvol e-commercebedrijf.

En als je kiest voor een e-commerce platform dat je helpt met voorraadbeheer en andere bedrijfsprocessen, wordt het eenvoudiger om je winkel te runnen.

Platformen zoals WooCommerce hebben verschillende extensies voor voorraadbeheer waarmee je de voorraad kunt controleren, de verzending kunt beheren en inkooporders kunt afhandelen. Gebruik WooCommerce om een e-commerce winkel te bouwen met probleemloos voorraadbeheer. Bekijk de WooCommerce hostingpakketten van Bluehost om aan de slag te gaan.

FAQs voor eCommerce voorraadbeheer